Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:
провести инвентаризацию подотчетных сумм;
определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы и проконтролировать за их отчет;
установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить наличные деньги под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.
2. В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.06.1998г. №34- н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов см подотчетными лицами, в частности, инвентаризацию обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по этому рекомендуется приказом руководителя организации установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.
3.К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.
В нарушении статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ на предприятии ОАО «Мелиорация» за проверяемый период выявлены случае неправильного оформления первичных документов, поэтому предприятию рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание хозяйственной операции;
денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.
Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:
проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;
указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;
указывать информацию о назначении аванса.
Особое внимание предприятию следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Корнева следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.
4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами.
При направлении работника в командировку по территории РФ для правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам (приложение 10), поэтому предприятию рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Мелиорация» не будет противоречить законодательству РФ.
На предприятии ОАО «Мелиорация» было выявлено нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции, работ, услуг, так как на ОАО «Мелиорация» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия. Настоятельно рекомендуем разработать данную смету, так как ее отсутствие дает основание налоговой инспекции не принимать произведенные расходы при налогообложении прибыли. Рекомендуемая форма сметы будет представлена в рекомендациях.
Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля предприятия, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2007год.
Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на наш взгляд помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки предприятия ОАО «Мелиорация» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
Поскольку значительный удельный вес в расчетах с подотчетными лицами занимают расчеты за горючее, на приобретение которого получают наличные деньги для заправки при необходимости, рекомендуется упростить учет данных операций: выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Для определения необходимой суммы аванса использовать практический опыт и план использования автомобиля. Одновременно с этим приказом руководителя организации установить список водителей, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальную сумму, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов. При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представлять отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензин следует заносить в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца карточку водителя сдавать в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и стоимость одного литра топлива.
С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1:С Бухгалтерия, которую применяет предприятие ОАО «Мелиорация». Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять за пределами РФ или в пределах РФ работник находился в командировке, сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм,. Таким образом, нажатие нескольких клавиш на клавиатуре сэкономит кучу времени, листая множество авансовых отчетов, в поисках нужной информации. Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 22.
Применение данного журнала на предприятии ОАО «Мелиорация» позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.
Для внутрихозяйственного контроля за расходованием средств по приему делегаций, руководителю предприятия рекомендуется установить нормативы по отдельным видам представительских расходов.
В качестве рекомендации предлагается руководству ОАО «Мелиорация» разработать приказ в котором определить круг лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, с определением цели на которые они могут получать денежные средства. Рекомендуемая форма оформления приказа приведена в приложении 26.
Таблица 22 Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников
| ФИО командированного работника | Корнев В. А. | Никишина Т.М | Семенов В.П. | Ворошилов А.В |
| Занимаемая должность | Водитель | Товаровед | Зам. нач.закупок | Нач.отд. маркетинга |
| Страна, город командировки | Г.Псков | Г.Москва | Г. Рязань | Германия г. Берлин |
| Сроки командировки | 12.05.2007 – | 25.06.2007 –. | 29.06.2007- | 19.07.2007 – |
| 19.05.2007г. | 05.07.2007г | 02.07.2007г. | 01.08.2007г. | |
| Номер и дата составления авансового отчета | №512 от 21.05.2007г. | №782 от 08.07.2007г. | № 752 от 05.07.2007г. | №1002 от 05.08.2007г. |
| Общая сумма израсходованных средств | 8900 | 5100 | 2760 | 49040 |
| Сумма расходов в пределах норм | 8400 | 5100 | 2630 | 45780 |
| Сумма расходов сверх норм | 500 | - | 130 | 3260 |
Также рекомендуется оформить смету затрат на представительские расходы. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу формы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменений индекса цен. Рекомендуемая форма сметы затрат по представительским расходам представлена в таблице 23.