Організація обліку запасів на підприємствах (стр. 4 из 12)
Нижче наведено основні операції з надходження виробничих запасів реквізитів документів, які при цьому заповнюються (табл. 2.1).
Таблиця 2.1
Реквізити документів, що характеризують операції з надходження виробничих запасів
| № з/п | Операції з надходження виробничих запасів | Основні реквізити, що характеризують надходження виробничих запасів |
| 1 | Придбання виробничих запасів у постачальника | Дата надходження, постачальник, склад, вид господарської операції |
| 2 | Придбання виробничих запасів підзвітними особами в порядку закупівлі дрібних партій за готівку | Вид господарської операції, склад, постачальник (найменування, код), дата надходження |
| 3 | Оприбуткування виробничих запасів, виготовлених власними силами | Найменування, сорт. розмір, номенклатурний номер |
| 4 | Оприбуткування виробничих запасів, отриманих внаслідок ліквідації основних засобів | Кількість (за документом, фактично), ціна (облікова) за одиницю, найменування |
| 5 | Внутрішнє переміщення (зі складу на склад) | Одиниця виміру (найменування, код) |
| 6 | Оприбуткування виробничих запасів у результаті перетворення малоцінних засобів праці на непридатні | Вартість (за обліковими цінами) |
| 7 | Оприбуткування лишків, виявлених під час інвентаризації | Сума транспортно-заготівельних витрат або відхилень від облікових цін |
Запаси приймаються матеріально відповідальною особою як за кількістю, так і за якістю. Тому порядок відображення запасів в бухгалтерському обліку пов'язаний з моментом настання матеріальної відповідальності. Якщо приймання за кількістю співпадає з прийманням за якістю, то настає матеріальна відповідальність у повному обсязі.
Надходження виробничих запасів на підприємствоЗАО «ХПЗ» є, як правило, часто повторюваною операцією. Тому бухгалтеру важливо знати порядок документального оформлення таких операцій з метою своєчасного здійснення заходів контролю для забезпечення достовірності облікової інформації.
Порядок документування операцій з оприбуткування виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ» можна представити у вигляді алгоритму дій (рис. 2.2).
Виробничі запаси зі складів ЗАО «ХПЗ» відпускаються в цехи для виготовлення продукції, на господарські потреби, а також на сторону для переробки чи реалізації як надлишкові чи непотрібні.
Відпуск виробничих запасів до комор цехів вважається внутрішнім переміщенням запасів. Під відпуском у виробництво на ЗАО «ХПЗ» розуміють відпуск виробничих запасів для виготовлення продукції, виконання робіт чи надання послуг.
При відпуску запасів у виробництво необхідно дотримуватись наступних вимог:
1) запаси повинні обліковуватись за вагою, обсягом, масою відповідно до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;
2) відпуск запасів, як правило, повинен здійснюватися у межах попередньо встановлених лімітів. Лімітування здійснюється відділом матеріально-технічного постачання чи плановим відділом;
3) з головним бухгалтером повинні узгоджуватися списки осіб, яким надано право отримувати зі складів запаси, а також отримуються зразки їх підписів. Ці дані повинні бути доведені до працівників складів (комор). Запаси у виробництво передаються зі складів тільки представникам цехів, господарств, відділів тощо, які офіційно визначені для їх отримання.
Рис. 2.2. Алгоритм порядку документування операцій з надходження запасів
Порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або епізодично в цехи та відділи для адміністративних чи інших потреб.
На ЗАО «ХПЗ» оформлюються такі документи:
- Акт отримання [Додаток А]
- Лімітно-заборна картка [Додаток Б]
- Накладна на отпуск ТМЦ [Додаток В]
- Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) [Додаток Г]
- Податкова накладна [Додаток Д]
- Приходний ордер [Додаток Ж]
- Рахунок-фактура [Додаток З]
- Товарно-транспортна накладна [Додаток І]
- Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів [Додаток К]
Основні документи, якими ЗАО «ХПЗ» оформлюють операції з відпуску виробничих запасів, наведено в табл. 2.2.
Таблиця 2.2.
Документи з відпуску виробничих запасів
| Форма документу | Назва документу | Призначення документу |
| М-8, 9, 28, 28а | Лімітно-забірна картка [Додаток Б] | Використовується для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матеріалів, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску. Зазначається місячний ліміт відпуску цеху |
| М-10 | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів | Оформлюється при разовому відпуску запасів для виробничих і господарських потреб |
| М-11 | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів [Додаток К] | Використовується для разового відпуску запасів всередині підприємства |
| М-18 | Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу | Складається завскладом (комірником) у разі виявлення відхилень фактичного залишку виробничих запасів від встановлених норм |
| М-19 | Матеріальний звіт | Складається МВО і передається до бухгалтерії; відображає рух запасів на складі за певний період |
У ряді випадків для разового відпуску запасів у виробництво використовуються галузеві форми.
