При плануванні ревізій, комплексних слід вирішити всі організаційні питання. У зв’язку з цим планування ревізій повинно глибоко вивчити підприємство, що дасть змогу правильно встановити послідовність і порядок проведення ревізій.
Після затвердження планів ревізії починається підготовка до проведення ревізії. Крім того, проведенню ревізії передує вивчення наявних в організації, яка призначила ревізію, фінансових, банківських, та інших статистичних даних, матеріалів попередньої ревізії, поточної інформації, яка характеризує господарську діяльність і фінансовий стан підприємства, що підлягає ревізії. Використовують дані аналізу за матеріалами фінансової звітності, акти попередніх ревізій.
Ревізори ознайомлюються із Законом України з питань оподаткування, платіжної та фінансової дисципліни, заробітної плати, з нормативними актами, як виконано пропозиції за результатами попередньої ревізії.
Перед виїздом на об‘єкт керівник, від імені якого проводиться ревізія, видає ревізору розпорядження на право проведення ревізії, у якому вказується назва підприємства, що підлягає ревізії, дата початку і кінця ревізії. Розпорядження реєструється в журналу ревізії, який містить майже всі ті реквізити, що і розпорядження.
На підставі вивчення даних про минулу фінансово-господарську діяльність підприємства і з врахуванням поставлених у розпорядженні завдань, керівник ревізійної групи, ревізор складає програму ревізії. Програма включає перелік контрольних питань, що підлягають перевірці, період, за який має бути проведена ревізія, а також опис процедури її здійснення.
Програма ревізії затверджується керівником контрольно-ревізійного апарату організації, яка призначала ревізію. Один примірник вручається керівнику ревізії, а другий залишається у справах організації й служить для контролю виконання.
Керівник ревізійної бригади повинен ознайомити всіх членів бригади зі змістом програми і розподілити завдання між ними. Складають робочі плани проведення ревізії, яка затверджується керівником ревізійної групи.
Робочій план включає перелік робіт, які підлягають виконанню під час ревізії, строки їх виконання та спосіб перевірки, термін закінчення ревізії. Після закінчення організаційної роботи на підприємстві ревізор розпочинає документальну і фактичну перевірку. Протягом ревізії на окремих аркушах паперу, або в зошиті чи журналі, ревізор систематизує матеріали ревізії, реєструє факти порушень, зловживання і т.д.
Наслідки ревізії оформляють актом. Акти ревізії поділяються на основні й проміжні.
Основні акти ревізії – це документ, де фіксуються виявлені порушення й недоліки в діяльності підприємства. Підставою фактів виявлених порушень чи недоліків є відомості порушень, довідки, проміжні акти. Проміжні акти – це разові документи, які відображають результати перевірки окремих ділянок або об’єктів перевірки. За виявленими фактами порушень від посадових осіб необхідно взяти письмові пояснення.
Результати ревізії обговорюються на загальних зборах колективу підприємства, на яких приймаються відповідні рішення. Основна форма результатів ревізії – це наказ за її результатами.
Останній етап ревізії – контроль за виконанням рішень, прийнятих за матеріалами ревізії. Виконання прийнятих рішень за результатами ревізії контролюється шляхом одержання інформації від перевіреного підприємства про усунення виявлених недоліків і порушень під час проведення наступної планової ревізії.
На прикладі проведення комплексного заходу перевірки фінансово-господарської діяльності Біловодського районного центру зайнятості розглянемо методику контрольно-ревізійних робіт.
Головною Інструкцією з контролю за збереженням у бюджетній установі матеріальних цінностей і раціональним використанням нею фінансових ресурсів є державна контрольно-ревізійна служба .
Державний фінансовий контроль за діяльністю бюджетної установи – це система заходів, які здійснюються органами державної влади і спрямовані на забезпечення законності дій посадових осіб бюджетної установи щодо використання бюджетних коштів.
Форма контролю – це сукупність прийому (методів, засобів) дослідження, які, виходячи з планової мети контролю, доцільно застосувати для вивчення фінансово-господарської діяльності конкретної установи, організації чи підприємства у даний час.
Основною формою фінансово-господарського контролю визначає ревізію, вказуючи, що це засіб контролю всієї фінансово-господарської діяльності підприємства, установи, організації за певний проміжок часу з метою встановлення законності здійснених операцій, їхньої доцільності, правильності обліку та достовірності облікових і звітних даних.
