Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).
Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).
Ответственность – обязательство работника выполнять имеющиеся задачи, которые присущи занимаемой им должности и отвечать за результаты этой деятельности. Ответственность исполнителя – обязательство работника выполнить делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников. Принятие на себя ответственности и привлечение к ответственности являются необходимыми следствиями выполнения задач различными лицами с разделением труда между ними.
Ответственность - это:
· готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы тех, кого касается решение,
· готовность отвечать за свои действия (что тесно связано с правом на самостоятельные действия),
· готовность отвечать за действия исполнителей задания, если контроль и анализ не установил их личной вины.
Различают:
· собственную ответственность (обязанность отвечать за собственные действия),
· чужую ответственность (обязанность отвечать за решения или действия других),
· ответственность перед собою (случай, когда устанавливаемый нормы и исполнитель является одним лицом),
· внешнюю ответственность (по отношению к внешним сферам деятельности предприятия),
· внутреннюю ответственность (по отношению к внутренним сферам деятельности),
· ответственность перед предприятием (учет интересов предприятия и его собственников).
В случае ответственности в смысле обязанности отвечать за последствия, принятие ответственности выступает в следующих формах:
1. Определение отрицательных результатов в результате контроля.
2. Определение персональной ответственности в результате анализа отклонений.
3. Персональные меры поощрения и взыскания:
· поощрения (премии, продвижения, укрепление авторитета),
· уменьшения содействия (вознаграждение, влияние на карьеру),
· санкции (снижение окладов, возмещение ущерба, потеря компетенции, отставка, увольнение, уголовное преследование).
Рассмотрим, чем занимаются сотрудники ООО ресторана “Buono Chibo”.
Возглавляет работу ресторана “Buono Chibo” - директор, который назначается высшим органом управления – общим собранием участников.
Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы.
Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется заведующий производством.
Заведующий производством руководствуется должностной характеристикой; приступает к исполнению своих обязанностей после подписания акта о материальной ответственности.
Обязанности заведующего производством:
· обеспечение бракеража готовой пищи;
· обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления, повышение производительности труда работников;
· составление графиков выхода на работу;
· проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте;
· своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей;
· расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией;
· установление дисциплины.
Функции учета, планирования и различные финансовые операции выполняют работники бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер.
Функции главного бухгалтера:
· сводит годовой баланс;
· ведет учет движения товара;
· перечисляет налоги;
· начисляет заработную плату;
· осуществляет проверку работы бухгалтерии.
Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет инженер-технолог.
Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в ресторане – являются:
· совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления новых изделий;
· контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу;
· систематическое инструктирование работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии;
· участие в работе бракеражной комиссии.
Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его функции:
· отвечает за руководство закупками всех товаров(продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;
· консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;
· проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением;
· учитывает в своей работе основные направления развития и управления предприятием;
· организует и контролирует использование персонала в сферах складирования и закупок;
· и т.д.
Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей.
Руководителем производства на предприятии является заведующий производством, а руководителем обслуживания – метрдотель.
Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов, поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра.
Функции метрдотеля:
· составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и контроль за его выполнением;
· контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;
· контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил личной гигиены, состоянием форменной одежды;
· непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей, консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями;
· оформление заказов;
· ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов, распространению передового опыта;
· контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов официантов.
Еще одним линейным руководителем является шеф-повар, который подчиняется заведующему производством.
Функции шеф-повара:
· ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения максимального успеха в экономике и организации производства;
· поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья, товаров и качеству;
· руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений развития фирмы;
· организуют, руководит, контролирует работу всех занятых на кухне сотрудников;
· планирование, определение цены, а также составление меню на каждый день и для специальных мероприятий с учетом фирменных блюд сезона;
· контроль за качеством;
· и т.д.
Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с организацией работы бригады.
Функции бригадира:
· распределяет обязанности между членами бригады, обеспечивает их сырьем, инструментами; несет ответственность за выполнение производственного задания;
· соблюдение технологии приготовления пищи;
· своевременное приготовление полуфабрикатов и готовых блюд;
· ведет учет выработки бригады.
Оценку рациональности ОСУ можно провести на основе следующих принципов:
1. Ориентация структурных подразделений на товары, рынок или потребителя, а не на выполнение функций;
2. Основу организационной структуры составляют группы специалистов или команды, а не функции и отделы;
3. Ориентация на минимальное число уровней управления и широкую сферу контроля;
4. Ответственность каждого работника за конечные результаты и возможность проявления инициативы.
Ниже приведены принципы, которые были сформулированы А. Файолем.