Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 2000 г."
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
| 02-01 | Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности |
| 02-02 | Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии |
| 02-03 | Приказы директора предприятия по личному составу. Копии |
VI. Приложение № 1
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
00.00.00 №1145
Москва
Об упорядочении деятельности по развитию собаководства
В целях упорядочивания мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организованного единства в их осуществлении Правительство Федерации
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Возложить на министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
Председатель Правительства
Российской Федерации М.Касьянов
ЗАО "Российская пушнина"
Совет директоров
РЕШЕНИЕ
00.00.00
О подготовке к пушному
Аукциону в Санкт-Петербурге №5
На основании координационного плана от 00.00.00 Совет директоров ассоциации "Российская пушнина"
РЕШИЛ:
1. Назначить ответственным ЗАО на аукционе Васильева А.Д.
2. Васильеву подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом и представить на рассмотрение Совету до 00.00.00.
Председатель Совета А.Л.Шилов
Члены Совета Л.А.Горбунов
А.С.Шумов
Визы
В дело №
00.00.00
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.00 №3
О перераспределении служебных
помещений
В связи с производственной необходимостью:
1. Отделу маркетинга переместить сотрудников.
Ответственный - нач.отдела Смирнов А.И.
Срок исполнения 01.10.2001.
2. Отделу рекламы освободить комнату №21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.
Ответственный - нач. отдела Антонов Г.И.
Директор предприятия Г.К.Лан
Администрация N-ской области
Управление школ
ПРИКАЗ
03.05.97 №42
г. N-ск
О подготовке школ области к новому
учебному году
В целях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному году
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.
2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.
3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.
4. Создать приемочную комиссию в составе:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.
Начальник управления подпись О.И.Леонтьев
I. Введение............................................................................................................... 3
II. Процедура составления и оформления распорядительных документов... 4
III. Оформление распорядительных документов.............................................. 6
IV. Регистрация и контроль за исполнением документов............................... 11
V. Текущее хранение документов................................................................... 12
VI. Приложение................................................................................................. 15
VII. Оглавление.................................................................................................. 19
VIII. Литература.................................................................................................. 20
1. АН.Бондарев "Секретарское дело", М., "Высшая школа", 1989 г.
2. А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вангейнгейм "Машинопись", М., "Высшая школа", 1986 г.
3. В.А.Кудряев "Организация работы с документами", М.:ИНФРА, М., 1998 г.
4. Т.В.Кузнецов "Составление и оформление служебных документов", М.,1998 г.