Исследование информационной системы предприятия

Введение.

Любоепредприятие,фирма, организацияобладает своейорганизационной

структурой.Эта структурамногомернаи может бытьрасчлененана нескольковзаимосвязанныхи взаимозависимыхподструктур,которые можнорассматриватькак самостоятельныеструктуры:структурауправленияпроизводством,кадровая структура,маркетинговая,финансово-экономическая,информационнаяструктуры. Всеони находятсяв тесном взаимодействиии именно ихсовокупностьи создаёторганизационнуюструктурупредприятия.Одно из важнейшихмест в этойструктурезанимаетинформационнаясистема.

В принципе,любую системууправленияможно представитькак информационнуюсистему с различнымиинформационнымипотоками в видедокументов,распоряжений,запросов,обращающихсявнутри организации,исходящих иливходящих извнешней среды.

В последниедесятилетиярезко увеличилсяобъём информациив обществевообще и информации,используемойна предприятиив частности.Это связанос растущимитемпами развитиянауки и техники,появлениемновых технологий,быстрой ихсменяемостью.На рынках сырьяи продукциисложилисьусловия, требующиепостоянногонаблюдения за состояниемрынка, егоизменениями,тенденциямиего развития,необходимоуметь предвидетьдальнейшееразвитие ситуациии быть готовымк смене стратегии,стиля деятельности,технологиипроизводствадля быстрейшегоприспособленияк новым внешнимусловиям.

Всё этоведёт к тому,что в современныхусловияхруководителямпредприятийприходитьсяиметь дело стаким большимколичествоминформации,она так быстроменяется, чтоеё часто становитсяпросто невозможнообработать«вручную».Кроме того, набольших предприятияхс большимиоборотамипродукции ичисленностьюработниковсуществуетнеобходимостьучёта и контролябольшого объёмафинансовой,производственной,кадровой,закупочно-сбытовой,маркетинговойинформации.

В связис этим появляетсянеобходимостьсозданияавтоматизированныхсистем сбора,обработки,хранения информации.Они должныоблегчитьпроцесс работыс информацией,циркулирующейна предприятии.

Появлениекомпьютернойтехники позволяетсоздать подобныесистемы. Насовременныхпредприятияхпрактическився работа синформациейавтоматизирована,существуютспециальныепрограммы,позволяющиевести на компьютеребухгалтерскийучёт, документооборот,маркетинговыеисследования,проводитьпрогнозированиеи стратегическоепланирование,а также многоедругое.

Но кромеавтоматизацииактуальнымостаётся вопросо грамотномпостроенииструктурыинформационнойсистемы, оптимизацииинформационныхпотоков, отсеиванияненужной информации,упрощенияпоиска и получениянеобходимой.

Наличиехорошо отлаженнойавтоматизированнойинформационнойсистемы напредприятиизначительноупрощает процессуправленияпредприятием.Она позволяетвовремя собрать,отсортировать,обработатьнеобходимуюинформациюи принять верноерешение. Иногда,не вовремя принятое решение,из-за недостаткаили несвоевременногопоступленияинформацииможет привестик гибели предприятия.Поэтому необходимоуделять большоевнимание созданиюи поддержаниюэффективногофункционированияинформационнойсистемы предприятия.

Историяразвития.

В историисозданияавтоматизированныхинформационных систем относительнонезависиморазвивалисьдва направления:

1. разработкаавтоматизированныхинформационныхсистем (АИС)как автоматизированныхсистем управления(АСУ);

2. разработкаавтоматизированныхсистем научно-техническойинформации(АСНТИ).

Работы по ихсозданию началисьпрактическиодновременнов 60-е гг. Первоенаправление- разработкаАИС и АСУ -было инициированонаучно-техническимпрогрессоми возникшимив связи с этимпроблемамиорганизационногоуправления(рост количестваинформации,трудности сеё обработкой«вручную»).

Зарубежнаяпрактика шлапо пути разработкиотдельныхпрограммныхпроцедур, например,для бухгалтерии,учета материальныхценностей, и основныеработы проводилисьв направленииисследованияи совершенствованиявозможностейвычислительнойтехники, разработкисредств, обеспечивающихнаиболеерациональнуюорганизациюинформационныхмассивов, удобныйдля пользователяинтерфейс,наращиваниепамяти ЭВМ.

В нашей странепроблема обеспеченияинформациейуправленческихработниковбыла поставленасразу системно.Была разработанаклассификацияАСУ, в которойпрежде всеговыделялисьАСУ разныхуровней системыуправления- для уровняпредприятийи организаций,отраслевые,республиканскиеи региональныеи общегосударственнаяавтоматизированнаясистема Аналогичнона уровнепредприятий,и особенносоздаваемыхв 70-е гг. научно-производственныхобъединений(НПО), в структуреАСУП (или интегрированныхАСУ объединений)выделялисьуровни (страты)- АСУ объединения,АСУ предприятийи организаций(научно-исследовательскихинститутов,конструкторскихбюро), входящихв НПО, АСУ производств,комплексовцехов, АСУ цехови участков. Науровне цехови участков АСУвначале разделялисьна АСУ технологическимипроцессами,АСУ техническойи технологическойподготовкипроизводства, АСУ организациейпроизводства.

