Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения: Приложение № 2
к приказу ректора университета
От 18.03.2000 № 35
21. Подпись.
Подпись – обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенной соответствующей компетенцией.
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин
В вузах, научных учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой истории
д.и.н., проф. Подпись В.В. Иванов
На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор ЗАО «Лана» Директор АО «Синтез»
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин
Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:
Председатель А.В. Калинин
Члены Н.Ф. Васильев
Б.М. Горохов
О.С. Фролов
22. Гриф согласования.
Согласование это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель Письмо Президиума РАН
Госстандарта России от 14.05.2000 № 08-256
Подпись Г.П. Воронин
21.01.2000
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:
Лист согласования прилагается.
23. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:
Главный бухгалтер
подпись И.Д. Луконина
12.07.2000
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:
Замечания прилагаются.
Юрисконсульт подпись М.М. Зак
10. 03. 2000
На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.
24. Печать.
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
25. Отметка о заверении копии.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).
Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
01. 06. 2000
При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.
26. Отметка об исполнителе.
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Оформляется отметка одним из способов»:
Соколов Соколов Антон Романович
341 12 56 341 12 56
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
В дело № 12-25 за 2000 г.
Подпись 24.05.2000
28. Отметка о поступлении документа в организацию.