Практическое руководство по составлению Бизнес-плана (стр. 6 из 6)

В такой план необходимо включать только реальные поступления и расходы. Планируемые на каждый конкретный период времени. Это должны быть фактически выплачиваемые деньги, а не обязательства. Которые приняты на себя сейчас, для того, чтобы заплатить по ним в будущем. Эти обязательства отражаются в проекте отчета о финансовых результатах деятельности и в балансе.

Необходимо составить таблицу плановых показателей движения денег по месяцам первого года и кварталам второго и третьего года, примерно так, как составлялся проект отчета о финансовых результатах деятельности и необходимыми комментариями. В дальнейшем, возможно, сравнить плановые показатели с фактическими, что поможет вовремя выявить возможные отклонения, проанализировать причины их возникновения и предпринять адекватные ответные меры.

Конечно, такие детали, которые содержатся в отчете о движении денежных средств предприятия, могут раскрыть как сильные, так и слабые стороны деятельности фирмы. Поэтому, информация носит конфиденциальный характер, то желательно позаботиться о том, чтобы не было ее утечки.

Анализ безубыточности.

Анализ безубыточности помогает определить тот минимально необходимые объем реализации продукции. При котором предприятие покрывает свои расходы и работает безубыточно, не давая прибыли, но и не неся убытков. Задавая этот уровень или, как иногда говорят, «точку безубыточности», возникает задача, от успешного решения которой напрямую зависит прибыльность или убыточность деятельности предприятия.

Для предприятий, производящих и реализующих один продукт, расчет точки безубыточности может быть довольно простым, но этот же расчет для предприятий, производящих и реализующих несколько продуктов, оказывается довольно сложным.

Рассмотрим методику расчета точки безубыточности. Формулу для определения минимально необходимого для безубыточной работы объема реализации продукции (ОбРбу) можно записать в виде:

ОбРбу = ПсР+ПрР

Где ПсР – постоянные расходы (в денежном выражении);

ПсР – переменные расходы (в денежном выражении).

Как уже отмечалось выше, когда обсуждались показатели, входящие в отчет о финансовых результатах деятельности предприятия, постоянные (фиксированные) расходы представляют собой неизменные, не зависящие от уровня реализации продукции затраты. Эти расходы должны быть оплачены, даже если предприятие не получит никакого дохода. К ним относятся: расходы на заработную плату штатного персонала, на аренду, отдельные виды налогов (например, на фонд оплаты труда) и обязательных платежей в бюджет (отчисления в пенсионный фонд, в фонд занятости и т.п.), выплата процентов по кредитам и займам. А также различного рода «скрытые расходы», например амортизация.

Переменные расходы связаны непосредственно с объемом реализованной продукции. Он включают в себя затраты на производство, закупку и реализацию продукции. Переменную часть затрат на рабочую силу, а также комиссионные от реализации и т.п.

В случае если заранее невозможно сказать, какими будут суммарные переменные расходы в абсолютном денежном выражении. При расчете безубыточности возможно использовать относительную величину валовой прибыли ВПр (%), выраженную в процентах от объема реализации продукции:

ВПР (%) = ВПр/ОбРбу = (ОбРбу-ПрР)/ОбРбу =ПсР/ОбРбу

Отсюда получаем:

ОбРбу = ПсР/ВПр (%)

Для расчета уровня безубыточности в единицах продукции или товара достаточно разделить полученный результат в денежном выражении на цену единицы товара. Таким образом, определяется количество единиц товара, которое необходимо продать, чтобы обеспечить безубыточность деятельности предприятия.

Для примера проведем расчет уровня безубыточности на основании данных, полученных их проекта отчета о финансовых результатах деятельности фирмы к концу первого года.

Общие постоянные расходы составили:

ПсР = $85031 в год (или$7086 в месяц)

Удельный вес валовой прибыли в объеме реализации:

ВПр (%) = $100305/$395000=25.4%

Тогда получаем, что безубыточный объем реализации равен:

ОбРбу = ПсР/ВПр (%) = $85031/0.254=

=$334768 в год или $27898 в месяц

Попробуем определить, каким должен быть объем реализации, чтобы получить в первый год не убытки, а прибыль в размере, скажем, $16000.

Расчет показывает:

ОбРбу = (ПсР+Прибыль)/ВПр (%) =

=($85031+$16000)/0.254=

= $397760 в год ( или $33147 в месяц).

Уже обращалось внимание на то, что весьма важное значение имеет форма представления материалов. В бизнес-плане полезно привести графики, показывающие, как изменение роста доходов от реализации продукции. С помощью таких графиков можно наглядно показать точку безубыточности. Это будет иметь, например, следующий вид:

Графики безубыточности можно с успехом применить также для проверки реалистичности планов, например при подсчете количества клиентов, которых необходимо обслужить для достижения запланированного объема реализации товаров. Или для определения сроков выхода на прибыльность и т.п.