Работы посозданиюцентрализованныхобщегосударственныхАСУ и АСНТИбыли приостановленыв связи с преобразованиями19-91 гг. Однако,при переходек рыночнойэкономике, кправовомугосударствувозрастаетроль еще одноговажного видаинформации- нормативно-правовойи нормативно-методической,регламентирующейдеятельностьпредприятийпри предоставленииим большейсамостоятельностии сокращенииорганизационно-распорядительнойдокументации(текущих приказови распоряжений,ревизующихкомандно-административныеметоды управления).

В дальнейшем,по мере развитияпредприятийи их АСУ, особеннов условияхпредоставлениябольшей самостоятельностипроизводствами цехам и перераспределениюуправленческихфункций междуадминистрациейпредприятияи руководителямипроизводстви цехов, такжестало болееудобным представлятьструктуру АСУв виде многоуровневой,стратифицированной.РазделениеАСУ на функциональнуюи обеспечивающуючасти, а последней- на информационноеобеспечение,техническое,организационное,программноеи другие видыобеспечения- позволилопривлечь дляуточнениясоответствующихвидов обеспеченияспециалистовв этих областях.Такой подходк организацииразработокАСУ помог справитьсясо сложностьюсистемы и ускоритьразработкуАСУ путемпараллельногопроведенияработ по анализуи выбору структурыотдельных видовобеспечения.Однако, еслиразрабатыватьотдельныепроекты, топосле разработкивозникаетдостаточносложная задачаих согласования,взаимоувязкипринятыхструктур этихвидов обеспечения,критериев,учитываемыхпри их разработкеи. Поэтому наопределенномэтапе развитияработ по созданиюАСУ был дажесформулированспециальныйпринцип –единстваинформационногообеспечения,техническогои программного,как основныхвидов обеспечения.

В настоящеевремя существуетогромное количествоготовых программныхпродуктов.Поэтому, нетнеобходимостипри созданиина предприятииавтоматизированнойсистемы заниматьсясамостоятельнойразработкойпрграммногообеспечения.

Оценкаэффективностиинформационныхресурсов.

Примногообразиивидов и форминформационныхресурсов проблемаих оценкикажется практическинеразрешимой.

Действительно,как сопоставлятьразличные видыинформации?Какой информациейнеобходимообеспечиватьруководителей,управленческихработников,научных работников,конструкторов,технологови других сотрудниковпредприятия?Как определить,хранение ипоиск какойинформацииважнее автоматизироватьв первую очередь?Как вообщеопределитьэффективностьиспользованияинформационныхресурсов?

Увеличениеобъемов производства,частоты обновленияноменклатурывыпускаемойпродукции итехнологий;усложнениеуправлениябыстро развивающимисярегионами,производственнымисистемами,непромышленнойсферой привелик увеличениюи усложнениюинформационныхпотоков. В этихусловиях сталонеобходимымоцениватьзатраты наинформационныересурсы, определятьих вклад вэффективностьфункционированияпроизводственных,образовательныхи других систем.В различныхнауках об информациипредпринималисьпопытки ееизмерения. Дляоценки удовлетворенияинформационныхпотребностейв теории научно-техническойинформациивведены мерырелевантностии пертинентности. Под релевантностьюпонимаетсясоответствиевыдачи запросу; под пертинентностью- соответствиевыдачи потребностямпользователя.На практикепри оценкезначимостиинформационныхмассивовавтоматизированныхсистем управленияпользуютсяиногда такимикосвеннымиоценками, какчастота обращенияк массиву, числоподготавливаемыхна его основедокументов,число обслуживаемыхподразделений,объем массивови т. п. косвеннымиколичественнымихарактеристиками.

Для решениячастных задачрассмотренныеспособы оценкиинформациидают иногдавполне удовлетворительныерезультаты.Однако в случаеоценки всейсовокупностиинформационныхресурсовжелательноиметь возможностьсравниватьразличные видыинформации,получать еслине единую меру,то хотя бысопоставимыеоценки полезностиразличныхинформационныхресурсов дляпроизводственнойили иной системы,с тем чтобыраспределятьсредства наинформационноеобеспечениеболее рационально.Применить дляоценки эффективностиинформационныхресурсовтрадиционнуюстоимостнуюмеру практическинереально.Можно, конечно,оценить экономическуюэффективностьи срок окупаемостиавтоматизациихранения ипоиска отдельныхвидов информационногообеспечения.Однако на основеэтих оценокнельзя судитьо значимостиинформациидля совершенствованияпроизводстваили системыорганизационногоуправления,о полезностиинформациидля научныхисследований,проектногорешения.

Опираясьна основнуюидею применениясистемныхпредставленийпри организациисложных экспертизможно поставитьзадачу оценкиэффективностиинформационныхресурсов, какзадачу оценкистепени ихвлияния нареализациюцепей системы.При такой постановкезадачи нужнорешить двепроблемы:

1. сформироватьструктуруцелей (основныхнаправленийразвития) системы,определяющихее деятельностьв соответствующийпериод сyщecтвoвaния;

2. выбрать подходк оценке степенивлияния информациина достижениецелей.

