Составление номенклатуры может вестись секретарем, который получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры могут привлекаться и сторонние специализированные организации. При составлении номенклатуры рекомендуется использовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об организации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, образующиеся в деятельности организации, а также все справочные картотеки к документам.
При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.
При определении срока хранения дед учитываются требования действующих нормативно-методических документов (перечней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесообразности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.
Номенклатура после составления согласовывается с местным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению только в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
Экземпляры номенклатур находятся у руководства, секретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях организации.
Дела в организации следует формировать в строгом соответствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контролирует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответственных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.
При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экземпляров одного и того же документа, а также черновики и конверты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые булавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хранения формируются отдельно от дел временного хранения.
В дела группируются документы одного года (за исключением переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группируются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (доклады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от протоколов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».
Документы внутри дел располагаются следующим образом:
в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последовательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;
в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются документы, поступающие по ходу ведения данного дела;
в алфавитном порядке. Так формируются дела с предложениями, заявлениями и жалобами трудящихся.
При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» иt.п.)и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.
Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. Приложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование организации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с номенклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствующей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его корешке.
Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно. В конце дела помещается заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов, оговаривается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразительных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.
Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.
Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано — у секретаря и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.
Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, которые назначаются приказом руководства организации. Заседания этих комиссий обязательно протоколируются. Протоколы утверждаются руководством, оно же утверждает и положение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руководством. Акты должны согласовываться с местными архивными учреждениями, если это определено статусом данной организации. Непосредственное уничтожение отобранных документов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.
В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.
В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Ознакомление с документами, поступившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,
В случае выдачи документов (дел) во временное пользование секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и приводятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотрудника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.
В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов организации. По итогам проведенных проверок и просмотра подготавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.