Вся классифицированная документация и изделия, поступившие на предприятие и разработанные на нем, принимаются и учитываются руководством среднего звена и секретарем. После регистрации документация передается на рассмотрение руководителю предприятия под расписку.
В Положение о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что закрытые совещания по служебным вопросам проводятся только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей. Особые требования могут распространяться на заседания ученых советов, совещания по рассмотрению результатов НИОКР и финансово-коммерческой деятельности и т.п. На такие мероприятия рекомендуется в обязательном порядке оформлять разрешительные списки и включать в них лишь тех сотрудников предприятия, которые имеют непосредственное отношение к планируемым мероприятиям и участие в которых вызывается служебной необходимостью.
Как уже отмечалось выше, сотрудники других фирм могут участвовать в закрытых совещаниях только с персонального разрешения руководства фирмы. Готовит списки, как правило, ответственный за организацию совещания в контакте с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Список является основанием для организации контроля за допуском на данное совещание. Перед началом совещания присутствующие предупреждаются, что обсуждаемая информация носит закрытый характер и не подлежит распространению за пределы установленной фирмой сферы обращения, и выдает инструкции по порядку ведения записей.
Важно подчеркнуть, что установление на фирме определенного порядка обращения с закрытой информацией и изделиями существенным образом повышает надежность защиты коммерческой тайны, снижает вероятность разглашения, утраты носителей этих сведений.
Для обеспечения сохранности документации предлагается закупить соответствующую мебель, которая позволяет надежно запирать документы. Так же необходимо каждый день, перед уходом, опечатывать шкафы.
Ключи от сейфа и шкафов должны сдаваться службе безопасности под роспись. Так же рекомендуется приобрести специальный тубус для хранения ключей и так же его опечатывать.
Особое внимание следует уделить безопасности компьютерной информации. В ООО «Ласпи» сегодня создано несколько баз данных: клиенты фирмы (с указанием не только их рабочих адресов и телефонов, но и домашних, а также сведений носящих личный характер); база данных, содержащая цены и характеристику поставляемого оборудования; база данных сотрудников организации. Так же в компьютере хранятся различные договора, соглашения и т.п.
В любом случае, попадание этой информации в руки конкурентов крайне нежелательно. Для предотвращения такого развития событий рекомендуется создание паролей для доступа в каждую базу данных (а программные средства позволяют это реализовать). При загрузке компьютера так же рекомендуется ставить двухуровневую защиту (при загрузке BIOS и при загрузке OS Windows’2000, которая не позволяет беспарольный доступ к содержимому винчестера, в отличие от предыдущих версий этой операционной системы). Естественно, пароли так же должны быть доступны только тем сотрудникам фирмы, которые непосредственно работают с этими базами данных (секретарь, руководители, программисты).
В случае возникновения каких-либо проблем, связанных с компьютером и необходимости обращения в постороннюю фирму, необходимо полностью контролировать процесс ремонта техники. Так как именно в такой момент, когда сняты все пароли, когда программист «со стороны» имеет свободный и беспрепятственный доступ к содержимому жесткого диска, возможно изъятие им информации и дальнейшее ее использование в различных целях.
Необходимо постоянно обновлять антивирусные программы с целью препятствования попадания и распространения вирусов в компьютерах.
Рекомендуется приобрести в фирму специальную аппаратуру для уничтожения бумажной информации.
Особое внимание необходимо уделить вопросам приема новых сотрудников на работу. Сегодня во многих организациях практикуется ужесточенный подход к этому процессу, что связано с желанием сохранить информацию внутри фирмы и не дать ей выйти за ее пределы из-за «человеческого фактора».
Если в большинстве случаев прием на работу осуществляется в два этапа (они кратко изложены выше), то здесь предлагается четыре этапа.
1. Беседа с начальником отдела кадров. Начальник отдела кадров знакомится с кандидатом, его резюме, задает вопросы по профессиональной деятельности, делая предварительные пометки. Этот этап носит профессиональный характер. Затем начальник отдела кадров анализирует полученную информацию от кандидатов и передает ее руководителю.
2. Руководить знакомиться с резюме кандидатов и заметками о них начальника отдела кадров, выбирая наиболее подходящих и приглашает к себе на собеседование. Собеседование носит личностный характер и предполагает нестандартные вопросы (например, что человек любит есть, какое у него хобби и т.п.) Таким образом руководитель получает информацию для принятия решения о том, насколько для него подходит этот человек, прогнозирует возможные проблемы, с которыми он может столкнуться при общении с этим кандидатом.
3. Тестирование. Здесь уже определяется уровень интеллекта сотрудника, составляется его психологический портрет на основе различных тестов. Но сначала необходимо определить, каким хотят видеть нового сотрудника его руководитель и коллеги.
4. Служба безопасности. Здесь предлагаются два этапа: а) проверка кандидатов в различных инстанциях (привлекался ли к суду, отбывал ли срок в местах лишения свободы, стоит ли на учете в наркологическом диспансере, соответствуют ли действительности сведения, которые он предоставил о предыдущих местах работы); б) проверка на специальной аппаратуре, которую чаще всего называют «детектором лжи». На втором этапе определяется, насколько сотрудник лоялен к фирме, какие у него реакции на провокационные вопросы (например, что он будет делать, если узнает, что кто-то из его коллег берет документы домой) и т.д.
И только после того, как кандидат прошел все эти четыре стадии, можно принимать решение – брать ли его на работу или нет.
После того, как вынесено положительное решение, сотруднику устанавливается испытательный срок (по законодательству РФ он может варьироваться от 1 месяца до трех, но рекомендуется не меньше 2 месяцев, а лучше 3). В течение испытательного срока руководство и служба безопасности должны присматриваться к новому сотруднику, наблюдать за его деятельностью.
Кроме того, сразу же при приеме на работу необходимо наряду с заключением трудового договора, подписание соглашения о неразглашении коммерческой тайны. Рекомендуемые пункты этого соглашения:
Это не полный перечень того, что может быть включено в соглашение.
Заключение
Сегодня вопрос об организации информационной безопасности волнует организации любого уровня – начиная с крупных корпораций, и заканчивая предпринимателями без образования юридического лица. Конкуренция в современных рыночных отношениях далеко от совершенства и часто ведется не самыми легальными способами. Процветает промышленный шпионаж. Но нередки и случае непреднамеренного распространения информации, относящейся к коммерческой тайне организации. Как правило, здесь играет роль халатность сотрудников, непонимание ими обстановки, иными словами, «человеческий фактор».
В курсовой работе представлен проект управленческого решения по организации информационной безопасности в ООО «Ласпи». Проект затрагивает три основные сферы организации безопасности: 1. документационная сфера (доступ к материалам, представленным на бумажных носителях, с разграничением этого доступа); 2.компьютерная безопасность; 3. безопасность в плане приема на работу новых сотрудников.
Следует учитывать, что хоть данный проект и разработан под конкретную организацию, его положения могут использоваться и для организации безопасности в других фирмах, относящихся к разряду средних.