Для обеспеченияполноты анализадеятельностипредприятия(организации)при формированииструктуры целейследует применятьметодикиструктуризациицелей и функций,выбор которыхопределяетсяпредварительноразработаннойконцепциейего развития.Для оценкистепени целесоответствияможно использоватьвероятностнуюмеру, т. е. оцениватьвероятностьтого, что данныйинформационныйресурс будетиспользованпри достиженииподцели. Такиеоценки можнополучать, какоценки относительнойважности,относительноговклада информационногоресурса в реализациюсоответствующейподцели, однакопри этом возникаетпроблема, связаннаяс тем, что однаи та же информацияможет влиятьне на одну подцель.

Можно использоватьинформационнуюмеру степенивлияния ресурсана реализациюподцелей, котораяпозволяетучесть не тольковероятностьдостиженияподцели p,но и вероятностьq того, чтоданная информациябудет использованалицом, принимающимрешение, приреализацииподцели:

H = - q*log(1-p)

Оценка информационногопотенциалаH удобнееоценок относительнойважности: ихможно суммировать;можно учестьне только p нои q; понятиеинформационногопотенциалалучше воспринимаетсяуправленческимиработниками.

В реальныхусловиях могутбыть использованыболее сложныеспособы. Например,применитьстратифицированноерасчленение.Его суть состоитв том, что выделяютчетыре уровняразработки,реализациии оценки информационнойсистемы: эффективностьтехническая,эффективностьэкономическая,социальнаяи функциональная.Затем выбираюткритерии оценкипо каждомууровню, далеев соответствиис критериямипроводят оценкуданной системы,применяя различныематематическиеметоды илиметоды экспертныхоценок.

Понятиеинформации.Информациякак ресурс.Классификацияинформации.

Основнымипонятиями,используемымив теории информационныхсистем и автоматизированныхсистем информации,являются: информация,система,информационно-поисковаясистема, автоматизированнаясистема управления,автоматизированноерабочее место.

Информация- (от лат. Informatio– разъяснение,изложение)первоначально– сведения,передаваемыелюдьми устным,письменнымили другимспособом ; ссередины 20-говека – общенаучноепонятие, включающееобмен сведениямимежду людьми,человеком иавтоматом,автоматом иавтоматом.*

Система– группа (множество)определённымобразом упорядоченныхи взаимосвязанныхэлементов,обладающихустойчивымединством,внутреннейцелостностью,автономностьюсуществованияво внешнейсреде.**

Информационно-поисковаясистема (ИПС)– совокупностьсредств дляхранения, поискаи выдачи позапросу нужнойинформации,поиск (размещение)информациив ИПС осуществляетсявручную илис помощью ЭВМпо определённымправилам и всоответствиис принятыминформационнымязыком.***

Автоматизированнаясистема управленияАСУ – совокупностьматематическихметодов, техническихсредств (ЭВМ,средства связи)и организационныхкомплексов,обеспечивающихрациональноеуправлениесложным объектом(процессом) всоответствиис заданнойцелью.****

Автоматизированноерабочее местоАРМ – рабочееместо оператора,диспетчера,конструктора,технолога,оснащенноесредствамивычислительнойтехники дляавтоматизациипроцесса переработкии отображенияинформации,необходимойдля выполненияпроизводственногозадания.*****

В последнеевремя возрослароль информации,используемойна предприятиях,в различныхорганизациях.Можно сказать,что она являетсяодним из ресурсов,используемыхв деятельностипредприятия.Однако информационныересурсы отличаютсяпо своим свойствамот ресурсовв традиционномпонятии (материальных,энергетических,технологических).

*,**,***,***,*****- БольшойЭнциклопедическийСловарь (М.«Советскаяэнциклопедия»1992 г.).

Основнаяхарактеристикаресурсов- их потенциальнаяэффективность.Потенциальнаяэффективностьминеральныхресурсов, сырьяуменьшаетсяпо мере ихиспользования.В случае возобновляемыхресурсов ихпотенциальнаяэффективностьможет восстанавливаться,но для этоготребуетсяопределенный(часто значительный)период. Потенциальнаяэффективностьискусственносоздаваемыхтехническихсредств, в томчисле оборудования,также имеетпредел, определяемыйих сроком службы,и исчезаетпосле списаниястанка илидругого техническогосредства. Иначеобстоит делос информационнымиресурсами: ихпотенциальнаяэффективностьне исчезаетпосле не толькооднократного,но и многократногоиспользованияодной и той жеинформации(уменьшениеэффективностиможет бытьсвязано толькос устареваниеминформации).Более того,принципиальнойособенностьюинформацииявляется еетиражируемость.Иногда говорят,правда, и отиражируемостистанка, но вэтом случаеречь идет отиражируемостиконструкциистанка, идеи,т. е. информации,а на созданиекаждого экземплярастанка одногои того же типаснова нужнозатратить труд.В то время какпри тиражированииинформациитруд умственныйна ее созданиебольше не тратится,а труд, затрачиваемыйна размножениеинформации,незначителени им, как правило,можно пренебречьпри оценкеэффективностииспользованияинформации.

