Факторы внешней среды неблагоприятные для малых предприятий.
1. Взаиморасчеты с предприятиями.
2. Доминанта ценообразования (влияние фактора ценообразования).
3. Свободный выбор контрагентов (смежников, покупателей и так далее).
4. Фактор интеграции между предприятиями мало развит (в связи с низким уровнем выполнения контрактов).
5. Система налогообложения (70% обанкротившихся малых предприятий - должники бюджета – доведены до банкротства штрафами за неуплату налогов).
Лекция 13. Документационное обеспечение организационной системы.
Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.
Делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.
Движение документов – это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.
При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.
Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.
В малых предприятиях более простая схема управления Þ более простая схема документооборота Þ эта система более рациональна.
Документооборот – регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.
Требования к документообороту:
1. Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).
2. Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.
3. Необходимость и достаточность маршрута.
4. Единообразие маршрута.
Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.
Документооборот – одна из функций организации.
Документооборот состоит из следующих документопотоков:
1. Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.
2. Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону).
3. Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению.»
Эта система определяет требования к оформлению документов и вводит понятие «бланк документа» и «реквизиты документа».
Бланк документа – набор элементов обязательных для этого вида документа, расположенных в определенной последовательности. Основными элементами бланка является реквизит.
ГОСТ предусматривает наличие тридцати обязательных реквизитов на бланке документа, но они существуют не одновременно, и для разных видов документа возможен различный состав
Перечислим некоторые из них. Номер реквизита отражает последовательность их нанесения на бланк.
6. Министерство.
7. Название учереждения, организации (см. Гражданский кодекс).
8. Структурное подразделение.
9. Почтовый адрес (юридический), телефон, банковские реквизиты, возможно включение e-mail.
10. Вид документа.
11. Дата составления документа в формате ДД.ММ.ГГ.
12. Регистрационный индекс.
13. Ссылка на входящий (связь с другими документами).
14. Место создания (может отличаться от юридического адреса).
16. Адресат.
(Все вышеперечисленные реквизиты относятся к бланку документа.)
17. Гриф утверждения (характерен для внешнего потока).
18. Резолюция (например на исполнение документов, характерна для внутреннего потока).
19. Заголовок (краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» и оформляется в формате [О …] ).
21 Текст документа.
22. Отметка о приложениях.
23. Подпись (наименование должности, сама подпись, Фамилия И. О.).
24.Согласование (с кем согласован этот документ, с указанием должности, Фамилии И. О. лица, с которым согласован документ).
25. Визы (свидетельство о знакомстве с документом, указывается Фамилия И. О.)
26. Печать (печать на подпись первого лица – у нас , в западной системе – подпись или печать).
28. Ф.И.О. исполнителя документа.
29. Отметка об исполнении и направлении в дело.
Лекция 14. Контроль исполнения документов.
Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.
Формальный контроль делится на:
- Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.
- Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.
В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:
1. Постановка на контроль.
2. Ведение контроля.
3. Снятие с контроля.
4. Анализ исполнительской дисциплины.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учереждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.
При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.
Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учереждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.
Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.
Лекция 15. Служебные письма.
Служебное письмо – средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.
Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.
Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:
1. Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).
2. Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).
3. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.
4. Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.
Письма бывают:
1. Сопроводительные – направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)
2. Информационные – часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.
3. Приглашения.
4. Разрешения – обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.
5. Письмо-мандат – удостоверяющее правомочность человека.
6. Псьмо-подтверждение.
7. Письмо-предложение.
и другие.
Приложение. Примеры оформления документов (см. ниже).