Залежно від напряму витрачання виробничих запасів у документах заповнюються наступні реквізити (табл. 2.3).
Таблиця 2.3
Реквізити документів, що характеризують операції з відпуску запасів
| № з/п | Операції з відпуску виробничих запасів | Основні реквізити, що характеризують відпуск |
| 1 | Відпуск виробничих запасів до цехів основного і допоміжного виробництва на виготовлення продукції, виконання робіт і надання послуг | Дата відпуску, вид господарської операції, склад, одержувач (цех, відділ) |
| 2 | Відпуск виробничих запасів на утримання та експлуатацію обладнання | Призначення, шифр витрат, найменування, сорт, розмір |
| 3 | Відпуск виробничих запасів для загальновиробничих і адміністративних потреб | Номенклатурний номер, одиниця виміру |
| 4 | Відпуск виробничих запасів на потреби непромислових виробництв і господарств | Кількість, ціна |
| 5 | Відпуск виробничих запасів на сторону та у переробку | Сума транспортно-заготівельних витрат чи відхилень від облікової ціни |
На ЗАО «ХПЗ» документи, призначені для оформлення операцій з надходження, внутрішнього переміщення та відпуску запасів, є підставою для ведення бухгалтерського й оперативного (складського) обліку. Документи надходять до бухгалтерії, де вони підлягають перевірці за змістом господарських операцій і правильністю їх оформлення (перевіряється наявність реквізитів, підписів, правильність арифметичних підрахунків), щодо законності операцій.
На документи з оприбуткування товарно-виробничих запасів складається реєстр прибуткових документів, а на документи, які підтверджують витрачання, реєстр видаткових документів. У реєстрах наводяться наступні дані:
♦ період, за який складено реєстр (тиждень, декада, місяць);
♦ назва документів, за якими складено реєстр;
♦ номери документів та їх загальна кількість;
♦ підписи завідувача складу та бухгалтера, який приймає реєстри. Реєстри складаються у двох примірниках: один залишається на складі, а другий, з прикладеними до нього документами, передається до бухгалтерії.
Приймаючи реєстри, бухгалтер перевіряє правильність записів у картках складського обліку, всіх документів і виведення залишків у натуральних одиницях. Виконана робота підтверджується підписом у графі картки "контроль". Завдяки кількісному обліку запасів, який ведеться на складах за допомогою карток складського обліку бухгалтер відображає запаси в грошовому вимірнику, тобто веде вартісний облік.
Документи групуються за видами запасів, після чого за кожною з груп документів підраховується загальна сума, яка записується на зворотному боці реєстру. Дані оброблених реєстрів заносяться до накопичувальної відомості руху запасів, яка складається бухгалтером ЗАО «ХПЗ».
2.2. Визнання та оцінка запасів
Значну частку в активі балансу ЗАО «ХПЗ» активами займають запаси, від правильної оцінки та відображення в обліку яких залежать показники фінансового стану, на підставі яких приймаються управлінські рішення.
Запаси визнаються активами, якщо:
♦ існує імовірність того, що підприємство одержить в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням (майбутня економічна вигода, втілена в активі, є потенціалом, який може сприяти надходженню грошових коштів або їх еквівалентів на підприємство);
♦ їх вартість може бути достовірно визначена.
Таким чином, на ЗАО «ХПЗ» не всі товарно-виробничі запаси визнаються активами, а отже, можуть обліковуватись у складі запасів і повинні відображатись у складі активів при складанні фінансової звітності [5, стор. 334-347]. Це можуть бути товарно-виробничі запаси, придбані для благодійної діяльності або для задоволення особистих потреб працівників підприємства (наприклад, подарунки) тощо. Такі запаси обліковуються як витрати, що виникають в процесі звичайної Діяльності (крім фінансових витрат), але не пов'язані з операційною Діяльністю ЗАО «ХПЗ».
Оцінка запасів відіграє значну роль при формуванні облікової політики ЗАО «ХПЗ». Важливим в оцінці запасів є принцип обачності, який передбачає застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки запасів, що повинні запобігати завищенню оцінки активів.