Изучение системы и процесса управления. Выполнение обязанностей стажера – помощника на должностях организации (стр. 2 из 3)

Д) Секретарь-менеджер находится в офисе компании, это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель; первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель; первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар - чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет документацию, принимает факсимильные сообщения, проверяет электронную почту, оформляет бланки заказов на изделия, составляет наряд - задания и отправляет на производство, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, оформляет (в том числе печатание) и рассылает распределительные документы, письма, телеграммы. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Нужно уметь ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее.

На время прохождения практики, я должна была показать свои способности, а также стремление к получению навыков и специфических знаний и умение использовать их в повседневной работе фирмы.

Специфические знания, которыми я должна обладать к концу своей практики на 100% являются следующими:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы.

Во время прохождения практики я поняла, что специфика и сложность моей работы была связана с тем, что я всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Я находилась в центре внутренних проблем фирмы и ее внешних контактов. Поэтому моя работа в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Особенностью этой работы является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

2.Юридическое обоснование заключения договоров строительных подрядов и список документов, которые использует компания. (Приложение №2)

ООО «Строительная Компания ДЛКМ» является Подрядчиком строительных работ ОАО «ДНПП». На протяжении 5-ти лет на территории ОАО «ДНПП» были произведены следующие виды работ:

- капитальный ремонт основных корпусов предприятия, в которых расположены важные производства – более 70 000 квадратных метров кровельного покрытия;

- капитальный ремонт наружных водосточных систем;

- капитальный ремонт внутренних канализационных систем.

Все вышеперечисленные работы были выполнены с оценкой «хорошо» - и в этом контексте следует отметить Администрацию компании – опытную в данной сфере деятельности, хорошо сбалансированную управленческую команду, у которой имеется опыт работы с передовыми технологиями, отсюда - способность быстро осуществлять технологические и организационные нововведения совместно с Отделом капитального строительства ОАО «ДНПП».

ООО «Строительная Компания ДЛКМ» использует в своей работе квалифицированную рабочую силу, знающих свою специальность начальников участков и прорабов, которые ежеминутно контролируют весь производственный процесс.

В итоге, ОАО «ДНПП» получила надежную и долговечную кровлю.

Администрация ОАО «ДНПП» уверена, что ООО «Строительная Компания ДЛКМ» является безусловным лидером в области устройства и капитального ремонта кровель.

1.4. Политика в сфере труда и социальных отношений

Сложность создания устойчивого работающего коллектива во времена нашего «хаотического» движения к постиндустриальному капитализму заставляет руководителей особо отнестись к вопросам политики в сфере труда и социальных отношений.

Для руководителя всегда было необходимо знать, как побуждать людей работать на организацию. Поведение личности обычно направляется его наиболее сильной в данный момент потребностью.

Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду.

Это заставляет действовать руководителя таким образом, чтобы удовлетворить потребность и проводить сбалансированную политику в сфере труда и социальных отношений.

С учетом классификации Маслоу потребности человека можно упорядочить в следующем виде:

- физиологические (жажда, голод, сон, сексуальные),

- потребность в безопасности,

- социальные потребности (любовь, принадлежность к определенной социальной группе),

- потребность в уважении (самоуважение, успех, статус),

- потребность в самовыражении.

Физиологические потребности и потребность в безопасности - это первичные потребности, которые должны быть удовлетворены прежде, чем потребности более высокого уровня смогут определять поведение. Например, усиление чувства голода ставит потребность в пище на центральное место в поведении человека, отодвигая в сторону другие (например, удовлетворяющие потребности в собственном развитии).

После изучения сферы труда и социальных взаимоотношений в коллективе ООО «Строительная Компания ДЛКМ» особо бы хотелось отметить моменты влияющие на удовлетворенность в работе:

1. Многообразие предъявляемых работой требований к мастерству (самовыражение). На практике речь идет о том, насколько люди могут использовать на работе свои сильные качества, о соответствии требований, предъявляемых работой, и уровня своего мастерства.

2. Ясность содержания задачи и передаваемое ею чувство отождествления с работой (работа как она есть). Если первое место можно считать структурным фактором, то отождествление представляется активизирующим фактором.

3. Представление о значении задачи для организации (ценность, статус). Собственное ощущение важности работы и предположение о том, как другие представляют себе твою работу, образуют в совокупности центральный фактор мотивации.

4. Обратная связь. Положительное или отрицательное подкрепление, успешностью работы, увеличивает удовлетворенность работой. Необходимо отметить, что мнение о работе других само по себе увеличивает мотивацию, в то время как “ ничего - не - говорение ” снижает чувство удовлетворенности.

5. Самодеятельность. Возможность работать самостоятельно, сбалансированность власти и ответственности является пятым фактором, влияющим на удовлетворенность работой. То же самое можно выразить и другими словами: самодисциплина - это цена свободы. Обычно люди готовы заплатить эту цену.

Руководители ООО «Строительная компания ДЛКМ» не гонятся за прибылью. В результате чего, не нарушается баланс интересов всех членов коллектива компании.

В первые дни своего пребывания в компании мне была прочитана вышеизложенная лекция о значимости установления сбалансированной политики в сфере труда и социальных отношений. Также об управлении предприятием, которое базируется на обоснованном применении руководителями управленческих технологий.

1.5. Оценка эффективности управления.

Управленческая технология - это искусство, мастерство и умение осуществлять управленческое для достижения поставленных целей. Управление включает совокупность:

методов и средств сбора и обработки информации, приемов эффективного воздействия на работников, принципов, законов и закономерностей организации и управления, систем контроля.

Существует четыре группы функций управления. Активизирующие направлены на реализацию текущих программ, тормозящие - это дань старым подходам и традициям (они, кстати, играют важную позитивную роль), потенциальные направлены на реализацию стратегических программ, нейтральные - это функции, влияние которых на процесс производства и управления минимален, они важны с социальной стороны производства. Все эти группы функций должны присутствовать в общем наборе функций грамотного руководителя. Но на практике, они активно сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и потенциальные функции, оставляя в основном активизирующие. Но парадокс заключается в том, что оставленный набор активизирующих функций начинает со временем распределяться на перечисленные выше четыре группы. От первоначального объема активизирующих функций остается существенно меньше, что может обернуться серьезной дестабилизацией в работе предприятия.

К современным руководителям относят лиц с «индивидуальным подходом», помогающим подчиненным учиться на собственном опыте и поддерживающих в сотрудниках дух предпринимательства и творчества. Такие руководители успешно решают основные проблемы человеческих отношений, к которым принято относить: умение реагировать на не предсказуемые реакции подчиненных; преодоление информационного «голода» в коллективе; четкую формулировку требований к сотрудникам; установление с ними надежной обратной связи; способность отделить «зерна от плевел», поскольку люди не всегда правильно интерпретируют события и не всегда говорят то, о чем думают.