и т.д.
В задачи менеджеров входит формирование требований к новой информационной системе. Формирование требований основывается на представлении менеджеров о бизнес - процессах в целом, знании о возможностях улучшения процессов. Здесь нужно подчеркнуть важность совместной работы менеджеров и участников проекта, особенно менеджеров по функциям. Совместный анализ улучшений и системных возможностей к этому является ключевым фактором успеха проекта.
Топ менеджмент осуществляет общий контроль за ходом проекта. Следует отметить, что сфера влияния топ менеджмента относится ко всему, что имеет отношение к проекту. Поскольку топ менеджмент отвечает за организацию в целом, то в его интересы входят все составляющие проекта:
правильное формирование вводных данных в проект (здесь за качество данных отвечают менеджеры ключевых ресурсов и участники проекта, а подход к установлению правильных взаимоотношений при таком сотрудничестве должен сформировать именно топ менеджмент для избежания конфликтов в распределении ресурсов и ролей),
правильное формирование требований к системе (в сущности при принятии решения об установке новой системы топ менеджмент уже имеет заключения своих сотрудников о тех желаемых изменениях, которые должны произойти при смене системы, в задачи топ менеджмента входит правильная расстановка акцентов в соответствии со своим видением процессов; топ менеджмент формирует своего рода задачи, или цели относительно процессов, а способы реализации этих целей с помощью новой системы возлагаются на менеджеров пользователей и участников проекта, как упоминалось ранее),
и правильное управление проектом (поскольку в конечном счете именно топ менеджмент заинтересован достижении целей проекта, он должен осуществлять поддержку при любых осложнениях, будь то конфликтные ситуации в организации, связанные с проектом, или необходимость выделить дополнительные средства и ресурсы на проект, или изменения в сроках проекта и функциональности системы, или какие-то другие случаи; если смотреть на проект с точки зрения менеджера проекта, то в его приоритетные обязанности должно входить своевременное информирование топ менеджмента и других сотрудников, имеющих отношение к проекту, об отклонениях от первоначальных планов проекта и всех осложнениях).
И в заключение рассмотрим организацию и типы собраний, которые могут быть средством формализованного общения между различными группами, принимающими участие в проекте. Для этого обратимся к таблице, которая даст более детально представление о тех собраниях, которые могут быть полезными при работе с проектом.
| Тип собрания | Цель | Участники | Регулярность | Содержание собрания |
| Начальное собрание | Объявить о начале проекта и его важности | Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта, заинтересованные функциональные менеджеры | 1 раз в начале проекта, далее при значимых изменениях в проекте | Объявление о запуске проекта |
| Собрания руководства и участников проекта | Обсудить текущий статус проекта и согласовать дальнейшие планы | Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта | В зависимости от длительности проекта: 1 раз в неделю, месяц | Обсуждение текущего статуса проекта, изменений в проекте, проблем, согласование с топ менеджментом его поддержки при необходимости |
| Планирование следующих стадий | Детально спланировать и согласовать дальнейшие работы по проекту | Менеджер проекта, участники проекта | При приближении завершения очередной стадии | Разработка и согласование планов и выявление потенциальных проблем |
| Согласование требований к системе | Согласовать требования к системе | Участники проекта, менеджеры пользователей | В начале проекта, при возможных изменениях в функциональности устанавливаемой системы | Обсуждение требований по процессам, анализ возможности технической реализации данных требований в системе, поиск альтернативных решений |
| Встречи с пользователями | Согласовать текущий статус, дальнейшие планы и вовлеченность пользователей | Менеджер проекта, участники проекта, пользователи, менеджеры пользователей | При приближении тестирования и запуска системы, когда необходимо вовлечение пользователей | Информирование о текущем статусе, объявление о начале тестирования, об участии в переходе на систему, о любых изменениях в планах |
| Аудиторские оценки (при необходимости) | Оценить надежность и качество системы | Менеджер проекта, участники проекта, аудиторы, пользователи | При приближении запуска системы | Проведение проверки надежности и качества системы |
Приложение 1.
Прием заказа.
