Организация бухгалтерского учета внутренних расчетов ООО "ЭПК-Аудит" (стр. 4 из 13)

1.3Теория организации учетов на предприятии

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

1. расходы по проезду;

2. расходы по найму жилого помещения;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета":

а) расходов по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (таблица 1):

Таблица 1 – Расчеты с подотчетными лицами

ДебетСчет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН.

2. Организация выдачи займов сотрудникам фирмы

Большинство успешно развивающихся компаний практикуют выдачу займов своим сотрудникам.

При отражении операций по выдаче и возврату займов, начислению процентов в бухгалтерском учете, а также при налогообложении существует ряд сложностей, с которыми в повседневной практике приходится сталкиваться бухгалтерам. Рассмотрим спорные ситуации в части бухгалтерского учета и налогообложения займов, выданных сотрудникам компании.

Гражданско-правовой аспект

Правоотношения сторон по договору займа регулируются . 1 г л. 42 ГК РФ. По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ). Договор займа должен быть составлен в письменной форме. Если в качестве предмета займа выступают денежные средства, то возвращены должны быть именно денежные средства, а не другие товарно-материальные ценности, так как в данном случае договор будет переквалифицирован в договор купли продажи и сделка признана ничтожной.

При передаче денег (иных ценностей) подтверждением заключения договора займа могут выступать:

- расходный кассовый ордер с подписью сотрудника за полученные наличные средства - при выдаче наличных денежных средств;

- выписка из кредитного учреждения о списании денежных средств с расчетного счета компании заимодавца - при перечислении денежных средств насчет сотрудника;

- акт передачи имущества или иной документ, удостоверяющий передачу, - при предоставлении займа в не денежной форме.

В соответствии с действующим гражданским законодательством заключаемые договоры займа могут носить как возмездный, так и безвозмездный характер. В первом случае при заключении договора стороны определяют плату за пользование заемными деньгами - проценты, которые обязан уплачивать заемщик заимодавцу, а также порядок и сроки их уплаты. Во втором - денежные средства выдаются взаймы без уплаты дополнительных процентов.

Наиболее распространенная ошибка при заключении договора займа - отсутствие в тексте договора, по которому объектом выступают денежные средства, условия о начислении и уплате процентов. Поэтому зачастую делаются неправильные выводы, а именно заключенный договор займа признают беспроцентным, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Если в договоре отсутствуют условия о размере процентов либо не указано, что договор безвозмездный, проценты придется платить все равно. Их размер будет определяться исходя из ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ. Данное обстоятельство имеет немаловажное значение не только для сотрудника, но и для компании заимодавца, поскольку в такой ситуации в ее учете должны отражаться прочие доходы. Если по указанным договорам не определялся доход компании, то при выявлении этого нарушения входе проведения мероприятий налогового контроля компания заимодавец вероятнее всего будет привлечена к налоговой ответственности. Договор займа разрабатывается компанией самостоятельно. В договоре передачи денежных средств необходимо указать:

- сумму предоставляемого займа;

- цели, на которые будет использован заем;

- форму выдачи займа;

- срок возврата (погашения) займа;

- размер процентов и порядок их уплаты;

- форму возврата займа;

- возможность досрочного погашения полученной суммы займа.

Налогообложение

При выдаче денежного займа начисление НДС не требуется (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). В налоговом учете сумма начисленных по договору займа процентов, которую компания получает от сотрудника, является внереализационным доходом. Основанием служит п. 6 ст. 250 НК РФ.

В целом действующее законодательство не содержит ограничений по способу формирования ресурсов, которые могут быть предоставлены сотруднику по договору займа. Одним из самых распространенных источников являются собственные денежные средства.

В последнее время компании нередко используют и кредитные ресурсы. Соответственно отражая внереализационные расходы в виде процентов, уплаченных банку или иной кредитной организации, с одной стороны, и внереализационные доходы в виде процентов, полученных от сотрудника по договору займа, с другой.

Доход, полученный сотрудником, налогообложению ЕСН не подлежит, поскольку экономию на процентах нельзя рассматривать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение по трудовым и гражданско - правовым договорам, выплачиваемые налогоплательщиками в пользу физических лиц.

Как правило, размер процентов по займу, который компании выдают своим сотрудникам, невысок. В большинстве случаев он значительно ниже действующей ставки рефинансирования или вообще равен нулю (т. е. заем беспроцентный). Следовательно, у сотрудника возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными средствами. Об этом сказано в подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ. С такого дохода сотрудник должен заплатить НДФЛ.

При расчете процентов применяется ставка рефинансирования, действующая на дату уплаты процентов по займу. Отметим, что такой порядок определения налоговой базы применяется с 1 января 2008 г.

До 1 января 2008 г. в расчете использовалась ставка рефинансирования, действующая на дату получения заемных (кредитных) средств.

Следствием изменений явилось то, что размер материальной выгоды, а следовательно, налоговую базу по беспроцентным займам определить нельзя. Это означает, что облагаемого НДФЛ дохода при получении беспроцентных займов не возникает (п. 6 и 7 ст. 3 НК РФ). Однако, по мнению Минфина России, применительно к беспроцентным займам фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать дату возврата заемных средств.

Данный вид доходов облагается НДФЛ по ставке35% (ст. 224 НК РФ), за исключением выдачи сотруднику целевого займа на строительство или покупку жилья, когда применяется ставка 13 %. При налогообложении доходов по ставке 35% налоговые вычеты не применяются (п. 4 ст. 210 НК РФ).

При выдаче сотруднику беспроцентного займа или займа с пониженной процентной ставкой налоговым агентом является компания, выдавшая сотруднику заем (до 1 января 2008 г. - исходя из смысла гл. 23НК РФ. С 1 января 2008 г. - на основании изменений, внесенных в п. 2 ст. 212 НК РФ Федеральным законом от 24.07.07 216ФЗ).