Сипучі матеріали зважуються вибірково. Для цього виготовляється ящик об'ємом 1куб.м і відбирається 5 проб із різних місць. Загальна вага усіх проб вираховується за значенням питомої ваги матеріалу. За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не скеровуються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, проводиться суцільне переважування.
Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов'язково мусить бути вказана одиниця виміру і кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису має бути підписана усіма членами комісії. Якщо є виправлення, то вони обумовлюються, а потім підписуються усіма членами комісії.
Бухгалтер складає порівняльну відомість тільки за тими позиціями, де є відхилення. Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально відповідальної особи і заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії. У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.
Під час інвентаризації незавершеного виробництва, капітального будівництва і незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов'язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників та інших фахівців [18, cтор.36].
Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях і не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінностей. Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців — членів інвентаризаційної комісії згідно з галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.
Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією ЗАО «ХПЗ». За ними виводяться наявні лишки або нестача. Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу ЗАО «ХПЗ», а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортиці [16, cтор.85].
Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей; відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.
Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема й готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки ЗАО «ХПЗ».
Слід пам'ятати, що взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересортиці можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріальну відповідальність несла одна матеріально відповідальна особа.
За відсутності норм втрат нестача розглядається як понаднормова.
Під час ревізії необхідно проводити інвентаризацію підзвітних сум. Для цього за журналом-ордером або іншими бухгалтерськими обліковими регістрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборгованість підзвітних осіб і провести інвентаризацію наявності готівки чи бухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей і здачі їх на склад.
Перевіряючи результати Інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі — за рахунок винних осіб, за рахунок коштів ЗАО «ХПЗ», що залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.
Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів ЗАО «ХПЗ», то перевіряючий робить відповідні записи в акті.
У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам.
Під час ревізії руху матеріальних цінностей слід, насамперед, за книгою реєстрації доручень перевірити наявність у ній невідмічених документів про отримання за ними матеріальних чи інших цінностей. Якщо такі документи є, слід вимагати пред'явлення невикористаних доручень або прибуткових документів на отримані цінності. В організаціях, куди видані доручення, доцільно зробити перевірки про видані товарно-матеріальні цінності.
З метою перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент інвентаризації і зіставити дані залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наявністю матеріальних цінностей.
У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цінностей над даними інвентаризації можна зробити висновок, що матеріальні цінності при надходженні не оприбутковувалися.
Якщо матеріально відповідальною особою не велось щоденного обліку руху матеріальних цінностей, то його слід поновити.
У разі встановлення фактів списання матеріальних цінностей в обсягах, не передбачених технологічним процесом, ревізор повинен перерахувати собівартість па суму незаконно списаних матеріальних цінностей та ставити питання про відшкодування вартості цих цінностей згідно з положенням про Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.
Переміщення та наявність виробничих запасів на складах.
Після проведення інвентаризації товарів і виявлення її результатів ревізор розпочинає документальну перевірку виробничих операцій. Основна мета перевірки виробничих операцій — встановити своєчасність і повноту оприбуткування матеріально відповідальними особами товарів, що надійшли на базу (склад), обґрунтованість самої операції та правильність списання у видаток відпущених (відвантажених) товарів.
Під час перевірки операцій щодо надходження товарів слід проаналізувати записи з рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Зокрема, з'ясовують:
наявність рахунків постачальників, які підтверджують суму, віднесену на цей рахунок;
чи не числяться на вказаному рахунку товари, які тривалий час перебувають у дорозі (понад встановлений термін пробігу). Які заходи вжито для розшуку цих товарів;
чи немає на цьому рахунку претензійних сум щодо розрахунків з постачальниками або нестачі товарів.
Акти на нестачу товарів при їх прийманні мають бути перевірені повністю, суцільним способом. Особливу увагу слід звернути на акти, за якими не були задоволені претензії, встановити причини й винних осіб [25, cтор.385].
Записи у звітах завідувачів складів порівнюють з даними первинних документів і встановлюють правильність бухгалтерської обробки їх (поставлення кореспондуючих рахунків). Записи у звітах мають бути підтверджені правильно оформленими документами. Ревізор перевіряє в документах правильність таксування, підрахунків і суму до розрахунку.
За записами в книзі виданих доручень ревізори перевіряють наявність неповернених і невикористаних доручень у матеріально відповідальних осіб, порушення правил видачі й оформлення доручень. У таких випадках з'ясовують, чи не видавалися доручення особам, які не працюють на ЗАО «ХПЗ», а також доручення без заповнення всіх реквізитів. Вибірково ревізор повинен перевірити за звітами завідувачів складів та за звітами експедиторів, чи оприбутковуються цінності, одержані за дорученнями, чи є відмітки в книзі обліку виданих доручень про їх використання (мають бути зазначені назва документа, його номер і дата) [17, cтор.78].
Суцільним способом перевіряють акти про встановлену розбіжність у кількості та якості на час приймання товару внаслідок виникнення нестач, пересортиці й псування.
Ревізор перевіряє, чи своєчасно Й правильно складено претензійні й позовні заяви до органів транспорту чи постачальників. Якщо допущено часткову втрату або пошкодження вантажу, то ревізор встановлює, чи прикладені до позовних заяв (претензій) комерційні акти й транспортні документи (залізничні накладні, вантажні квитанції). Ревізор перевіряє, чи повністю відшкодовані збитки на користь торговельної бази (складу). Крім того, ревізор перевіряє правильність заповнення товарно-транспортних накладних. Книжки товарно-транспортних накладних слід ураховувати як бланки суворої звітності, вони мають бути пронумеровані й мати штамп торговельної бази.
Ревізор перевіряє дотримання порядкової нумерації виписаних товарно-транспортних накладних. Відсутність якого-небудь номера націлює ревізора на виявлення безтоварних документів.
Особливій перевірці підлягає правильність ціни, зазначеної в товарно-транспортній накладній покупця. У такому разі ревізор користується книгою реєстрації номенклатурних номерів на товари й встановлює правильність цін на товари, які надходять.
В окремих випадках ревізор звертає увагу на обов'язкове прикладення до товарно-транспортних накладних доручень на одержання товарів, копій пакувальних листів, пропусків на вивіз товарів із території торговельної бази.