При проведенні інвентаризації виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ» одночасно перевіряють наявність тари за видами. Порожня тара (ящики, мішки, балони тощо) також повинна бути занесена в опис і оцінена. Залишки тари записують в окремий опис, де зазначається найменування тари, номенклатурний номер, шифр, одиниця виміру, ознаки, які визначають її призначення і якісний стан, кількість і ціну одиниці. На тару, яка прийшла в непридатність, складається окремий акт, де вказуються причини псування і відповідальні особи.
Для перевірки матеріалів, що передані на переробку, а також оплачених, але не вивезених зі складів постачальників, ЗАО «ХПЗ» необхідно отримати копії інвентаризаційних описів від підприємств (організацій), у яких ці матеріали знаходяться. Копії інвентаризаційних описів звіряються з даними, що були отримані при інвентаризації. При отриманні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких знаходяться цінності, копій інвентаризаційних описів комісія порівнює фактичну наявність цінностей за даними копій описів з кількістю, встановленою за документами.
Інвентаризація МШП проводиться на ЗАО «ХПЗ»за місцями їх знаходження і особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. В процесі інвентаризації слід встановити правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Інвентаризаційна комісія повинна з'ясувати:
- чи закріплені малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі -і в експлуатації, за особами, відповідальними за їх зберігання і використання;
- чи здійснюється маркування до передачі в експлуатацію спецодягу, спецвзуття, застережних пристроїв, виробничого і господарського інвентаря, столового посуду і приладдя. Маркування повинно містити найменування підприємства або його символ;
- як організовано облік малоцінних та швидкозношуваних предметів в місцях їх експлуатації. Матеріально відповідальні особи (коменданти, бригадири, комірники та ін.) ведуть облік отриманого зі складу виробничого і господарського інвентаря на картках (в книгах) по окремих особах, яким цей інвентар виданий в користування.
Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмету. В інвентаризаційні описи МШП заносяться за найменуваннями відповідно до номенклатури, прийнятої в бухгалтерському обліку. В описах зазначається їх первісна вартість.
На МШП видані в індивідуальне користування, наприклад, спецодяг, спецвзуття тощо, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням осіб, яким видані такі предмети.
Спецодяг і білизна на ЗАО «ХПЗ», здані в ремонт, прання або чистку заносяться до інвентаризаційного опису на підставі документів, які підтверджують приймання в ремонт, прання, чистку тощо [18].
Якщо під час інвентаризації МШП будуть встановлені предмети, не придатні до експлуатації, але не списані з обліку, то робоча комісія складає акт на їх списання. В акті зазначається час експлуатації, причини псування (непридатності) таких МШП та можливість їх використання в інших цілях (якщо така є). На них складається окремий інвентаризаційний опис.
3.2. Методичні процедури удосконалення ефективної системи контролю виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ»
Контроль виконує свої функції за допомогою власного методу, який є системою методичних прийомів і конкретних методик. Реалізація будь-якого методу управління, в тому числі і фінансово-господарського контролю і ревізії, здійснюється за допомогою певних процедур.
Процедури - поняття, яке встановлює виконання певних дій засобами праці над предметами праці з метою пізнання, перетворення або удосконалення їх для досягнення оптимуму. Контрольні функції в господарському механізмі здійснюються за допомогою контрольно-ревізійних процедур, вироблених наукою і практикою.
Контрольно-ревізійні процедури реалізують методичні прийоми контролю і ревізії, тому їх характеризують за тими функціями, які вони виконують у контрольно-ревізійному процесі [19, стор. 73-75].
Так, можна виділити наступні методичні прийоми контролю і ревізії: органолептичні методичні прийоми, вибіркові і суцільні спостереження у внутрішньому контролі та ревізії, розрахунково-аналітичні методичні прийоми, документальні методичні прийоми та контрольно-ревізійні процедури.
Органолептичні методичні прийоми фінансово-господарського контролю на ЗАО «ХПЗ»використовують при перевірці фактичного стану об’єктів контролю. Найважливішим з них є інвентаризація. Методичний прийом інвентаризації використовується для контролю достовірності даних бухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема, наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на розрахунковому та інших рахунках.
Вибіркові спостереження застосовуються у фінансово-господарському контролі і ревізії як один із видів несуцільного дослідження господарських операцій, що ґрунтується на застосуванні вибіркового методу. Суть вибіркового методу полягає у правильному відбиранні одиниць спостереження. Точність результатів, добутих за допомогою цього методу, залежить від способу відбирання одиниць спостереження, ступеня коливань ознаки у сукупності, кількості одиниць, які підлягають спостереженню. Теорія вибіркового методу ґрунтується на законі великих чисел. Для ТОВ «КЗСТІ» прикладом вибіркових спостережень може бути контрольна перевірка якості інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, яка здійснюється членами постійно діючих інвентаризаційних комісій за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводилась інвентаризація.
