Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
8. Наименование вида документа.
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.
9. Дата документа.
Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:
__________ № _________ .
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:
На № 02-13/36 от 04.03.2000.
12. Место составления или издания документа.
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:
с.Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Воронежский государственный университет.
Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
13. Гриф ограничения доступа к документу.
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.
14. Адресат.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес:
- наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:
ЗАО «ЭОНТ»
ул. Маросейка, 15, стр.2
Москва, 101000
Генеральному директору
ММПП «Салют»
Н.Т.Вершинину
Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:
Генеральным директорам предприятий
нефтеперерабатывающего комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя: Ул. Российская, 8, кв. 22
пос. Белоозерский,
Воскресенский р-он,
Московская обл., 140250
И.И. Иванову
На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
15. Гриф утверждения документа.
Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться:
- должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;
- изданием соответствующего распорядительного документа;
- коллегиальным органом.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
Подпись А.Б. Сидоров
12. 07.2000
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального Советом директоров
директора НПО «Прогресс» ОАО «Сиданко»
от 05.02.2000 № 15 (протокол от 20.03.2000 №6)
16. Резолюция.
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.05.2000
Подпись 22.05.2000
Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
17. Заголовок к тексту.
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:
приказ (о чем?) о приеме на работу;
протокол (чего?) собрания акционеров.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.
18. Отметка о контроле.
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.
19. Текст документа (см. в главе 2, с. 4).
20. Отметка о наличии приложений.
Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.
Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:
Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству
На 40 л. в 1 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.