Анализ отклонений от плановой сметы

Анализ отклонений от плановой сметы – это один из действенных способов прямого контроля за деятельность предприятия. С его помощью можно сдержать рост расходов и увеличить прибыль. При этом достаточно потратить всего несколько часов в месяц. Чтобы сверить плановые показатели с фактическими результатами и получить необходимый материал для анализа текущего состояния дел на предприятии.

Любое возможное отклонение – в положительную или отрицательную сторону – следует внимательно проанализировать и выяснить его причины, а затем откорректировать свои действия, чтобы, по возможности, устранить причины, порождающие данное отклонение.

Нельзя давать отклонениям накапливаться. Даже в том случае, если они положительны. Все равно следует внимательно проанализировать их причины и влияние на общие результаты деятельности предприятия в данный момент и в перспективе.

Важно определить допустимые пределы отклонений. Если в одном из месяцев расходы на уборку возросли с 25$ до 50$, т.е. в два раза, то это не так страшно. Но если вдруг возрастет в два раза стоимость рекламных услуг, это может оказаться весьма ощутимым для бизнеса и приведет к существенному увеличению расходов и снижению прибыли.

В своих действиях по анализу отклонений от сметы следует четко определить ту грань, за которой руководитель принимает решения по результатам подсчетов и обнаруженным отклонениям.

Работу по анализу отклонений можно существенно облегчить, если выполнять ее на компьютере по специальным программам. В принципе, компьютер же должен давать сигнал тревоги в случае необходимости принятия решений по поводу состояния дел в той или иной области деятельности предприятия.

Финансовые отчеты предыдущих периодов

Если бизнес начинается не с нуля, то в финансовую часть бизнес-плана нужно включить отчеты о результатах деятельности за предыдущие периоды. Под этими периодами обычно понимают предшествующие три года -–этого сока вполне достаточно, чтобы у знакомящегося с планом сложилось понимание того, что представлял собой бизнес в прошлом и как обстоят дела сейчас.

Отчеты прошлых периодов помогают сформировать у потенциальных партнеров или кредиторов ощущение основательности бизнеса. Его укорененности в системе рыночных связей и отношений.

В данный раздел достаточно включить два основных вида документов: балансовые отчеты и отчеты о финансовых результатах деятельности. Из них можно почерпнуть всю информацию, необходимую для принятия решения о партнерстве или о выделении кредита. Она покажет, и чем занималось предприятие, его успехи, какова реальная стоимость имущества, сколько заработало предприятие, и как заработанным распорядилось.

При подготовке этих документов и выборе наиболее удачной формы их представления нужно опираться на своего бухгалтера.

Важно обратить внимание на следующее обстоятельство. Когда представляете плановые показатели, нужно достаточно подробно изложить исходные предположения и доказательства, аргументировать необходимость привлечения средств и т.д. Другое дело – отчетные показатели. Здесь все уже в прошлом. Не нужны предположения, доказательства и аргументов. Нужны только объяснения фактов, причем как можно более короткие, так как сами факты представлены в цифрах.

Если же предприятие начинается с нуля, то важно сконцентрировать все внимание на плановых показателях, на доказательстве их реальности.

Резюме

Оставить проекты отчетов о результатах, соотнести цели, которые ставятся перед бизнесом, с реальностью, удержаться в рамках запланированной сметы – одна из сложнейших задач управления. Все это должно быть отражено в разделе финансовое планирование.

Проекты отчетов о финансовых результатах деятельности и движении денежных средств являются основой продвижения к поставленным целям, таким, как уровень безубыточности, предельный уровень расходов, уровень прибыли, объем реализации, обеспечивающий достижение такой прибыли.

Анализ отклонения от сметы позволяет увидеть проблемы и откорректировать принятые решения и осуществляемые действия до того, как ситуация может стать неуправляемой.

Наличие хорошо проработанных плановых смет и отлаженной системы контроля существенно упорядочивает управленческую деятельность, придает ей целесообразность, снижает рабочие нагрузки, позволяет экономить и рационально расходовать рабочее время, являющееся важнейшим из ресурсов.

Плановые финансовые показатели и контроль за их выполнением – это модель бизнеса, адекватная ему в той мере, в какой предположения и опыт руководителя соответствуют ожиданиям клиентов и рынка.

Если руководитель убеждается в неадекватности этой модели, то самое время пересмотреть показатели плана, в противном случае накапливающиеся ошибки все больше будут приближать бизнес к краху.

Раздел 3. Приложения

В этот раздел включаются протоколы и письма о намерениях, отчеты о кредитных операциях, копии договоров аренды, копии контрактов, определяющих перспективы бизнеса, копии других юридических документов, должностные инструкции – все, на что осуществлялись ссылки по мере написания б-п. Также, необходимо приложить деловые биографии ключевых лиц предприятия.