Таким образом,если учестьтиражируемостьн многократностьиспользования,то информацияв принципеможет иметьпрактическинеубывающуюпотенциальнуюэффективность.Другой вопрос- фактическиреализуемаяэффективность.В случае материальныхресурсов ееможно оценитькоэффициентомиспользованияматериалов,сырья, электроэнергиии т. п., коэффициентом'полезногодействия оборудованияи др. техническихсредств. Приоценке жеэффективностииспользованияинформацииследует иметьв виду ещеодну ее принципиальнуюособенность:информациястановитсяинформациейтолько в случае,когда естьисточник. переносчик(в т. ч. передатчик,носитель) иприемник(потребитель),который долженхотеть воспринятьинформациюи быть способнымее понять ииспользовать.

Иными словами,создаваемыеинформационныемассивы толькотогда становятсядействительноинформацией,а соответственнои информационнымиресурсами,когда они "находят"своего пользователя,которомупредставляетсяинформацияименно в товремя, когдаона ему нужнадля принятияконструкторских,технологическихили управленческихрешений.

Виды информационныхресурсов иособенностиих использованияв различныхсферах деятельностиеще недостаточноизучены. Свойстваинформациикак ресурсапо-разномупроявляютсяв зависимостиот ее характера,источника,формы. Поэтомунеобходимкомплексный(системный)анализ информационныхресурсов, с темчтобы научитьсяоцениватьвозможностиих более эффективногоиспользования.

В настоящеевремя в обществециркулируютразнообразныепотоки разнойпо характеруинформации.Более глубокоих начали изучатьв 60-е - 70-е гг.в связи с созданиемавтоматизированныхсистем, которыесоздавалисьпараллельнодля разных сфердеятельностипредприятий,организаций,отраслей, регионов.Однако по мереразвитияавтоматизированныхсистем начинаетвсе большепроявлятьсяих взаимноевлияние ивзаимодействиеразличныхсфер информационногообеспечения,и в настоящеевремя начинаетвсе большепониматьсянеобходимостьформированияединой информационнойсферы, в которойинформациюнеобходимоклассифицироватьпо разным признакам.Например,информационнаясфера предприятия(организации)должна включатьв себя весьспектр различныхвидов информации,отображающейсостояние ифункционированиесоответствующихвидов деятельностипредприятия.

Разнымиисследователямипредлагалисьразличныеспособы классификацииинформационногообеспечения.

Так с точкизрения взаимодействияпредприятия(организации)с окружающейсредой всюинформацию(в основномдокументальную)принято делитьна входящуюи исходящую.

В зависимостиот сроков храненияразличаютпостоянную,условно-постоянную(иногда обновляемую)и переменную(регулярноизменяющуюся).

Разделяютинформациюи по уровнямуправления: заводская,внутризаводская,цеховая, внутрицеховая.

По характерудеятельности: конструкторско-технологическая.бухгалтерская,учётно-отчётная,плановая,маркетинговая,кадровая,производственная.

В автоматизированныхсистемахинформационноеобеспечениеделят на машинное(в памяти ЭВМ)и внемашинное.

Эти классификациив различныхсочетанияхиспользуютсяпри индексированииразличныхдокументов:писем, приказов,инструкцийи других документов,используемыхпредприятиямии организациямив своей практическойдеятельности.

Практическийпример.

Приложение.

На фирме работаюттри человека:Генеральныйдиректор,Коммерческийдиректор, бухгалтер.Два направлениядеятельности:оптовая торговлядиетическимипродуктами,оптовая торговлякондитерскимиизделиями.Существуетнеограниченныйдоступ в Internet.У каждого сотрудникасвой персональныйкомпьютер.Бухгалтерияведётся с помощьюспециализированныхкомпьютерныхпрограмм и еёведение полностьюавтоматизировано.Поиск поставщикови покупателейведётся черезвсемирнуюкомпьютернуюсеть Internet.Связь с нимиосуществляетсячастично такжечерез Internet, частично сиспользованиемобычных средствсвязи (почта,телефон, факс).Рассмотримнескольковариантовпостроениякомпьютернойинформационнойсистемы.

внутренняяинформация.

финансоваяинформация

Г.Д.

маркетинговаяинформация

К.Д.

персональныйкомпьютерГенеральногодиректора

Б.

персональныйкомпьютерКоммерческогодиректора

INT

персональныйкомпьютербухгалтера

выходв Internet

В

Г.Д.

INT

ариант 1.

К.Д.

Б.

В

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

ариант 2.

В

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

ариант 3.

В

Г.Д.

К.Д.

Б.

INT

ариант 4.

Маркетинговаяинформация:данные о клиентахи о поставщиках,сведения опродукции иоб её движении,сроки и размерпоставок изакупок, запросыклиентов, условияпродавцов, атакже другиесведения отоваре, ходепродаж и закупок.Именно этасоставляющаяинформационногопотока наиболеезначительнапо своему объёмуи являетсяосновной приосуществлениидеятельностиданного предприятия.

