Реинжиниринговый подход к управлению бизнес-процессами в организации (стр. 14 из 20)

Количество работников – 3 человека.

7. Финансовый департамент.

Включает в себя: 1. Бухгалтерия; 2. Финансово-аналитический отдел.

Функции, осуществляемые департаментом:

- проведение инвентаризации и ревизии всех компаний ХОЛДИНГА;

- планирование доходной и расходной частей ХОЛДИНГА;

- анализ потоков денежных средств;

- отслеживание всех платежей;

- расчет заработной платы персонала ХОЛДИНГА;

- организация и проведение налогового планирования.

Количество работников – 6 человек.

8. Складское хозяйство.

Функции, осуществляемые департаментом:

- организация и ведение складского учета.

Количество работников – 15 человек.

Третье условие.

Торговая компания обеспечена собственными финансовыми ресурсами на 50%, а также заемными финансовыми ресурсами на 50%.

Для осуществления ежедневного процесса доставки грузов у компании имеется в наличии три грузовых автомобиля, а также два электрокара на складской территории.

В компании поставлен только бухгалтерский учет.

Описание бизнес-процесса торговой компании «как есть» (“as is”).

На данном этапе осуществляется систематизация процессов организации. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Каковы главные процессы в деятельности организации?

2. Как эти процессы соотносятся с процессами потребителей и поставщиков?

3. Каковы перспективные бизнес-процессы организации?

4. Какие бизнес-процессы должны быть изменены и в какой срок?

Принципиально важно выявить запросы потребителей, запланировать мероприятия, необходимые для их учета. И главное – обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса. На этом этапе решается также задача моделирования организационных процессов и выявления последствий изменений, определения факторов, способных помешать успешной работе, а также затрат и ожидаемых результатов.

Должны определяться издержки по каждому виду деятельности, объем и периодичность выполнения функций процесса. Полученная информация используется для ориентировочных расчетов годовых затрат по отдельным функциям процесса, а также их удельный вес в общих издержках бизнес-процесса организации.

Необходимо взвесить реинжениринг с позиции его воздействия на поставленную цель. Выявляются приоритеты и рассчитывается необходимость в потребляемых ресурсах. Для установления приоритетов используется многосторонний подход, учитывающий время, затраты, трудности и риски в ходе реорганизационных процессов. Когда приоритеты установлены, планируются этапы реализации каждого организационного решения.

Для определения методов, используемых при сборе данных для анализа модели бизнес-процесса ниже нами приводится сводная таблица.

Задачи	Используемые методы
Выявление текущих и перспективных интересов потребителей	Моделирование поведения потребителей
Планирование и измерение необходимых мероприятий	Метод измерений и оценок Анализ временных циклов
Выбор субъектов и объектов	Моделирование процессов
Разработка модели текущего состояния организации	Моделирование процессов
Выявление видов деятельности организации	Моделирование процессов Функционально-стоимостной анализ
Модель расширения границ развития с ориентацией на процессы фирм-потребителей	Моделирование процессов Интеграция с поставщиками и программирование партнерства
Составление структурной схемы организации	Моделирование процессов Анализ производственного процесса Составление организационной схемы
Карта ресурсов	Учет затрат по видам деятельности
Выявление приоритетных процессов	Анализ эффективности процессов

Описание бизнес-процесса мы разделим на два этапа: текстовое описание и схематическое представление текстового описания.

Текстовое описание.

Текстовое описание бизнес-процесса не фиксируется в финальном консалтинговом отчете. Однако оно имеет особое значение для исследователя процессов. В текстовом описании проявляются первые штрихи существующего бизнес-процесса. Текстовое описание составляется консультантом исходя из интервью с руководством компании, а также отдельными работниками организации, которые непосредственно принимают участие в процессе. Конечно, не только интервью должно являться основой для составления первого впечатления о бизнес-процессе той или иной организации. Одним из инструментов, помогающих исследователю изучить процесс, может являться технологическая карта (это в большей степени относится к производственным предприятиям со сложными технологическими процессами). На коммерческих предприятиях (в частности, рассматриваемая в данном практикуме торговая компания) этим инструментом может являться карта рабочего дня. Карта рабочего дня подробно описана в работах Мильнера, Евенко и Раппопорта* и имеет опыт широкого практического использования. В ней исследователь с достаточной точностью сможет увидеть не только те операции, которые осуществляют работники, но и время на них затрачиваемое (последнему также помогает хронометрирование операций).

Именно из текстового описания рождается схематическое представление процесса (модель процесса).

Итак, в нашем примере необходимо будет описать бизнес-процесс торговой компании.

Схематическое представление текстового описания бизнес-процесса.

В рассматриваемом случае мы будем исследовать подпроцесс бизнес-процесса компании, осуществляющей торгово-закупочную деятельность. Данный подпроцесс описывает экземпляры, исполняющие действия, связанные с осуществлением учетных складских операций.

Ниже представлен изучаемый нами процесс.

Схема 1. Контекстная диаграмма процесса складирования и отгрузки товаров

Схема 2.1. Начало процесса (Собирание товаров)

Схема 2.2. Продолжение процесса (Проверка товара)

Схема 2.3. Продолжение процесса (Доставка товаров в магазин)

Схема 2.4. Продолжение процесса (Обработка товара в магазине)

Схема 2.5. Продолжение процесса (Открытие магазина)

4. Функционально-стоимостной анализ модели бизнес-процесса «как есть».

В настоящем разделе практикума будет представлена методика попроцессного стоимостного анализа, который является основополагающим при выделении подпроцессов с превышением нормативных показателей издержек. В продолжении практикума, результаты попроцессного стоимостного анализа лягут в основу реинжениринга бизнес-процессов рассматриваемой организации. Рассматриваемый бизнес-процесс будет группирован на две группы: а. основные для организации подпроцессы (подпроцессы, без которых невозможно достижение целей организации), б. второстепенные подпроцессы (подпроцессы, которые возникают в любой организации в силу ее роста (бюрократизации).

Попроцессный стоимостной анализ строится исходя из пяти этапов, описываемых ниже:

1. Анализ бизнес-процесса.

2. Анализ и группировка издержек:

- затраты на оплату труда:

- зарплата и ее разновидности;

- изменения размеров оплаты;

- премиальные выплаты;

- выплаты за сверхурочные работы;

- временные затраты на заполнение вакансий.

- Затраты на поставщиков;

- Затраты на оборудование (производственное и непроизводственное);

- Затраты на материалы, используемые непосредственно для производства продукции;

- Затраты на расходные материалы;

- Дополнительные (переменные) издержки.

3. Перераспределение издержек по соответствующим элементам бизнес-процесса:

- идентификация организационных издержек;

- распределение организационных издержек по организационным элементам;

- определение категорий организационных элементов;

- распределение затрат по видам издержек (прямые, косвенные, переменные, постоянные издержки);

- перераспределение организационных издержек на элементы бизнес-процесса;

- окончательная модель бизнес-процессов с перераспределенными внутри нее организационными издержками.

4. Определение типов и параметров измерений выходов процесса:

- анализ выходов;

- выбор типа измерений для выходов процесса;

- детерминация затрат на выходы бизнес-процесса к единице выхода элемента процесса.

5. Анализ полученных издержек:

- метод Парето;

- бенчмаркинг;

- метод аналогий;

- метод добавленной потребительной стоимости;

- сравнительный анализ;

- метод позитивного результата (сокращения издержек);

- экономический анализ;

- функциональный экономический анализ.

Ниже будут даны описания каждого из вышеназванных этапов, а также представлены в табличной форме количественные характеристики.

1. Анализ бизнес-процесса.

В данном случае рассматривается модель процесса «как есть», описанная методом стандарта IDEF 0, который был описан во второй части статьи. В связи с этим, для анализа бизнес-процессов используется метод структурированного анализа и технология дизайна организационных процессов.

2. Анализ и группировка издержек.