Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.
При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:
1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.
2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы.
3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды.
4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.
Со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.
Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.
Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов.
"Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994г., п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002г., п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет".
"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000г., с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000г., с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации.
В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002г. ) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).
В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.
Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.
В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).
Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
Применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.
Источники
1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.
3. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).
4. Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203.
5. Положение «Об Архивном фонде РФ», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 522.
6. Положение о Федеральном архивном агентстве утверждено постановлением Правительства РФ от 17июня 2004г. № 290.
7. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархива от 23 октября 2000 г. № 64.
8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).