Финансоваяинформация:сведения офинансовомсостояниипредприятия,оплате счетовпоставщиков,поступленииденег от покупателей,баланс на банковскихсчетах и другиесведения одвижении денежныхсредств фирмы.

Внутренняяинформация:внутренниедокументыфирмы, такиекак: распоряжения,указания, директивы.В связи с малымиразмерамипредприятияобъём даннойинформациинезначителени, в принципе,им можно былобы пренебречь.

В первом вариантедоступ в Internet, следовательно,и доступ кмаркетинговойинформацииимеет толькоГенеральныйдиректор. Такимобразом, именноон осуществляетосновную работус ней. Связьего с бухгалтером,то есть доступк финансовойинформации,проходит черезКоммерческогодиректора.Внутренняяинформациядвигаетсявертикально.

Во второмварианте Генеральныйдиректор связаннапрямую какс коммерческимдиректором,так и с бухгалтером.Он также имеетдоступ в Internet.Это означает,что он имеетпрямой доступк любой маркетинговой,внутреннейили финансовойинформации.

При третьемварианте схемавзаимосвязимежду работникамифирмы повторяетвторой вариант,но доступ вInternet естьтолько у Коммерческогодиректора.

В четвёртомварианте всетри компьютерасоединены междусобой. Выходв Internet естьи у Генеральногои у Коммерческогодиректоров.

Сравниваямежду собойданные варианты,следует отметить,что в первомиз них основнуюработу с маркетинговойинформациейпроводит Генеральныйдиректор. В тоже время егодоступ к финансовойинформацииограничен, таккак происходитне напрямую,а через Коммерческогодиректора.Таким образом,у данной системыимеются следующиенедостатки:

1. черезмернаязагруженностьГенеральногодиректора,поскольку емуприходитсявести самомуработу по обоимвидам деятельностифирмы,

2. недостаточнаясамостоятельностьКоммерческогодиректора инедостатоку него маркетинговойинформации,

3. усложнениепрохода финансовойинформацииот бухгалтериик непосредственномуруководителюфирмы.

Подобноепостроениесистемы имелобы смысл, еслибы Генеральныйдиректор могсамостоятельновести все дела.Но тогда постКоммерческогодиректора ненужен.

При второмварианте Коммерческийдиректор нетолько не имеетдостаточноймаркетинговойинформации,но и финансовойтакже. Здесь,как и в первомварианте, егопост не функционалени может бытьлегко устранён,без потерь дляфункционирования предприятия.

В третьейсистеме Коммерческийдиректорсосредотачиваетна себе всюработу с маркетинговойинформацией,а Генеральный– с финансовой.Такая структуравполне приемлема,если объёмыторговогооборота позволяютодному человекувести два направлениядеятельности.Если же он одинне справится,то встанетвопрос о расширенииштата работников.

В четвёртомварианте игенеральныйи коммерческийдиректора имеютпрямой доступк любой информации,что даёт имвозможностьразделить сферыдеятельностии каждомусосредоточитьсяна одном видедеятельности.

Из сравнениявидно, что наиболееоптимальнымвариантоминформационнойсистемы являетсячетвёртыйвариант. Здесьнаиболее оптимальнорасположеныинформационныепотоки, чтопозволяетрациональновести деятельностьфирмы.

Построениеавтоматизированнойинформационнойсистемы.

Автоматизированнуюсистему информацииможно рассматриватьс двух точекзрения:

1. как сеть информационныхслужб (главныйинформационно-вычислительныйцентр, локальныевычислительныецентры производств,цехов и другихподразделений,автоматизированныерабочие местаи другие составляющие)с размещеннымив ней массивамихранения информации,документами,техническимисредствамирегистрации,хранения, передачи,обработки,представленияинформации,программнымобеспечением,методическимобеспечением(инструкциямидля пользователей,положениямио подразделениях)и другими видамиобеспечения;

2. как потокиразличнойинформации,циркулирующиевнутри организации,которые необходимоструктурировать,отсортироватьи оптимизировать.

Еслиговорить осистеме информации,как о сетиинформационныхслужб, то приеё формированиивыделяют дваосновных этапа:

1.Формированиемодели, отображающейвозможныеварианты прохожденияинформации

2. Оценкамодели и выборнаилучшеговарианта путипрохожденияинформации.

Приэтом используютметодику системногоанализа.

Этидва этапа содержатопределённыеподэтапы.

Этап1.Формированиемодели, отображающейвозможныевариантыпрохожденияинформациив автоматизированнойинформационнойсистеме.

1.1.Отграничениесистемы отсреды("перечисление"элементовсистемы).

Подэтап можетвыполнятьсяс применениемметода "мозговойатаки", а в реальныхусловиях- методов типакомиссий, семинаровили других формколлективногообсуждения,в результатекоторого определяетсянекоторыйперечень элементовбудущей системы.B составтаких комиссийдолжны входить разработчикии будущиепользователиАИС.

1.2.Объединениеэлементов вгруппы.

Сложнуюреальнуюразвивающуюсясистему невозможно"перечислить"полностью.Следует набравнекотороемножествоэлементов,попытатьсяобъединитьих в группы,найти мерысходства, "близости"и предложитьспособ ихобъединения.

Этот подэтапможно трактоватькак образованиеиз элементовисходногомножестванекоторыхподмножествпутем переходаот перечислениясходных покакому-то признакуэлементов кназваниюхарактеристическогосвойства этогоподмножества.В результатев приводимомпримере могутбыть образованыподмножестваэлементов посоответствующимвидам обеспечения.

1.3.Формированиеиз элементовподмножествновых множеств,состоящих из"пар", "троек","п-ок" элементовисходныхподмножеств.

Что можно делатьс полученнымновыми множествами"пар" и "троек”?Иногда в задачахмоделированияна этом этапеможно получитьновый результат,который подсказываетпуть дальнейшегоанализа

1.4.Содержательныйанализ полученныхрезультатови поиск новыхпутей развитиямодели.

Для проведениясодержательногоанализа следуетвозвратитьсяк системнымпредставлениями использоватьструктуризациюв форме иерархическойструктуры.

Такое представлениепомогает распределитьработу междусоответствующимиспециалистами,а затем найтидальнейшийпуть развитиямодели на основесодержательногоанализа сутиполученных"пар" и "троек"с точки зренияобеспечениянаиболее эффективнойреализациизадач, поставленныхперед системой.

1.5. Разработкаязыка моделирования.

Данный этапможно представитьследующимобразом:

- разработкасловаря языкамоделирования;

- разработкаграмматики(или несколькихграмматик, чтозависит отчисла уровнеймодели и различииправил).

Этап2.Оценка моделии выбор наилучшеговарианта.

2.1. Выборспособа оценкимоделей.

2.2.Выбор критериевоценки моделей.

Могут бытьприняты такиеоценки, какоперативность(время), достоверность(вероятностьсбоя при передачеинформации,ошибок при ееобработке),трудоемкость,затраты навнедрение,эксплуатационныерасходы, срокивнедрения,скоростьзаполненияформ или вводаинформации.

2.3. Оценкамоделей.

Способ оценкимодели на уровневариантовэкспертный;для экспертногооцениваниямогут бытьвыделены сферыкомпетентностии привлеченысоответствующиеспециалисты,знающие особенностиконкретныхтехническихсредств; крометого, могутбыть проведеныэксперименты.

2.4. Выбор наилучшеговарианта.

В реальныхусловиях необязательнопроходить всеподэтапы. Во-первых,существуетмножестворазнообразных готовых программ.Во-вторых, наработанбольшой опытв организацииинформационныхсистем, поэтому,используя егоможно создаватьсистемы поаналогии.

Если рассматриватьсистему информации,как сеть информационныхпотоков, еёможно условноразделить натри основныечасти: финансоваяинформация,маркетинговаяи внутренняяинформация.

Для каждойсоставляющейдопустимыразличные типыпостроения,которые могутсостыковыватьсядруг с другом.

Финансоваяинформация.

Для построениясистемы финансовойинформациинеобходимаследующаяинформация:

1. Финансовоеположениепредприятияна каждый день— информация,необходимаядля управления:остаток средствна счетах,кредиторскаяи дебиторскаязадолженности,средства втоварных запасах,финансовыепоказатели— оборачиваемостькапитала,ликвидности.

2. Для определенияреальнойэффективностидеятельностиподразделений- отнесениезатрат по местуих возникновения.Величинараспределенныхзатрат несравниваетсянапрямую сприбыльностьюподразделений,т.к. поступлениесредств идетв основномчерез службусбыта, однакознание структурызатрат позволяетих оптимизировать.Иногда впервыевыполняемая"привязка"дает неожиданнуюдля руководствакартину, обнаруживаетположениедел, далекоеот ожидаемого.

Здесь важнане только точность,продоставляемыхданных, но искорость ихполучения вслучае необходимости.Возможен компромиссмежду точностьюданных и скоростьюих интерпретации.Для управлениячасто важнеескорость: устаревшиена неделю данные,пусть и оченьточные, означаютзапаздываниеуправляющеговоздействияна ту же неделю.

Кроме того,необходимоопределитьобъем нужнойинформациии требованияк ее обработке.Как правило,подготовкаинформацииневозможнабез примененияавтоматизациии требует затратзначительныхусилий, сопоставимыхс ведениембаланса. Приналичиифинансово-экономическойслужбы подготовкаможет бытьраспределенаследующимобразом: разработкаи контрольвыполнения— финансовыйдиректор; разнесениезатрат —экономист; вводданных —бухгалтерия.Отсутствиеразвитогофинансовогоподразделениязаставляетиспользоватьдля всех задачбухгалтерию,что проблематично,т.к. принципыбухучета значительноотличаютсяот принциповпостановкиуправленческойфинансовойинформациии противоречатвсему предыдущемуопыту бухгалтеров.