Прием заказа:
Заказ принимается по:
Электронной почте
Факсу
Телефону
Типы заказов: 22 паллетные, 33 паллетные а/м, ж/д вагоны или контейнеры
Типы транспортировки:
Доставка транспортом компании
Самовывоз
При необходимости корректировки заказа - оператор звонит заказчику и согласовывает изменения в заказе
Ввод заказа в систему:
Заказ (заголовок):
Покупатель
Номер заказа
Требуемая дата доставки
Дата обработки заказа
Дата действия прейскуранта
Заказ (строчки):
Код товара
Кол-во коробок
Единица измерения (коробка)
Заказ трансформируется в Поставку:
Поставка (заголовок):
Получатель
№ поставки
Вес поставки
Дата отгрузки (предлагается системой)
Поставка (строчки):
Код товара
Кол-во коробок
Единица измерения (коробка)
Кредитный контроль (разрешение/ блокировка/ изменение заказа) и проверка на наличие товара (товар есть/ товара нет ® изменение заказа) осуществляются системой
Сравнение заказа и измененного заказа: генерирование отчета об отказах
Окончательное согласование заказа при необходимости:
Изменения согласовываются по телефону
Оператор подтверждает заказ
Заказчику сообщается номер заказа и сумма к оплате
Транспортная группа согласовывает доставку товара
Отчет о заказах к отгрузке
Заказ на перевозку
Ввод транспортных данных в систему
Распечатка заказа
Формирование подборки заказа в системе для склада:
Заголовок:
Получатель
№ поставки
Дата отгрузки
Общий вес
Строчки:
Склад
Камера
Товар
Количество
Единица измерения (коробки)
Подобранное количество
Единица измерения (коробки)
Сохранение изменений
Разноска (пост)
Оформление и распечатка счета
Генерирование отчета об открытых заказах
Генерирование отчета о разрешенных заказах
Приложение 2. Выдержка из начального плана проекта.
Project Organisation
Project Sponsor
Person A F&A Manager Russia
Person B Logistics Manager Russia
Other Board Members
Person C IT Manager Russia
Steering Team
Person D
Person E
Person F
Person G
Project Manager
Person H IT Project Manager
Project Team
IT: Person I IT Analyst
Person J IT Analyst
F&A: Person K F&A Clerk
Logistics: Person L Logistics Project Manager
Logistics: Person M Logistics Project Assistant
Warehouse: Person N Warehouse Manager
Local Resources
Logistics: Person O Logistics Development Manager
Person P OSB Manager
Person Q Moscow Distribution Manager
Person R Deployment Manager
Person S Moscow WH&Transport Manager
Person T Supply Planning Manager
Person U Customs Manager
Warehouses: Person V Warehouse “A”
Person W Warehouse “B”
Person X Warehouse “C”
F&A: Person Y Accounting Manager
Person Z GL Supervisor
Person AA Banking Manager
Person AB Profit Forecaster
IT: Person AC Corporate Support Services Manager (I&TS)
Person AD Warehouse Systems Engineer
Person AE Finance Systems Analyst
Person AF Finance Systems Analyst
Person AG System Administrator
External Resources
SAP R/3 RSG
EMEA Implementation Support Team
SAP Consult C.I.S.
Stakeholders
F&A analysis
Sales Department
Marketing Department
Platinum RSG
Key Roles and Responsibilities:
Project Board:
Allocate and make funds and resources available;
Communicate to Project Manager all environmental and business changes that impact the project;
Confirm business and technical requirements;
Confirm assumptions;
Resolve key issues as identified;
Review and approve overall project plan and schedules;
Manage effort against priorities;
Review progress and communicate to business partners and appropriate MSD people;
Review and authorize project exception plans, if applicable;
Meets monthly (or as issues arise) to review project progress.
Project Manager:
Develop and manage overall critical path schedule for the effort;
Coordinate the effort of people and develop roles/expectations for people working on the team;
Identify and obtain required resources;
Insure proper approvals for business and technical solutions;
Resolve or escalate issues to Project Board and/or Steering Team as needed;
Communicate the impact on the Stakeholders;
Interfaces with other key MS projects impacting SAP R/3 project and ensure compatibility;
Host and work with RSG resources;
Meets monthly (or as issues arise) with Project Board to report project progress;
Meet with team be-weekly (or as issues arise) and prepare meeting notes;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
Business Team Members:
Formalize business requirements of their organizations;
Together with PM and MS TMs develop compromise business solutions in case of conflicting business requirements;
Ensure the implementation of changes in business process is properly communicated to their organizations;
Coordinate business testing and Quality Assurance in their organizations;
Recommend resources from their organizations for each stage;
Escalate issues to Project Manager as needed;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
MS Team Members:
By help of Business TMs map business processes into system in a way that ensures feasibility of technical realization;
Provide technical solutions;
Ensure compliance with global standards;
Initiate the development/approval of alternative business solution if the initial one is not technically feasible;
Escalate issues to Project Manager as needed;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
Key Business Resources:
Present business requirements for their organization to the project;
Liaise and reconcile business requirements with Key Business Resources from other organizations;
Assist in the collective prioritization of business requirements;
Review the major deliverables of the project;
Communicate plans, progress, status, expectations, etc. for the project back to their organizations;
Inform PM about their unavailability.
Key MS Resources:
Will be involved in order to ensure smooth transition from Platinum to SAP and engaged in some specific tasks