Исходный документ по отбору кандидатов на вакантную должность (стр. 1 из 3)

Санкт-Петербургский Институт Машиностроения

(ЛМЗ-ВТУЗ)

Кафедра менеджмента

Реферат по дисциплине:

«Документооборот»

На тему:

Исходный документ по отбору кандидатов на вакантную должность

Выполнила: студентка группы 4813

Кевато О.Е.

Проверил: Карташев Б.И.

Санкт-Петербург

2004

Содержание

Ведение…………………………………………………………………..3

1. Отбор персонала……………………………………………………..4

2. Цели отбора…………………………………………………………...5

3. Методы сбора информации о кандидатах………………………..6

4. Документы претендента и их анализ ……………………………..6

5. Рекомендации по составлению резюме………………………….11

Список литературы……………………………………………...........13

Приложения……………………………………………………………14

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства».

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Отбор персонала

Чтобы отобрать кандидата на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию о работе, которую предстоит ему выполнять, а также о требованиях к нему и результатах, которых он должен достичь.

Далее требуется определить, насколько деловые качества работника соответствуют предъявляемым к нему требованиям.

для систематизации методов оценки способностей претендентов используют следующую таблицу.

Способности работников	Методы оценки
Одаренность: интеллект, реакция и т.д.	Тесты
Социальные способности: способность к контактам и др.	Интерактивные методы: собеседования, дискуссии, деловые игры, решение производственных задач и т.д.
Мотивация: готовность рисковать для достижения цели и т.д.	Тесты, документы, собеседования, анализ производственной деятельности
Свойства личности: дисциплинированность и другие	Тесты
Профессиональные способности	Тесты, документы, характеристики
Профессиональный опыт	Тесты, документы, характеристики

Отбор кадров осуществляется из наиболее подходящих кандидатур резерва, созданного в ходе набора.

При отборе кандидатов важно определить цели отбора, профессиональные и личные качества кандидатов, методы отбора.

Последовательность действий при отборе претендентов можно представить в виде схемы.

Цели отбора

Задача отдела персонала – отобрать из числа претендентов такого работника, который сможет достичь желаемого результата. Нередко ключевые посты в организации занимают специалисты, которые хотя и обладают многими достоинствами, но в то же время не в состоянии полностью решить поставленные перед ним задачи. Таких специалистов нужно заменять, поскольку недоработка на каждом рабочее месте приводит к тому, что и организация в целом постоянно проигрывает в конкурентной борьбе.

Предпочтительны следующие качества претендентов:

1. высокая квалификация,

2. личные качества,

3. образование,

4. профессиональные навыки,

5. опыт предшествующей работы,

6. совместимость с окружающими.

Фактически отбор кандидата на определенную должность – это одна из форм предварительной оценки человеческих ресурсов.

Методы сбора информации о кандидатах

Таких методов несколько: различные испытания, собеседования; привлечение независимых судей; оценка служебных характеристик; классические тесты; оценка документов, которые представляет работник при поступлении в организацию.

Для руководящих кадров ценными считаются следующие характеристики:

- коммуникабельность, способность работать с разными людьми;

- стремление к достижению в своей деятельности высоких результатов;

- опыт руководящей работы в начале своей карьеры до 35-летнего возраста;

- чувство ответственности за порученное дело.

Документы претендента и их анализ

При приеме на работу претендент должен представить документы, которые дают определенную информацию о нем. В соответствии с ТК РФ запрещается требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные законодательством. Но кроме тех документов, которые традиционно требуются при приеме на работу, можно порекомендовать предоставлять характеристики с прежнего места работы и из учебного учреждения.

Характеристики широко распространены во многих странах. В Германии, например, фирма обязана дать работнику рекомендацию, которая, по существу, является той же характеристикой. В этом документе администрация не имеет права упоминать недостатки работника. В то же время в отдельных случаях возможно косвенное как бы между строк, указание нежелательные черты работника, замеченные кадровыми службами.

В нашей стране рекомендательные письма выдают только по запросу работника, при этом большинство рекомендательных писем заполнены хвалебными отзывами о покидающем организацию работнике - потому, что бывший работодатель хочет быть добрым, или в надежде на избавление от нежелательного человека. Кроме того, чтобы написать действительно соответствующую истине характеристику, необходимо, чтобы ее составитель хорошо знал рекомендуемого, его сильные и слабые стороны. А часто рекомендательные письма пишутся (или подписываются) руководителями, которые даже толком не знают, чем занимался их бывший работник. Поэтому желательно проверить рекомендацию лично (или по телефону) через бывшего руководителя и сослуживцев, при этом можно получить и очень ценную дополнительную информацию. Хорошо, если есть возможность заранее подготовить вопросы, которые будут заданы по телефону или лично.

Формулировка вопросов должна быть предельно точной и касаться только конкретного поведения: например, добросовестно ли работник выполнял свои обязанности? Были ли случаи невыполнения задания и почему? Отказывался ли ездить в командировки? Сколько раз в год не выходил на работу по болезни? Были ли конфликты с руководителем? Были ли нарушения дисциплины? В каких отношениях работник был со своими коллегами? Отказывался ли помочь коллеге, если это не было связано с его непосредственными обязанностями? и т.п.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опыт руководящей работы. Характеристика же дает возможность в определенной степени судить о его человеческих качествах.

Все чаще на коммерческих предприятиях поступающий на работу представляет «Автобиографию» или «Резюме» (см. Приложение 2,3).

Эти документы являются документами личного характера, текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Резюме – документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие.

Резюме содержит:

- название вида документа;

- дату;

- указание фамилии, имени, отчества;

- должности;

- почтового адреса претендента, телефона;

- текст;

- подпись.

Текст резюме (см. Приложение 2) состоит из следующих разделов:

- персональные данные;

- цель трудоустройства, какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);

- образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);