Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет с приложением кассового чека (приложение 5), подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету в том случае, если он содержит следующие реквизиты:
наименование организации-продавца;
номер кассового аппарата;
номер и дату выдачи чека;
стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.
Рассмотрим документирование операций по расчетам с подотчетными лицами при направлении работника в командировку. Направление работников предприятия ОАО «Мелиорация» в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Командировочное удостоверение не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Например, Смотрова Анна Дмитриевна, техник – дефектоскопист, командирована в город Воронеж для получения удостоверения (приложение 6). Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении. В командировочном удостоверении Смотровой А.Д. сделаны отметки о выбытии из г.Липецка 03.09.2007г, прибытие в г.Воронеж 03.09.2007г, выбытие из г. Воронеж 03.09.2007г, прибытие в г.Липецк 03.09.2007г. (приложение 6). Наряду с командировочным удостоверением оформляется приказ, (распоряжение) о направлении работника в командировку. Далее работнику из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на командировочные расходы выдается аванс. В течение трех дней после возвращения работника из командировки он предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет Смотровой А.Д. представлен 04.09.2007г. на сумму 214руб., с приложением билетов (приложение 6). В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:
командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).
Кроме авансового отчета, работник предоставляет краткий отчет о проделанной работе. После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета. Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера. Четко работающий документооборот на предприятии ОАО «Мелиорация» обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности.
2.3 Отражение в учете и отчетности расчетов с подотчетными лицами
На предприятии ОАО «Мелиорация» ежедневно совершается большое количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим планом счетов (приложение 7). Счета в обобщенном виде понимаются как накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчётности.
Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты субсчета:
71.01 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
71.02 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику, получившему денежные средства под отчет. Приказом руководителя организации на ОАО «Мелиорация» установлены правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами, а список лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет в организации нет. В качестве рекомендации разработаем и представим в приложении 8 Приказ со списком лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет в организации ОАО «Мелиорация». На предприятии для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 (приложение 9) и анализ счета 71 (приложение 10). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности. Выдачу наличных денежных средств под отчёт в учёте отражают проводкой:
Дебет 71 - Кредит 50 - на выданную сумму.
Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный ордер выписывается на предприятии на конкретного подотчетного лица или на основании сводной платежной ведомости. Например расходный кассовый ордер № 20 от 16.февраля 20007г. был выписан по ведомости №11 на сумму 40873руб. (приложение 11). Ведомость №11 (приложение 12) на общую сумму 40873руб. выписана на восемь подотчетных лиц:
Ворошило А.В. -7775руб.;
Зенин А.П. – 229руб.;
Калинин А.В. – 452руб.;
Кудояров Г.В. – 9792руб.;
Минин С.А. – 5334руб.;
Резвых Ю.Н. – 165руб.;
Романовский В.А. – 9792руб.;
Хорьяков В.С. – 5334руб.
В ведомости имеются подписи в получении подотчетных сумм. Данные суммы из кассы для оплаты в срок с 16 февраля 2007г по 20 февраля 2007г (в течении трех рабочих дней). Фактически суммы были выданы 16 февраля 2007г, согласно расходного ордера.
Возмещение перерасхода подотчетному лицу по авансовому отчёту в учёте отражают проводкой:
Дебет 50 - Кредит 71 - на сумму возврата.
Например, Корнев Вадим Анатольевич предоставил авансовый отчет от 11 декабря 2007г. на сумму 16500руб., сумма не израсходованного аванса составила 3500руб. 12 декабря 2007г. Корнев В.А. по приходному кассовому ордеру №39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса (приложение 13).
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. Например, подотчетное лицо Корнев В.А. приобрел гвозди, кирпич, и другие строительные материалы на сумму 53050,53 рублей, составил авансовый отчет (приложение 14), на основании которого в учете предприятия сделана запись:
Дебет 10 - Кредит 71 – 44958,08 руб.
Дебет 19 - Кредит 71 – 8092,45 руб.
В данном случае неизрасходованный остаток денежных средств у подотчетного лица не внесен в кассу, а остался у работника до следующего авансового отчета. По окончанию отчетного периода остаток отражается в оборотно-сальдовой ведомости и далее в отчетности предприятия.
Встречаются в учете предприятия такие ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии).
На ОАО «Мелиорация» существует особенность учета командировочных расходов по расчетам с подотчетными лицами. Кроме расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения, суточных, расходов на оформление и выдачу виз, работникам определенного отдела может еще выплачивается 300 рублей. Удельный вес в расчетах с подотчетными лицами занимают подотчетные суммы, выданные водителям транспортного отдела на расходы, связанные с доставкой мороженного. Поэтому, коллективным договором предприятия установлено выплачивать водителям транспортного отдела, направленным в командировку и не пользующимся гостиницей (частным сектором) 300 рублей за ночь. Данную сумму для целей налогообложения прибыли облагают НДФЛ по ставке 13%.
Рассмотрим более детально учет командировочных расходов на примере работников Хороших В.К. и Никишину Т.М.
Аналитический учет по данному работнику представлен в приложении 15 . 22.06.2007г. они был направлены в командировку в г. Ливны с 22.06.2007 по 23.06.2007 г. с целью доставки электропогрузочных насосов и станций. 21.06.2007г. в учете составлен приказ № 1 о направлении работников в командировку и служебное задание (приложение 16), выписано командировочное удостоверение (приложение 17, 18) и согласно РКО № 320 от 21.06.2007 г. на сумму 200руб. и РКО № 321 от 21.06.2007г на сумму 200руб.‚ им было выдано под отчет. 21.06.2007 в бухгалтерском учете сделана запись: