При печатании бланков применяются типографические шрифты размером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 – 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для оформления реквизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.
Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соответствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименование учреждения организации или предприятия". Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях принимается министерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.
Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и вышестоящих организаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономных республик.
При разработки бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.
В реквизите "место составления или издания" сокращение "г." при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и др. не употребляется, например: Москва г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.
Бланки документов должны печататься краской чёрного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.
Изображение Государственного герба России в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "наименование министерства или ведомства" или "наименование учреждения, организации или предприятия".
На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством России, причём воспроизводимое изображение Государственного герба должно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
В качестве эмблемы организаций используют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены "Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)", утвержденным Госкомизобретений в 1973 году. Заменять наименование организации её эмблемой не допускается.
Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование своей организации.
В бланке должны быть указаны наименование министерства (государственного комитета или ведомства), объединения (комбината) и организации, например:
Государственный комитет России по народному образованию
Московский городской комитет по народному образованию
Профессионально-техническое училище №5
Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.
Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное соответствующим правовым актом, например: "Минпромстрой" - вместо "Министерство промышленного строительства" или "Главсибирпромстрой" вместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.
Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланки организации ниже её наименования.
Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.
Заголовок к тексту
Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.
Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.
В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.
В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют потем же правилам, что и заголовки.
Требования к текстам документов
Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положениятабулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.
На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.
Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.
Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.
Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.
Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.
Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.
В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.
При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила: