- приказы
- распоряжения
- указания
- постановления и т.д.
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.
Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
17. документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.
По содержанию и способам оформления, приказы делятся на:
- приказ по основной деятельности
- приказ по личному составу.
Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
- констатирующая
- распорядительная.
Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.
В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.
В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.
Распорядительную часть начинают со слова «приказываю», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:
1) исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)
2) действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)
3) срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем
структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Приказы оформляются на общих или специальных бланках.
18. документ «выписка из приказа» (определение, реквизиты, правила составления).
Выписка из приказа – это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).
Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов «выписка из», проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом «приказываю», а затем тот текст, который соответствует данной выписке.
В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.
Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию. Обязательно указывается дата ее изготовления.
19. характеристика справочно-информационных документов.
К ним относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.
20. документ «служебное письмо» (определение, реквизиты, правила составления).
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционные
- гарантийные
- информационные
- рекламные
- коммерческие
- письма запроса
- письма извещения
- письма приглашения и т.д.
Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные – точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д.
Письмо освещает один вопрос, это упрощает работу с документом, регистрацию и исполнение. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ. Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они взаимосвязаны.
Письмо не должно превышать одну машинописную страницу для составления писем, факсов, используется специальный бланк формата А4, если текст не превышает 7-10 строк, то используется бланк А5.
Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.
21. документ «акт» (определение, реквизиты, правила составления).
Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24), (25), (28).
Акты бывают:
- ликвидации (учреждения, организации, предприятия)
- проверки
- приема – передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)
- инвентаризации
- проведения испытания
- уничтожения (дела).
Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.
В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.
При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.
Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.
С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).
22. документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).
Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.
Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.
Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятии предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.