Эффективностьиспользованияфинансовойинформациизначительноповышается,если управлениена ее основераспределеногоризонтально,между основнымиподразделениями.(Приложениесхема 1.)

Маркетинговаяинформация.

Информацияоб участниках рынка —поставщиках,покупателяхи конкурентах— в томилиином объемеиспользуетсяпредприятиемвсегда. Дажепри, отсутствииподразделениямаркетинга,негативномотношении кмаркетингу,предприятиетак или иначевынужденособирать информациюдля своегофункционирования.Наиболеевостребованнойявляется информацияо конкурентахи поставщиках:цены и условияпоставки. Режевсего собираетсяи анализируетсяинформацияо покупателях.

Полнаясистема маркетинговойинформациивключает всебя сведенияо предприятии,микросреде(собственнорынке), макросреде(экономике,культуре, политике,ресурсах, технологиив областях,интересующихпредприятие).

Построениестратегий вбольшой степениосновано напредпочтенияхконечныхпотребителей,но тактическиецели могут бытьдостигнутычерез постояннуюреализацию.Она, в свою очередь,зависит отпредпочтенийтех, кто платитденьги. Информацияо покупателяхструктурируетсяна предприятиив отделе сбыта.Торговые агентыи продавцыпостоянновыслушиваютпросьбы, рекомендациии претензиипокупателей.Значительнаячасть информацииздесь и теряется,т.к. агент илипродавец редкомогут использоватьее в собственнойработе. Существенная,по мнению продавца,информацияпередается"выше", где ужеменеджер фильтруетее и ненужнуюотсеивает.Далее оченьизменившийсяинформационныйпоток достигаетруководствасбыта, где сноваотсеиваетсяинформация,которую сбытиспользоватьне компетентен.Руководствупредприятияпопадаетдистиллированныйинформационныйручеек, из которогоневозможноизвлечь пользы.Такая системапостроенияназываетсяВертикальной(Приложениесхема 2.).

Обратнаясвязь (реакцияна информацию)при вертикальнойорганизацииинформационныхпотоков оченьмала. На практикеэто означаетсамостоятельноепринятие агентамии продавцамирешений, выходящихза их компетенцию.Накопленияинформациине происходит.

Горизонтальнаяинформационнаясистема (Приложениесхема 3.) предусматриваетадресноераспределениеинформациипо мере еепоступления.Агенты и продавцыадресуют информациюподразделениям,способным ееиспользовать.Преимуществагоризонтальнойсистемы: болееполное использованиеинформациии сокращениесроков принятиярешений. Недостатки:агенты и продавцысамостоятельнорешают, комуи какая информацияможет потребоваться;адекватнаяреакция наинформациюне стимулируется,т.е. как для агентапередача информациизаинтересованнойслужбе являетсяфакультативнойнагрузкой, таки для заинтересованнойслужбы не обязателенответ агенту;накопленияинформациине происходит.Регламентироватьпроцедуруинформационногообмена нецелесообразно.

Централизованнаяинформационнаясистема (Приложениесхема 4.) предусматриваеторганизациюинформационногоцентра, в которыйинформациястекается вполном объемеи где накапливается.Пассивныйинформационныйцентр строитсяна базе компьютернойавтоматизированнойсистемы, в которуюинформацияпостояннозаносится ииз которойраспределяетсяпо запросамсоответствующихслужб. Главныйнедостатокпассивногоцентра —отсутствиеобратной связии стимулированиииспользованияинформации.Процедуруинформационногообмена ужеможно регламентировать,однако автоматическогоподдержанияего качестване происходит.

Активнаяцентрализованнаяинформационнаясистема выполняеттакже функциюмаркетинга:контролирует,анализируети распределяетинформацию.Процедураинформационногообмена регламентируется.Информацияиспользуетсянаиболее полнои эффективно.Накоплениеинформациисущественнооблегчает поискновых рыночныхвозможностейпредприятиемпо мере егоразвития. Кнедостаткамсистемы можноотнести высокуюстоимость ееэксплуатации.

Выбортой или инойсистемы предприятиемопределяетсяспецификойпоследнего.Для предприятияс ограниченнымиресурсами,ориентированногона работу содним и тем жесегментомрынка, достаточнавертикальнаяинформационнаясистема. Еслиперсонал предприятияобразует сплоченнуюкоманду, можетбыть достаточноэффективнагоризонтальнаясистема.Централизованнаясистема необходимапредприятию,увеличивающемудолю рынка,применяющемудиверсификациюили другуюстратегиюинтенсивногоразвития.

Обязанностипо определениюобъема, качестваи периодичностисбора информациивозлагаютсяна подразделениемаркетинга(если оно существуетна предприятии)или на высшееруководство.Контрольиспользованияинформациипроизводитсяслужбами маркетингаили сбыта. Построениеинформационнойсистемы в наибольшейстепени естьфункция маркетингаи при отсутствиипоследней напредприятиидолжно выполнятьсяруководствомпредприятия.

Внутренняяинформация.