Завдання контролю є проведення статистичних розрахунків та елімінування впливу зовнішніх факторів на виконання планових завдань підприємством, яке контролюють, тобто витрат минулої матеріалізованої праці, зміни індексу цін на сировину і засоби праці тощо. Результати застосування розрахунково-аналітичних методичних прийомів у процесі контролю оформлюють у вигляді відомостей, які додаються до акта комплексної ревізії діяльності підприємства.
Методичні прийоми фінансово-господарського контролю і ревізії на ЗАО «ХПЗ» пов’язані з використанням документальних методичних прийомів і контрольно-ревізійних процедур. У процесі контролю господарських операцій перевіряють достовірність, законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркою операцій, взаємним контролем операцій і документів, аналітичними і логічними прийомами.
Недотримання встановленого порядку оформлення і погашення первинних документів часто призводить до скорочення зловживань та розкрадання цінностей. Так, необґрунтовані виправлення кількості виданих зі складу на виробництво виробничих запасів зменшує відповідальність винуватців у скоєні незаконних операцій [23, стор. 142].
На ЗАО «ХПЗ»також виявляють випадки необґрунтованих виправлень, підчищення, зміни кількості, ціни і суми у документах на відпуск цінностей. У кожному випадку на виправленому документі має бути зроблена спеціальна позначка, засвідчена підписами всіх осіб, які брали участь у його складанні. Помилки у первинних документах виправляють так: закреслюють неправильний запис тексту або суми і над закресленим надписують привільно текст або суму. Закреслювати треба однією лінією, щоб можна було прочитати виправлене. Після виправлення помилки у первинному документі роблять надпис «Виправлено», що підтверджують підписами осіб, які підписали документ, а також проставляють дату виправлення. Недодержання встановленого порядку оформлюють і погашення первинних документів часто призводить до приховування зловживань і крадіжок цінностей. Так, на підприємстві «КЗСТІ » були виявленні необґрунтовані виправлення кількості виданих із складу на виробництво сировини і матеріалів, які знизили відповідальність винних у вчиненні незаконної операції. Також на підприємстві «КЗСТІ » дуже важлива зустрічна перевірка, вона дає можливість виявити факти часткового або повного не оприбуткування матеріальних цінностей (виробничих запасів), одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявлення подібних випадків потрібна письмова відповідь на запитання ревізора про кількість і дату відпущених або відвантажених матеріалів, їхню вартість. Письмова відповідь підлягає зустрічній перевірці з документами підконтрольного підприємства.
У системі заходів по вдосконаленню господарського механізму пошук шляхів найбільш раціонального використання виробничих запасів посідає важливе місце. У цьому зв’язку неодноразово відзначалося, що в умовах переходу ЗАО «ХПЗ» на нові принципи господарювання і управління особливого значення набуває економія матеріалів, оскільки ефективність їх використання вирішальним чином позначається на кінцевих результатах виробництва.
Як відомо, завдання по забезпеченню економії матеріалів багатопланове й охоплює ряд складних проблем. Одна з них – це посилення ролі контролю за відпуском виробничих запасів і раціональним використанням їх у виробничому циклі.
У ході дослідження системи контролю за порядком відпуску матеріалів зі складів і їх використанням встановлено що на ЗАО «ХПЗ» окремим питанням контролю приділяється незначна увага. Свідченням упущень і недоробок в організації контрольного процесу є факти перевищення ліміту при відпуску виробничих запасів, не раціональне їх витрачання, відсутність зацікавленості працівників у застосуванні більш досконалих форм контролю [16, стор. 178-179].
Таким чином, незважаючи на те, що в цілому питанням ефективного використання сировини і матеріалів приділяється певна увага на всіх рівнях управління, наявність фактів, що вказують на відсутність дієвих матеріальних і моральних стимулів економії, недостатня відповідальність за перевитрату ресурсів відносно до поставлених норм, а також безгосподарність і марнотратство, не дозволяють отримати належних результатів. Тому назріла необхідність у вдосконаленні діючої методики внутрішнього контролю за рухом і використанням матеріальних ресурсів. Крім того, розробка і застосування на підприємствах більш раціональних систем преміювання за економію і санкціонування за перевитрату ресурсів сприятимуть якісному використанню матеріалів, палива, запасних частин на всіх виробничих дільницях.