Доставку материалов на склад осуществляет экспедитор на основании доверенности, которую выдает ему бухгалтерия под расписку в журнале учета выданных доверенностей. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает материально ответственному лицу, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Если расхождений между фактически поступившим грузом и сопроводительными документами поставщика нет, то кладовщик выписывает приходный ордер (однострочный или многострочный). В этом случае допускается и бездокументальное оформление поступивших материалов: на документах поставщика (счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных) материально ответственное лицо проставляет штамп, оттиск которого содержит основные реквизиты приходного ордера. При несоответствии показателей сопроводительных документов поставщика фактическому наличию поступивших материалов приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику.
Поступление материалов на склад при внутреннем перемещении материалов (передача со склада на склад, возврат из цехов на склад неиспользованных материалов, сдача отходов производства или отходов от ликвидации основных средств) оформляют накладной на внутреннее перемещение материалов. Накладную выписывают цеха-сдатчики в двух экземплярах: первый – сдающему складу (цеху) для списания материалов, а второй – принимающему складу (цеху) для их оприходования. Подотчетные лица приобретают материалы у других организаций, на рынке или у населения за наличный расчет. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом. В акте указываются содержание хозяйственной операции, дата, место покупки, наименование, количество цены и материалов, а также данные паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. Отпуск материалов на производственные цели (изготовление продукции, выполнение работ, оказание услуг), хозяйственные нужды (содержание зданий, сооружений, выполнение ремонтных работ), реализация на сторону излишних материалов документируются выпиской расходных документов. Для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска отдел маркетинга или плановый отдел выписывают лимитно-заборную карту. Данный документ заполняется в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передают производственному подразделению, второй – складу.
Сверхлимитный отпуск на производство или замена материалов одних видов материалами других видов оформляются сигнальным документом – требованием. При однократном отпуске материалов на хозяйственные нужды применяется требование, которое выписывается цехами, отделами в двух экземплярах: один экземпляр – для цеха, а второй – для склада. При реализации излишних материалов или отпуске их филиалам используется накладная на отпуск материалов на сторону. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывают товарно-транспортную накладную, которая служит основанием для списания материалов у грузоотправителя и расчетов за их перевозку с автотранспортной организацией.
Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами организации создают специализированные склады для хранения материалов, оборудованные стеллажами, полками, шкафами, необходимыми весоизмерительными приборами, мерной тарой. К месту хранения каждого вида материалов прикрепляют ярлык с указанием наименования материала, его номенклатурного номера, марки, сорта, размера, единицы измерения. Все поступившие в организацию материалы числятся за лицами, ответственными за их сохранность. Руководитель организации заключает с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством. Прием на работу, перемещение и увольнение материально ответственных лиц производится руководителем организации при согласии главного бухгалтера. Освобождение заведующего складом от работы разрешается только после сплошной инвентаризации и передачи числящихся за ним материалов другому лицу. Движение материалов отражается в карточках складского учета материалов, которые в начале года открывает бухгалтерия и выдает заведующему складом под расписку в специальном реестре. Заведующий складом заполняет в них реквизиты, характеризующие место хранения материалов в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделителями по каждому субсчету, группе и подгруппе материалов. Начальной записью в карточке является проставление входящего остатка на начало месяца. Последующие записи кладовщик делает
на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи он выводит остаток материалов. В конце месяца в целях контроля кладовщик подсчитывает обороты за месяц по приходу и расходу и выводит остаток на конец месяца. Этот остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции движения материала за текущий месяц. Если выведенный остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом информирует об этом отдел маркетинга и выписывает сигнальную справку об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм запаса.
Учет материалов может вестись и в книгах сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточки складского учета. Бухгалтер обязан не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять на складах проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточке складского учета материалов и подтверждать это своей подписью в карточке. Одновременно с проверкой бухгалтер и материально ответственное лицо осуществляют приемку-передачу первичных документов. Аналитический учет движения материально-производственных запасов. Регистрами аналитического учета являются карточки количественно-суммового учета материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета материалов тем, что учет в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. Данные карточки заполняет бухгалтер, проставляя в них начальное сальдо и отражая движение материалов (приход, расход). Таким образом, в бухгалтерии дублируется складской учет, что является одним из недостатков, присущих количественно-суммовому методу.
По окончании месяца бухгалтер закрывает карточки количественно-суммового учета и переносит итоговые данные каждой карточки аналитические оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях но каждому складу отдельно по синтетическим счетам и субсчетам. Применять количественно-суммовой метод аналитического учета материалов рекомендуется в тех организациях, где количество наименований материалов незначительно. В средних и крупных организациях целесообразно применять
сальдовый, или оперативно-бухгалтерский, метод учета материалов. Его сущность состоит в том, что на складе ведутся карточки складского учета материалов, а в бухгалтерии – ведомость учета остатков материалов на складе (сальдовая книга). Ведомость учета остатков материалов заполняет заведующий складом по данным карточек складского учета, проверенным бухгалтером. Следовательно, проверенные бухгалтером непосредственно на складе в присутствии материально ответственного лица карточки складского учета становятся регистрами оперативно-бухгалтерского учета, а складской учет – составной частью аналитического бухгалтерского учета. Это позволяет организовывать аналитический учет материалов в бухгалтерии не по каждому номенклатурному номеру, а по группам материалов в денежном выражении. Итоговые данные групповой ведомости движения материалов используют для сверки с записями на субсчетах, открытых в Главной книге к синтетическому счету 10 «Материалы». Для взаимосвязи данных складского и бухгалтерского учета при сальдовом методе бухгалтерия ведет ведомость движения материалов
в стоимостном выражении в двух оценках:
1) по фактической себестоимости;
2) в учетных ценах.
Если сальдо по счету 10 на начало (конец) месяца в оценке по учетным ценам, показанное в ведомости движения материалов в стоимостном выражении, совпадает с аналогичным остатком в ведомости учета остатков материалов на складе, то это свидетельствует об отсутствии ошибок и правильности записей в карточках складского учета. Синтетический учет движения материально-производственных запасов. Согласно Плану счетов и ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» организациям предоставлено право выбора одного из двух способов синтетического учета материалов:
1) по фактической себестоимости приобретения (заготовления);
2) по учетным ценам.
При первом способе синтетический учет материалов ведется на счете 10 «Материалы» (или в разрезе субсчетов) в оценке по фактической себестоимости их приобретения (заготовления). Затраты по заготовке и доставке материальных ценностей включают в себя:
• расходы на содержание заготовительно-складского аппарата;
• транспортные расходы по доставке запасов до места их использования (если они не включены в цену на запасы);
• расходы по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с покупкой производственных запасов и относятся к периоду до даты оприходования производственных запасов на складах;