У цьому зв’язку визначено, що ревізія– це форма контролю, що становить систему обов’язкових контрольних дій, спрямованих на документальне та фактичне обстеження здійснених підприємством, установою або організацією господарських операцій та їх наслідків, бухгалтерського обліку та фінансової звітності з метою виявлення незаконних мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів, недостачі коштів і матеріальних цінностей, нецільового та неефективного їх використання, встановлення винних у порушенні законодавства посадових і матеріально відповідальних осіб і спричинених порушеннями фінансових втрат.
Оскільки таке саме за суттю визначення поняття ревізії закріплено і законодавством ст. 2 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні», треба усвідомити, що під час ревізії перед ревізором поставлена вимога встановити, чи дотримуються посадові особи установи норм законодавства, якщо ні – то виявити, хто, як і коли порушив конкретну фінансово-правову норму у здійснені фінансово-господарських операцій.
Для того щоб викласти в акті ревізії тільки ті фінансово-господарські операції, що проведені з порушеннями чинного законодавства, ревізори змушені звірити на відповідальність законодавству всі управлінські рішення та дії посадових осіб і встановити величину заподіяних збитків чи шкод.
Акт комплексного контрольного заходу.
Аналогічно перевірка – це форма контролю, яка становить систему обов’язкових контрольних дій, пов’язаних з проведенням документального обстеження окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства, установи або організації, з метою виявлення незаконних мобілізації, розподілу або використання фінансових ресурсів.
Як бачимо, основною відмінною рисою ревізії від перевірки є не обсяг питань та операцій, що підлягають контролю, а наявність прийомів зіставлення даних документального і фактичного контролю, тобто поєднання результатів перевірок документів за формальними ознаками, зустрічної перевірки достовірності документів, нормативної перевірки, техніко-економічного розрахунку та економічної оцінки господарських операцій, результатами проведеного обстеження, інвентаризації, перевірки дотримання трудової дисципліни та інше.
Так, під час ревізії, застосовують різноманітні прийоми (методи) документального і фактичного контролю.
Зокрема в частині документального контролю контролери будь-якого органу державного фінансового контролю обов’язково мають володіти такими методами:
- перевірка документів за формальними ознаками;
- перевірка документів за змістом;
- нормативна перевірка документів;
- зустрічна перевірка документів.
Перевірка документів за формальними ознакамиє першим ступенем документального контролю. В процесі його з’ясовують:
- точність заповнення бланка, на якому оформлено конкретний документ;
- наявність усіх необхідних реквізитів;
- своєчасність складання документа;
- відповідність підписів осіб, які склали документ.
Цей метод застосовують під час перевірки всіх документів з метою виявлення фактів підробки та дописувань у них, виправлення цифрових даних і зміни реквізитів. За результатами такої перевірки роблять висновок про визнання достовірності документа. Наприклад, бухгалтерії підприємств, установ та організацій не повинні приймати до виконання і відпускати товарно-матеріальні цінності за ксерокопіями платіжних доручень і довіреностей.
Перевірка документів за змістом є другим ступенем документального контролю. Її здійснюють шляхом зіставлення даних операцій, зазначених у документі, з аналогічними або взаємопов’язаними даними з метою встановлення законності, достовірності.
Арифметичні перевірки документівздійснюється шляхом перерахунку результатів таксування, загальних підсумків, узгодження нарахувань та утримань з метою визначення правильності підрахувань і виявлення крадіжок, прихованих за неправильними арифметичними діями.
Нормативна перевірка документів проводиться шляхом зіставлення фактичних втрат, роботи чи послуг з нормативними або плановими (визначеними законами, постановами, кошторисами, лімітами) з метою встановлення обґрунтованості списання на виробництво чи утримання установи матеріалів, палива, використання фонду оплати праці.
Зустрічна перевірка документів проходить шляхом звірки (зіставлення) даних, відображених у документі, що перевіряється, з даними другого примірника цього самого документа чи із записами інших взаємопов’язаних документах, які зберігаються на підконтрольному об’єкті або в інших підприємствах, установах чи організаціях.
Проведення зустрічної перевірки дає змогу виявити такі зловживання, за яких достовірні операції по-різному відображено у кожної із залучених до неї сторін.
Висновок: результатом проведеної ревізії чи перевірки є висновки щодо розмірів допущених фінансових порушень, встановлення винних осіб і, як наслідок, їх покарання та відшкодування завданих державі збитків. Тобто мета ревізії – регулярно виявляти відхилення від встановлених норм і правил, визначити рівень фінансових втрат, забезпечувати їх повернення та засвідчити громадськості про невідворотність покарання за такі порушення.