Основним документом, який регулює загальні правила застосування первинних документів, є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 2005 року № 88.
Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності установи.
Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність складаються українською мовою.
Первинні документи складаються у момент здійснення кожної господарської операції.
З оформлення кожної господарської операції первинним документом починається перша стадія обліку.
Документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку. На підставі даних первинних бухгалтерських документів здійснюється контроль за правомірністю виконання господарських операцій установою.
Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийманням і виданням грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.
Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до введенню їх у систему обліку:
•назву документа (форми);
•номер, дату і місце складання;
•назву установи, від імені якого складено документ;
•зміст та обсяг господарської операції, одиницю вимірювання господарський операції;
•посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
•особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
За відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:
•ідентифікаційний код установи;
•підстава для здійснення операцій;
•дані про документ, що засвідчує особу одержувача;
•номери рахунків за дебетом і кредитом;
•назву банку, казначейства (отримувача і платника коштів) і номер його коду;
•призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо), із зазначенням його номера і дати тощо;
•коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум під час здійснення видатків із бюджету або перерозподілу бюджетних коштів;
•коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу;
Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів, можуть мати й інші додаткові реквізити.
У бюджетній установі всі бухгалтерські документи, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю (чеки, платіжні доручення, розрахунково-платіжні та платіжні відомості, документи на видання товарно-матеріальних цінностей тощо), підписує (візує) керівник бюджетної установи і головний бухгалтер або згідно з розпорядженням керівника бюджетної установи його заступники та заступник головного бухгалтера. Документи без підпису головного бухгалтера або його заступника є недійсними і не приймаються до виконання.
Особи, що склали і підписали документи, відповідають за достовірність даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів.
Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:
•за місцем складання;
•за призначенням;
•за порядком складання;
•за способом оформлення операцій;
•за змістом.
За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені в установі) та зовнішні (отримані від партнерів та інших установ і підприємств).
За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:
•розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення операцій (доручення на отримання матеріальних цінностей, накази, платіжне доручення, вимога тощо).
•виконавчі, що підтверджують факт господарської операції (прибутковий ордер, накладна);
•бухгалтерського оформлення, які складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки заробітної платні, податків).
•комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення (лімітно-забірна карта, наряд тощо).
За порядком складання (ступенем узагальнення господарських операцій) бухгалтерські документи поділяють на первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (ордер, накладна), та зведені, які складають на підставі даних згрупованих однорідних первинних документів (авансовий звіт, платіжна відомість). За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку виробничих запасів, обліку особового складу тощо. Після складання всі первинні документи передають в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично.
За суттю встановлюють відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству. За формою перевіряють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткості і якості текстових та числових записів, своєчасності оформлення господарських операцій і подання документів у бухгалтерію. Після складання всі первинні документи передають в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично.
За суттю встановлюють відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству.
За формою перевіряють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткості і якості текстових та числових записів, своєчасності оформлення господарських операцій і подання документів у бухгалтерію.
Після складання кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично.
За суттю встановлюють відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству.
За формою перевіряють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткості і якості текстових та числових записів, своєчасності оформлення господарських операцій і подання документів у бухгалтерію.
Арифметична перевірка полягає в перевірці правильності кількісного відображення цієї господарської операції.
Не приймаються до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру установи для прийняття рішення.
Установа вживає усіх необхідних заходів, щоб запобігти несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах (Таблиця 3.1).
Таблиця 3.1
Первинні документи центру зайнятості
| п/п | Назва та виконуючий | Призначення |
| 1 | Доручення на отримання мате-ріальних цінностей, бухгалтер | Виписується для отримання матеріальних цінностей відпо-відальною особою |
| 2 | Накази, бухгалтер | Наказ, складається для від об-раження роботи в бюджетній установі |
| 3 | Платіжні доручення, бухгалтер | Відображає сплати в банки (за комунальні послуги, канц.то-вари і т.д.) |
| 4 | Накладна, бухгалтер | Для отримання канцелярських товарів та інш. |
| 5 | Розрахункова заробітної плати, бухгалтер | Для видачі заробітної плати згідно штатного розпису |
4. Синтетичний та аналітичний облік
За способом групування і узагальнення облікової інформації бухгалтерські рахунки поділяють на синтетичні й аналітичні.
Синтетичні рахунки — це бухгалтерські рахунки, на яких облік господарської діяльності установи ведеться узагальнено.
Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації про оборотні та необоротні активи бюджетної установи, доходи і витрати. В узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику.
Облік, який здійснюють на таких рахунках, називають синтетичним обліком. Дані синтетичного обліку використовують для заповнення бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності. Синтетичними є рахунки ”Основні засоби”, ”Виробничі запаси”, ”Розрахунки з оплати праці” тощо.
Для детальної характеристики розглянемо облік оборотних та необоротних активів в конкретній установі – Біловодському районному центрі зайнятості.
На виконання Закону України ”Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та на підставі ”Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ” в центрі зайнятості ведеться облік необоротних активів. Ця Інструкція визначає методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи установи.
У складі необоротних активів обліковуються: споруди, обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний та господарський інвентар, обчислювальна техніка, інші матеріальні та нематеріальні активи довготривалого використання.
Для відображення в бухгалтерському обліку необоротних активів у План рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установ, уключені такі синтетичні рахунки:
10 "Основні засоби";
11 "Інші необоротні матеріальні активи";