Содержание:
Введение…………………………………………………………………стр.3
Глава 1. Информационные службы на предприятиях………………..стр.4
1.1. История создания информационных служб на предприятиях….стр.4
1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние…...стр.7
Глава 2. Принципы работы информационной службы……………….стр.13
2.1. Функции и задачи информационной службы .………………...стр.13
2.2. Структура информационной службы…………………………..стр.16
Глава 3. Методы работы информационной службы…………………. стр.21
3.1. Информационное обеспечение……………………………………стр.21
3.2. Обработка документов…………………………………………….стр.31
3.3. Экономическая разведка…………………………………………...стр.39
3.4. Конфиденциальность и защита коммерческой информации……стр.48
3.5. Источники информации………………………………………….стр.54
Заключение………………………………………………………………стр.62
Список использованной литературы…………………………………стр.64
Приложения……………………………………………………………...стр.70
Введение
Тема: Информационная служба фирмы.
Актуальность: Эффективное развитие рыночных отношений тесно взаимосвязано с организацией информационных служб на предприятиях, т.к. успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.
Новизна: Существует много работ, посвященных теме: Информационное обеспечение коммерческой деятельности. Следует выделить специалистов, работающих в данной области. Это Бакланов М., Яновский А.М., Шкардун В.Д., Новикова О.А. и другие. Но конкретно по деятельности информационных служб фирмы информация рассеяна по различным источникам.
Цель: Комплексирование информации об организации и методах работы информационной службы в фирме.
Задачи:
1) Проанализировать литературу по теме
2) рассмотреть историю создания информационных служб на предприятиях
3) рассмотреть принципы, функции и задачи работы информационной службы
4) рассмотреть методы работы информационной службы.
Объект: Информационная служба на предприятиях
Предмет: Функции, задачи и методы работы информационной служб
Методы исследования: анализ специальной литературы.
База исследования: фонды РНБ, Публичной библиотеки имени Маяковского.
I. Информационные службы на предприятиях
1.1. История создания информационных служб на предприятиях
В СССР задачи обеспечения научной и технической информацией решались в рамках созданной в период 1952-1985 годов Государственной системы научной и технической информации (ГСНТИ), которая условно разделялась на систему открытой гражданской информации и систему информации в оборонных отраслях. В связи с распадом Советского Союза ГСНТИ, отражающая характерные для прежнего строя ведомственные структуры управления экономикой, тоже распалась. В рамках ГСНТИ была создана сеть информационных органов, имеющих статус всесоюзных, отраслевых, территориальных, республиканских и низовых на предприятиях (14).
В советское время активно создавались на крупных предприятиях специальные библиотеки или информационные отделы. Они вели многогранную справочно-информационную работу. Информационное обслуживание специалистов осуществлялось на базе укомплектованного книжного фонда. Фонд включал справочный аппарат, состоящий из системы каталогов и картотек. В своей работе информационные службы и технические библиотеки использовали традиционные методы информационного обслуживания. Это обслуживание в системе МБА, режиме «запрос-ответ», в системе ИРИ (избирательное распределение информации) и ДОР, проведение «Дней информации» и «Дней специалиста» (11).
ИРИ включает в себя следующие обязательные элементы: адресную (алфавитную) картотеку абонентов, предметную картотеку информационных запросов, картотеку источников информации, картотеку карт обратной связи, картотеку заказов МБА для удовлетворения абонентов ИРИ запрашиваемыми документами. Преимущество ИРИ – наличие обратной связи. Обеспечение специалистов в режиме ИРИ способствует внедрению на предприятиях новых методов труда, передовой техники и прогрессивных технологий. До доведения информации до цехов были организованы Доски информации, на которых вывешивался список новых поступлений.
Специальные библиотеки при заводах изучали информационные потребности специалистов по следующим группам:
1) руководящий состав завода
2) рядовой состав ИТР
3) рабочие массовых профессий
На основании собранных анкет и выявленных в беседе запросов составляется на год тематика информационного обеспечения ведущих специалистов завода. Основными источниками для обеспечения информационных потребностей специалистов являлись – журналы, издания отраслевых информационных институтов, книги, библиографические пособия.
Большое значение придавалось выставкам, посвященным различным социалистическим соревнованиям. Для выставок библиотеки подбирали литературу, посвященным лучшим людям завода, новаторам, передовикам. На выставках широко представлялись и сами книги в помощь соревнованию, и определенные номера газет и журналов, папки с подобранными по тем или иным проблемам соревнования вырезками из периодических изданий.
Для рабочих проводились Дни информации, где много уделялось вопросам системы подготовки и повышения квалификации рабочих кадров.
Основные направления работы библиотек в советское время:
- пропаганда внутренней и внешней политики КПСС
- целенаправленная помощь в решении социально-экономических и научно-технических задач, стоящих перед производственными коллективами
- пропаганда достижений в области науки, техники, прогрессивной технологии, содействие внедрению передового производственного опыта трудовых починов, развитию технического творчества
- содействие системе профессиональной подготовки и повышению профессионального уровня кадров
- популяризация научно-технических знаний.
Библиотеки работали в тесном содружестве с профсоюзными комитетами (10, 27,29).
Т.о., в советское время информационным обеспечением специалистов занимались специализированные библиотеки и информационные центры на предприятиях. Можно сказать, что информационная инфраструктура была хорошо развита (правда, только в отношении НТИ), однако, в последние годы он был в значительной степени утерян, так как в условиях экономического кризиса отделы информации и научно-технические библиотеки государственных предприятий и учреждений стали первыми кандидатами для ликвидации. Вместе с тем, в последние годы такие службы стали вновь создаваться в рамках коммерческих структур, и некоторые банки и финансовые компании в настоящее время уже имеют весьма мощные собственные информационные службы. Вновь была осознана важность высококачественного информационного обеспечения для успеха во всех сферах деятельности, и во многих западных компаниях появилась должность «управляющий знаниями», он должен выполнять те же работы, что в 60-70-х годах предполагались для советских информационных работников отделов НТИ на предприятиях и организациях. Это говорит о том, что в советское время информационные отделы всегда обеспечивали высокое качество услуг и несли за это ответственность за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации.
1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние.
За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе – своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация». Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде. Таким образом, возникает задача установки некоего «информационного фильтра» на нескольких ветвях информационной «магистрали». Частично данная задача решается за счет наличия в фирме референта. Частичность решения заключается в том, что один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении дополнительных сведений, разнообразном анализе, планировании и прогнозировании здесь не может быть и речи. Кроме этого референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации. В качестве «улучшенных фильтров» выступает информационная служба.
Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих – отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры (18).