Затраты, связанные с командировками рассчитываются по известным правилам, но обычно их величина лежит в пределах 20-30 % от общих затрат на исследование.
Седьмой этап - оформление и презентация исследования. Отчет о проведенном исследовании составляется по произвольной форме, однако его структура может формироваться с учетом следующих рекомендаций:
- указатель содержания отчета, что необходимо для облегчения поиска отдельных разделов, включает наиболее значимые этапы исследования;
- реферат включает краткое описание важнейших и базовых результатов. Приводимые выводы и рекомендации подкрепляются извлечениями, фрагментами из таблиц и рисунков. Показываются важнейшие показатели объектов исследования;
- постановка задач и обоснование целей исследования. В этом разделе указываются заказчик исследования, исходная ситуация, основания и цели исследования, время проведения исследования, оценочные показатели и их размерность;
- представление отдельных результатов исследования. В соответствии с указателем содержания осуществляется описание важнейших результатов, рекомендации комментируются в соответствии с методикой исследования. Методические выводы, большие числовые таблицы и схемы используются при необходимости доказательства спорных вопросов, в других случаях их приводят в приложении;
- приложение включает весь исходный и результативный цифровой материал, таблицы, схемы, рисунки, методы исследования, используемые опросные анкеты и средства, статистические таблицы о состоянии объектов исследования, указатель употребляемых сокращений и понятий, список встреч и интервью с респондентами, перечень приложений по вторичному исследованию.
Для эффективной презентации результатов маркетингового исследования уже на стадии его дизайна предусматривается сценарий ее проведения (табл. 2.6.). Как видно, презентация не заканчивается выступлениями, дискуссиями, заключениями. Обязательным является проведение дополнительных мероприятий, которые включают протоколирование участников, подготовку и рассылку благодарственных писем докладчикам и руководителям презентации, подготовку отчета о проведении презентации, определение фактических общих затрат на презентацию и источников их покрытия.
Таблица 6 Схема подготовки и проведения презентации отчета о маркетинговых исследованиях
| Этап |
| Содержание программыУтверждение темы и содержанияУтверждение распорядка заседанияУтверждение плана-графика проведения презентации |
| Место проведения презентацииОценка числа участников, докладчиков, присутствующих, гостей, прессыПомещение (резервирование, подготовка) |
| Докладчики, руководитель презентацииОтбор тематики докладов и докладчиковПриглашенияПолучение согласий от докладчиков и руководителя презентации Публикация информации о докладчиках, руководителях презентации |
| УчастникиПодборПриглашения (с указанием цели презентации, места и времени, с указанием даты уведомления об участии)Получение согласий участников |
| Форма программыПодготовка программы и распорядка проведения презентации с указание устроителя, круга участников, места и времени проведения презентацииИздание программы в нужном количествеУказание об использовании возможных средств сопровождения докладов и выступлений (рисунки, таблицы, фотографии, слайды, фолии, примеры, кейсы и другие). |
| Предварительная информация для руководителя презентации и докладчиковКакая дополнительная информация необходима для руководителя (докладчика)а) техническаяб) организационнаяв) деловые рекомендации |
| Организация и техникаРасположение мест для участников и руководителя (докладчиков) в зале проведения презентацииЧисло рабочих кресел в залеТрибуна (ее оборудование) для выступлений |
| Помещение для презентации и ее техническое оснащениеПроветривание, кондиционирование воздуха, отоплениеОсвещение, система затемненияМикрофон, усилители звука, громкоговорители |
| Система для обеспечения перевода докладов на иностранные языкиМикрофонПроекторы для диафильмов, фольгаВидеомагнитофоныГде находятся розетки для подключения приборов в помещенииУдлинительные кабели, совместимость разъемов, многофункциональные штекерыДоска, губка для доски, вода, мел (белый и цветной), бумагаДоска для крепления чертежей, липкая лента, кнопкиДержатели для навесных наглядных материаловУказка, ламповый указательМатериал для бюроДырокол, держатели бумаг, сшиватели, пишущая и счетная техникаКсероксКлейПрочие материалы |
| Рабочее место участникова) блокнот, карандаш, шариковая ручкаб) программа, приложение к нейв) сшиватель, пластиковая папкаг) нагрудные знаки (badg) с указанием фамилии и имени участникад) настольные указатели участников и руководителей |
| Обслуживающий персоналСтенографСпециалист по демонстрации наглядных материалов |
| УгощениеВо время презентацииОбед, ужин |
| Проведение презентацииОткрытие а) цель и задачи презентацииб) организационные объявленияв) изменения в программеВедение протокола (стенограммы)Представление докладчикова) сведения о докладчикахб) темаОрганизация дискуссий и выступленийЗакрытие презентацииа) обзор, подведение итоговб) решение (проект готовится заранее и раздается участникам), указания, инструкциив) дальнейшие действия |
| Дополнительные мероприятияСведения об участникахПрочий информативный материал об участникахБлагодарственные письма докладчикам и руководителям презентации Подготовка отчета о презентацииОценка общих затрат на презентацию и источников их покрытия по факту |
| Общая оценка, пожелания |