Роль міжнародних тендерів у розвитку міжнародної торгівлі (стр. 3 из 6)

2 Етапи проведення міжнародних тендерів

З погляду організації і техніки зовнішньої торгівлі тендери являють собою одну з різновидів угоди з використанням механізму пропозиції й акцепту. На відміну від двосторонніх угод, де ці два акти найчастіше бувають необхідного і достатніми для здійснення угоди, практика проведення міжнародних тендерів містить у собі, принаймні, чотири етапи, на кожнім з яких відбувається складання або підписання відповідних документів.

Рис. 2.1. – Етапи проведення міжнародного тендеру

На першому етапі замовник повідомляє претендентів на виконання замовлення про свій намір вступити в угоду. При цьому складається документ, іменований у різних країнах як «пропозиція указати свою ціну», «запрошення до торгів», «тендерна специфікація» або «тендерна документація».

На наступному етапі претенденти представляють замовникові свої тендерні пропозиції, іменовані також як „оферта" або „тендер".

Третій етап настає при визначенні переможця торгів. Документально це відбиває оформленням протоколу тендерного комітету, однак не є актом юридичного скріплення угоди, а веде до подальших переговорів між замовником і оферентом.

На останньому етапі у випадку успішних переговорів полягає формальна угода і підписується контракт [14].

2.1 Підготовка тендеру

Як уже зазначалося, для проведення торгів замовники створюють тендерний комітет, до складу якого входять технічні спеціалісти (залежно від предмета торгу), комерційні фахівці та представники адміністрації. Відомчі або регіональні тендерні комітети складаються з постійних членів (голови, членів комітету та секретаря) та консультантів (експертів), які залучаються до роботи на тимчасовій основі. На підставі угоди із замовником тендерний комітет виконує такі функції:

- організує публікацію повідомлення про проведення тендеру або розсилає відповідні запрошення фірмам – потенційним експортерам;

- провадить збір замовлень на участь у передкваліфікаційних торгах;

- організує і провадить кваліфікаційний відбір учасників;

- організує розробку та розповсюдження тендерної документації серед можливих учасників торгів;

- здійснює реєстрацію та зберігання тендерних пропозицій, що надходять від фірм;

- організує розгляд і оцінку тендерних пропозицій та визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів;

- готує і подає на затвердження замовнику рішення за результатами торгів та організує висвітлення в засобах масової інформації процесу торгів.

Тендерні комітети, як правило, мають право делегувати частину своїх повноважень інженерно-консультаційній фірмі, відносини з якою будуються на договірній основі. Найчастіше такі фірми беруть участь у розробці тендерної документації, тобто комплекту документів, що містять інформацію щодо предмета торгів, а також умови та вимоги тендерного комітету, які мають бути безумовно прийняті та враховані учасниками торгів при підготовці тендерних пропозицій.

Тендерна документація поділяється на такі розділи:

1. Загальні умови торгів;

2. Інструкція для учасників торгів;

3. Фінансові умови торгів та договору поставки або підряду;

4. Технічні умови проекту;

5. Зразки документів, що мають бути заповнені учасниками.

Загальні умови тендеру містять: дані про предмет торгів (місцезнаходження об’єкта, його загальна характеристика, терміни початку і закінчення робіт); дані про замовника; основні положення чинного в країні замовника тендерного законодавства та інших нормативних актів, що регулюють діяльність учасників торгів і підрядників; дані щодо існуючих у країні обмежень і пільг (митних, ліцензійних, податкових тощо).

Інструкція для учасників тендеру містить: реквізити тендерного комітету; місце, терміни та порядок подання тендерних пропозицій; вимоги до оформлення пропозиції; розмір, форму та порядок внесення застави; вимоги до структури та калькуляції ціни пропозиції; право і порядок відвідання будівельного майданчика або місцевості, де буде розташований об’єкт; можливість подання оферентом альтернативної пропозиції; рекомендації оферентам щодо залучення місцевих субпідрядних фірм; попередження про те, що оферент не має права відзивати свою пропозицію або змінювати її умови після закінчення терміну подання пропозиції; право (або відсутність такого) участі представників оферентів при розгляді пропозицій у тендерному комітеті; нагадування про те, що тендерний комітет не дає пояснень щодо причин відхилення пропозиції та визначення переможця, а також не компенсує учасникам тендеру витрат на підготовку тендерних пропозицій; порядок оголошення результатів торгів.

Фінансові умови тендеру можуть містити: пропозицію про надання розстрочки платежів (кредиту) на поставку обладнання та виконання будівельно-монтажних робіт; здійснення зустрічних закупівель у рахунок платежів за виконані роботи; можливість і порядок перерахування цін на будівельно-монтажні роботи на стадії контракту.