Организациивнутреннейинформациипредприятияобычно уделяютмало внимания,отдавая приоритетфинансовойи маркетинговой.Между тем системараспространениявнутреннейинформациив значительнойстепени влияетна качествовзаимодействиямежду подразделениямипредприятия,способствуетили препятствуетразвитию предприятия.

Наиболееважны такиеаспекты внутреннейинформации,как адекватноедоведение докаждого работникапредприятиястратегическихи тактическихзадач и решенийруководства(т.е. прохождениеинформации"вниз") и доведениедо руководствасоответствующихуровней претензийи предложенийпо совершенствованиютехнологийвзаимодействияструктур (т.е.прохождениеинформации"вверх").

Прохождениеинформации"вниз" удобноорганизоватьчерез проведениерегулярныхсовещаний и"оперативок"на уровнеруководителейподразделенийи в подразделениях.На "оперативках"формулируютсязадания дляперсонала,разъясняется,какие именнопроблемы будутрешаться ипочему именноэтим способом.Это позволяетполучить большуюотдачу отработников,во-первых, потомучто исключаетсявозможностьошибки из-заневерно понятогозадания и,во-вторых,потому чтоформируетсямотивация— повышаетсязначимостьзадания. Дополнительнуюпользу могутпринести предложенияработниковпо более эффективномурешению поставленныхпроблем.

В отдельныхслучаях руководствосознательноидет на ограничениевнутреннейинформациииз соображенийсекретности.В подавляющембольшинствеслучаев, предприятиеот этого большетеряет, чемвыигрывает,т.к., во-первых,при желанииинформациявсе равно будетполученаконкурентами,во-вторых,рассогласованиев представленияхперсонала оцелях стратегиии тактике предприятияспособно принестибольшее вреда,чем три конкурентасразу.

Прохождениеинформации"вверх" (по сути— обратнаясвязь) позволяетвыявлять возникающиепроблемы вфункционированиипредприятияна ранней стадиии соответственноэффективнорешать их. Частичнообратную связьобеспечивают"оперативки"и совещания,на которыхперсоналомвысказываютсяпредложения.Возможно еестимулированиевведениемприемных часоввысшего руководствараз в неделюили в две. Реальнопрохождениеинформации"вверх" стимулируетее востребованность:если по предложениямперсоналапринимаютсясоответствующиерешения, претворяемыев жизнь, еслипредусмотреноматериальноеили моральноепоощрение заиспользованныепредложения,то обратнаясвязь функционируети обеспечиваетвсю полнотуинформации.Если же предложенияоткладываются"под сукно",их число быстроуменьшаетсядо минимумаи для восстановлениясистемы приходитсяприлагатьзначительныеусилия.

Приорганизациисистемы внутреннейинформациинеобходиморассмотретьтакие вопросыкак делегированиеполномочий.Вывод всейполноты информациина высший уровеньруководстванецелесообразен.Таким образом,решения попредложениямперсоналадолжны приниматьсяна соответствующихуровнях, тоесть, если менеджеркомпетентенв вопросе агента,ему необходимосамостоятельнопринять решениепо вопросу,если проблемавыявлена науровне взаимодействияподразделений,решение по нейпринимаетсяруководителямиподразделений

Содержание.

1. Введение.

2. Теоретическаячасть.

Понятие информации.Особенностиинформациикак ресурса;

её классификация.

История развитияАвтоматизированныхИнформационныхСистем.

Оценка эффективностиинформационныхресурсов.

Этапы проектированияструктурыинформационнойсистемы.

3. Практическийпример.

Приложение.

Список использованнойлитературы.

Списокиспользованнойлитературы.

Волкова,Денисов «Основытеории системи системногоанализа». С-Пб.:ИздательствоСПбГТУ, 2000г.

Гольц Г. «Рабочиестанции иинформационныесети». М.: Машиностроение,1998г.

Исаенко А.Н.«Маркетинговоеконсультирование» М.: Дело, 1997г.

Руководствопредприятием

Прироствсего капиталаза

В

ысшийуровень любойпериод времени.

Эффективностьработы всего

капитала.

Руководителиподразделений

Уровень Эффективностьработы

п

Менеджеры

одразделенийкапиталасоответствующего

подразделения.

Схема1. Управленческаяфинансоваяинформация.

Высшее руководство

Руководительсбыта

Подразделенияпредприятия

Менеджер

Агент

Схема2. Вертикальнаясистема информации.

Высшее руководство

Подразделенияпредприятия

Руководительсбыта

Менеджер

Агент

Схема3. Горизонтальнаясистема информации.

Высшее руководство

Руководительсбыта

Менеджер

Агент

Подразделенияпредприятия

Схема4. Централизованнаяинформационнаясистема.

МинистерствоОбщего и ПрофессиональногоОбразованияРоссийскойФедерации.

ВысшаяАдминистративнаяШкола приПравительствеСанкт-Петербурга.

ФакультетМенеджмента.

Курсоваяработа по дисциплинеИсследованиеСистем Управленияна тему: «Исследованиеинформационнойсистемы предприятия».

Выполнил:студентка 251гр. Ф/м

Домнина Ю. М.

Проверил:

Санкт-Петербург2001 г.