При приеме денежной наличности от работника кредитной организации для зачисления на внутрибанковские счета выписывается приходный кассовый ордер под копирку в трех экземплярах, из которых первый – помещается в кассовые документы дня, второй – выдается вносителю после приема денег в кассу, а третий – помещается в мемориальные документы дня после документов по дебетуемым балансовым счетам и в ленту подсчета не включается. При этом, получив обратно из кассы третий экземпляр приходного кассового ордера с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на этом документе путем сверки с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате документа из кассы, после чего передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете.
Кассовый журнал по приходу кассы ведется централизовано.
Суммы государственных доходов и платежей по обязательному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня бухгалтерским работником (ответственным исполнителем), ведущим эти операции на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.
Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешается составлять на ЭВМ в двух экземплярах с выведением частных итогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи в лицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанного на ленты, после проверки записей в лицевых счетах прилагаются вместе с ордерами к объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам по счетам клиентов. Правильность заполнения ордеров проверяется бухгалтером - контролером вечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов – ответственными исполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписью бухгалтера – контролера или ответственного исполнителя в ордере к объявлениям.
Неиспользованные денежные чеки по закрываемым счетам и по счетам, передаваемым в другую кредитную организацию, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, или начальник отдела, который одновременно должен погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенного для подписи. После этого чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который составляет ордер на закрытие счета и представляет его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю, или начальнику отдела.
Неиспользованные расчетные чеки при наличии остатка на счете по учету депонированных средств принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником, который одновременно проверяет и подписывает платежное поручение клиента на закрытие лицевого счета по учету депонированных оставшихся неиспользованных средств.
Сданные неиспользованные денежные и расчетные чековые книжки, погашенные в указанном выше порядке, помещаются соответственно в кассовые и мемориальные документы дня.
По денежному чеку (именному) деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не допускается, за исключением случаев, предусмотренных гражданским законодательством Российской Федерации.
Объявления на взнос наличными и чеки, как денежные, так и расчетные, должны быть заполнены одновременно вручную или на ЭВМ (кроме денежных чеков) с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца счета, номер счета и наименование кредитной организации в чеках и объявлениях могут обозначаться штампами.
Порядок нумерации объявлений на взнос наличных денег, а также квитанций к ним, устанавливается главным бухгалтером ЗАО «Экономбанк» или его заместителем в тех случаях, когда при приеме денег плательщику выписывается квитанция, в объявлении работником банка проставляется проставляются 3 последних знака номера выданной вносителю квитанции.
В выдаваемых банком квитанциях сумма прописью заполняется в начале строки, свободные места в реквизитах «сумма цифрами» и «сумма прописью» прочеркивается двумя линиями. Квитанции в приеме наличных денег заполняются только от руки ручками с пастой или чернилами. На денежных чеках, расходных кассовых и мемориальных ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, учиняются расписки получателей (ручками с пастой или чернилами).
Кроме того, на этих документах делаются отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение реквизитов предъявленных документов самими получателями, причем бухгалтерский работник кредитной организации, после проверки предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, проверяет правильность заполнения реквизитов этого документа. Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющем личность получателя, заверяется подписью бухгалтерского работника на чеке или ордере.
ЗАО «Экономбанк» определяет документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам. При этом из кассы чеки выдаются оформленные штампом банка с указанием на каждом чеке номера счета клиента, с которого будет оплачиваться чек, при выдаче чеков за плату – после внесения (перечисления) денежных средств. Выданные (проданные) за день чеки списываются с внебалансового счета по их учету на основании мемориального ордера, выписанного бухгалтерским работником.
Бланки, разные документы и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков, ценностей и документов.
При работе с этими бланками рекомендуется осуществлять контроль за получением, хранением, выдачей и их использованием, обеспечивать своевременное и полное отражение их движения в учете. Пачки (посылки) с бланками проверяются. Бланки в пачках с поврежденной упаковкой пересчитываются полистно. При обнаружении в упаковках недостач или излишков бланков составляется акт за подписями лиц, участвовавших в приеме бланков. Бланки хранятся в хранилище ценностей. При выдаче бланков для использования производится их полистный пересчет, проверка правильности нумерации, а также приемка по качеству. О выявленных при этом недостачах и излишках бланков, а также об обнаружении в них дефектов составляются акты и вносятся исправления в учете.
Операции по счетам клиентов проводятся на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов клиентов. Операции, совершаемые без документов клиентов кредитной организации, оформляются документами, составляемыми ЗАО «Экономбанк», согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях и иных нормативных актов Банка России по отдельным операциям на бланках действующих форм (приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др.).
В кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.
Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.
Каждый документ, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:
- обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; в необходимых случаях и другие реквизиты;
- дату проводки;
- подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подписи бухгалтерского и контролирующего работников, и по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям, - подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, то в этом случае выписанный расчетный документ подписывается бухгалтерским и контролирующим работниками, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.
Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и договором, - его бумажной копией, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные утвержденными формами и нормативными актами Банка России.
Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников.
2.3 Мероприятия по совершенствованию организации бухгалтерского учета в ЗАО «Экономбанк»
В современных условиях всемерно возрастает роль деятельности банков в сфере реализации финансовых услуг путем привлечения Интернет - технологий. Эти возможности давно и успешно используются в странах с рыночной экономикой.
Поэтому в данном разделе пойдет речь, прежде всего, о технологиях проведения финансовых операций с использованием современных коммуникаций – Интернет, электронной почты и т.д. Прежде всего, определимся с терминологией, которая используется для осуществления финансовых операций с использованием данных современных технологий.
Электронная коммерция (electronic commerce) - осуществление коммерческой деятельности электронным путем.