Технічні умови тендеру містять: найменування та призначення об’єкта або обладнання; креслення, схеми, графіки виконання робіт; специфікації на технологічне обладнання та матеріали; технічні норми; правила виконання будівельно-монтажних робіт; технічні вимоги до матеріалів, виробів, конструкцій тощо. Зміст технічних умов тендеру залежить від його предмета та складності проекту.

Зразки (проформи) документів також визначаються характером предмета торгів. Крім того, їх склад формується під впливом прагнення тендерного комітету отримати вичерпну інформацію про оферентів (фінансовий стан, матеріально-технічна база, існуючий досвід поставки обладнання або спорудження об’єктів тощо). До цих документів також додаються зразки банківських гарантій, які оферент може подати як заставу і зразок договору поставки (підряду), в якому зазначаються основні умови угоди щодо виконання замовлення.

Для складання тендерної документації більшість замовників, особливо в країнах, що розвиваються, звертаються до послуг консультантів, роль яких частіше за все виконують спеціалізовані інженерно-консультаційні фірми. Функцією консультантів на першому етапі є складання технічної специфікації та контрактних умов для проведення торгів. На наступних етапах консультанти беруть участь в оцінці тендерів, що надійшли від учасників, виявленні їх переваг і недоліків, а також у переговорах, які передують укладанню контрактів. Іноді консультанти поширюють свої послуги і на догляд за належним виконанням переможцями торгів своїх контрактних зобов’язань. Таким чином, консультант є стороною, яка відіграє значну роль у формуванні вимог до предмета торгів, виборі переможця торгів і функціонуванні придбаного замовником майна. Виконання консультантами всіх цих функцій вимагає значної кількості висококваліфікованого персоналу та розглядається інженерно-консультаційними фірмами як важлива самостійна стаття доходу.

Суттєве значення має вибір сторони фінансування замовлення, що бажано визначити ще до початку проведення торгів. Це може бути банк або державна організація країни проведення торгів, а також зарубіжні, національні, міжнародні економічні організації та банки. Коли ж джерело фінансування не знайдено, оферта замовника включає зауваження про необхідність супроводження тендерних пропозицій учасників торгів умовами фінансування.

Після того, як комплект тендерної документації підготовлено, відбувається оголошення торгів: підготовка та публікація оголошення (при відкритих тендерах) та розсилка запрошень взяти участь у тендері певному колу фірм (при закритих тендерах) [12].

2.2 Етап подачі пропозицій

Перед тим, як подати пропозицію у потенційних учасників тендеру виникають дві основні проблеми: проходження передквалифікаційного добору, а також відповідності технічних і класифікаційних норм, прийнятих у країні експортера, умовам тендерних специфікацій.

Перша проблема виникає у випадку, якщо до тендера допускаються не всі бажаючі. Мотивами замовників при проведенні тендера з попередньою кваліфікацією учасників можуть бути прагнення обмежитися невеликим колом претендентів з визначеним професійним досвідом, обмеження числа іноземних учасників з метою підтримки місцевих, обмеження кола учасників за умовами сторони, що фінансує, і, нарешті, торгово-політичні преференції стосовно визначеної групи країн. До рішення проблеми попереднього добору експортери приступають на підготовчому етапі, вступаючи в попередні контакти з замовниками з метою з'ясування, у яких планованих торгах буде проводитися попередня кваліфікація учасників.

При проведенні попередньої кваліфікації підрядчиків замовник пропонує потенційним підрядчикам представити великий обсяг інформації про свою поточну діяльність. Сюди відносяться зведення про структуру і профіль діяльності фірми, її керівництві, історії, виробничих потужностях, матеріально-технічному забезпеченні і клієнтах. Окремо представляються засвідчені копії документів, що відносяться до статуту і правил внутрішнього розпорядку фірми і її фінансовому становищу, включаючи копію останнього балансу, зведення про оборот капіталу і чистого прибутку за визначене число років і дані про банки, що фінансують.

Технічна кваліфікація претендентів повинна бути підтверджена документацією про об'єкти, споруджених ними в минулому. При цьому вказуються найменування об'єктів і їхнє місцезнаходження, основні технічні характеристики, частка участі фірми в створенні об'єкта, його вартість, а також дані про осіб, що можуть підтвердити представлену про це інформацію. Крім того, запитуються фотографії, брошури, статті, довідкові матеріали і будь-які інші документи і свідчення, що характеризують здатність претендента виконати визначені роботи.