Не менше значення придбала в теорії організацій проблема раціональності прийнятих рішень. Якщо перші теоретики соціології управління розглядали підготовку рішення як цілком раціональний процес, то починаючи із середини 50-х рр. поширення одержав підхід, відповідно до якого даний процес вважається обмежено раціональним, тому що обумовлений соціально-культурними і людськими факторами. Все частіше при підготовці рішень відзначається роль інтуїції керівника.
Управлінські рішення – це результат конкретної управлінської діяльності менеджера. Прийняття рішень є основою управління. Вироблення і прийняття рішень – це творчий процес у діяльності керівника будь-якого рівня, що включає:
· вироблення і постановку цілі;
· вивчення проблеми на основі отриманої інформації;
· вибір і обґрунтування критеріїв ефективності (результативності) і можливих наслідків прийнятого рішення;
· обговорення з фахівцями різних варіантів рішення проблеми (задачі);
· вибір і формулювання оптимального рішення;
· прийняття рішень;
· конкретизація рішення для його виконавців.
Технологія менеджменту розглядає прийняття управлінських рішень як процес, що складається з трьох стадій: підготовка рішення, ухвалення рішення, реалізація рішення.
На стадії підготовки управлінських рішень проводиться економічний аналіз ситуації на мікро- і макро рівні, що включає пошук, збір і обробку інформації, а також виявляються і формулюються проблеми, що вимагають рішення.
На стадії ухвалення рішення здійснюється розробка й оцінка альтернативних рішень і курсів дій, проведених на основі різноманітних розрахунків; добір критеріїв вибору оптимального рішення; вибір і ухвалення найкращого рішення.
На стадії реалізації рішення приймаються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців, здійснюється контроль за ходом його виконання; вносяться необхідні корективи і дається оцінка отриманого результату від виконання рішення. Кожне управлінське рішення має свій конкретний результат, тому метою управлінської діяльності є перебування таких форм, методів, засобів і інструментів, що могли б сприяти досягненню оптимального результату в конкретних умовах і обставинах.
Управлінські рішення можуть бути обґрунтованими, прийнятими на основі економічного аналізу і різноманітного розрахунку, і інтуїтивними, котрі, хоча і заощаджують час, але містять у собі імовірність помилок і невизначеність.
Прийняті рішення повинні ґрунтуватися на достовірній, поточній і прогнозованій інформації, аналізі усіх факторів, що роблять вплив на рішення, з урахуванням передбачення його можливих наслідків.
Керівники зобов'язані постійно і всебічно вивчати інформацію, що надходить, для підготовки і прийняття на її основі управлінських рішень, які необхідно погоджувати на всіх рівнях внутріфірмової ієрархічної піраміди управління.
Загальні вимоги до рішень:
Ефективність. Мається на увазі ефективність процесу вироблення самого рішення.
Задоволення принципам планування і відповідно до вимог.
Своєчасність. Вибір моментів прийняття і виконання, що забезпечують ефективність.
Оптимальність. Складається в кожній конкретній ситуації найкращого з усіх варіантів за прийнятим критерієм ефективності з урахуванням наявних обмежень.
Законність. Означає відповідність рішення дійсним законодавчим і нормативним актам. Законність прийнятих рішень не повинна суперечити статуту фірми, і відповідно до чинного законодавства має підтримувати всі правові аспекти. Особа, яка пускає в дію рішення повинна пам’ятати про адміністративну та карну відповідальність, яку може тягнути якимось чином рішення.
Повноважність. Характеризується наявністю в суб'єкта управління відповідних правових повноважень, що дозволяють приймати подібні рішення.
Узгодженість. Узгодженість управлінських рішень є необхідною, тому що часто виконавець діє один, тому його дії з питань місця, часу, та інше повинні бути узгодженні з діями інших виконавців, що вирішують інші завдання. Рішення має бути колективним, і в його розробці має приймати участь не одна людина.
3. Питання № 202. Розкрийте суть та наведіть приклади комунікацій, що виникають у процесі здійснення менеджменту на рівні підприємства.
Майже неможливо переоцінювати важливість комунікацій в управлінні. Навряд чи все, що роблять керівники, щоб полегшити організацію досягнення її мети, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зуміють працювати разом, формулювати мету і досягати її.
Однак, комунікації – це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншим особам.
Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, для того щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може безпосередньо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Проведу аналіз комунікаційного процесу на рівні підприємства.
Міркуючи про обмін інформацією в організації, звичайно думають про людей, що говорять у процесі особистого чи спілкування в групах на зборах, розмовляють по телефону чи читають і складають записки, листи і звіти. Хоча на ці випадки приходиться основна частина комунікацій в організації, комунікації є всепроникаючий і складний процес. Почнемо з виявлення того, де поза і всередині організації вимагаються ефективні комунікації.
Комунікації між організацією і її середовищем.
Від факторів зовнішнього середовища залежать комунікаційні потреби організації. Якщо проаналізувати, про що говорять, пишуть і читають у дійсності люди в організації, основну увагу довелося б зосередити на питаннях, що зв'язані з потребами інформаційної взаємодії з зовнішнім оточенням, що впливає чи буде впливати на організацію.
Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами але і повідомляються за допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин із громадськістю першорядна увага приділяється створенню визначеного образу, іміджу організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організаціям приходиться підкорятися державному регулюванню і заповнювати в цьому зв'язку великі письмові звіти. У своїх щорічних звітах будь-яка компанія повідомляє інформацією з фінансів і маркетингу, а також приводить зведення про своє розміщення, можливості кар'єри, пільгах і т.п.
Обговорення, збори, телефонні переговори, службові записки, відеострічки, звіти і т.п., що циркулюють всередині організації, найчастіше є реакцією на можливості чи проблеми, створювані зовнішнім оточенням.
Міжрівневі комунікації на підприємстві.
Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися до спадної, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням керування повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдання, що рекомендуються, процедурах і т.п. Наприклад, віце-президент по виробництву може повідомляти керуючого заводом (керівник середнього рівня) про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, керуючий заводом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості змін, що готуються.
Крім обміну по спадній, організація має потребу в комунікаціях по висхідній. Наприклад, банківський службовець може помітити, що нова ЕОМ іноді змушує клієнта чекати на кілька хвилин довше, ніж колись, оскільки машина періодично зайнята чи відключається. Службовці можуть зробити висновок, що чекання дратує деяких клієнтів. Припустимо, банк ефективно проінформував кожного службовця про те, що обслуговування клієнта – перша наша турбота. У цьому випадку службовці повідомляють своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему. Цей начальник, у свою чергу, повинен проінформувати керуючого операціями, а той – віце–президента по банківських операціях.
Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. В одному реальному прикладі інженер розробив більш ефективний спосіб розкрою листового металу для крил літака, і повідомляє про свою ідею безпосередньому начальнику. Якщо керівник вирішив підтримати пропозицію інженера, він повідомить про нього на наступний, більш високий рівень управління. Зміна вимагає схвалення з боку керуючого заводом чи керуючого виробничими операціями на більш високому рівні. В наявності ситуація, у якій щось, що виникло на нижчому рівні організації, повинне піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні управління. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентноздатності організації за рахунок збільшення продуктивності.
Комунікації по висхідній.
Тобто знизу нагору, також виконують функцію оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво довідається про поточні чи назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення положення справ. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідній - це створення груп з робітників, що регулярно, звичайно на 1 годину в тиждень, збираються для обговорення і вирішення проблем у виробництві чи обслуговуванні споживачів. Ці групи одержали назву кружків якості. Обмін інформацією з висхідного, звичайно, відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок.