· Внедрение в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость – результативность.
· Формирование у руководства организации отношения к информации как к ценному организационному ресурсу. Рекомендуют использовать рекламные методы, мероприятия по повышению квалификации и т.д.
· СЛУВИ должна внедрить в каждом подразделении практику составления планов развития ИР.
· Выявление достижений в области информатики и обеспечение их внедрения в информационную деятельность фирмы.
· Организация демонстрации преимуществ централизованного управления ИР.
В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты провели ряд исследований:
- Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.
- Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.
- Структура зависит также от структуры управления организации в целом.
На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.
Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:
1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностей управления всех уровней.
2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.
3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием информации.
4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.
5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче информации.
6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различного уровня.
7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.
8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.
Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач.
Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы.
При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации.
Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.
Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.
В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата. [16]
Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:
- Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-психологического климата;
- Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно обеспечить информационные потребности фирмы;
- Обеспечение подбора квалификационного штата.
Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:
- Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.
Диагностика предполагает:
- Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги. В основном, это те категории людей, неизменным девизом которых является: «Не хочу и не буду!», «Всё хочу, но ничего не могу!»
- Должны быть определены оптимальные способы работы.
- Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника
- Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:
1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.
Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.
2.2. Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента
В управленческой практике информационная система или система информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.
Система имеет свои «минусы»:
· Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
· В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
· На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
· Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.
Выявлены свои «плюсы»:
· Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
· Возможность многократного использования информации.
Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:
1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.
Информационная система состоит из определённых компонентов:
· Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
· Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
· Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
· Каналы циркулирования информации.
Информационная система – человеко-машинная система. Основные её показатели:
- Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);
- Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.
Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам:
Централизованные (например, интегрированная ИС);
Децентрализованные (организационно-функциональные).
Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.