Для функционального аудита данных о затратах недостаточно знать, сколько, например, израсходовано материалов на производство в целом. Чтобы провести существенный анализ произведенной продукции необходима информация о расходе материалов по специфицированной номенклатуре в каждом цехе, участке и бригаде, т.е. в местах их возникновения. Этим целям служат классификация затрат по калькуляционным статьям расходов и функциональный аудит этих затрат. С помощью методов функционального аудита и существенного анализа можно определить назначение, место производства и организовать жесткий контроль за расходами, выявлять резервы их снижения и повышения эффективности использования товарно-материальных запасов.
Аудитор должен проверить состояние отгрузки и реализации готовой продукции и установить:
1. Заключены ли договора на поставку готовой продукт, и правильность их оформления.
2. Правильность оформления документов на отгрузку продукции.
3. Правильность оформления цен на отгруженную продукции
4. Своевременность предъявления в банк платежного требования-поручения за отгруженную продукцию.
5. Правильность оформления документов на отпуск продукции, если продукция отпускается непосредственно со склада поставщика.
6. Правильность ведения учета отгрузки и реализации готовой продукции.
7. Правильность составления бухгалтерских проводок по отгрузке и реализации продукции.
8. Соответствие записей синтетического и аналитического учета по счетам 301 «Счета к получению» и 701 «Доход от реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг)».
Существует большая вероятность того, что информация может быть умышленно искажена до проведения функционального аудита и иметь существенные отклонения. Поэтому необходимо проводить встречные проверки достоверности информации о движении текущих активов, оценку системы внутреннего контроля, первичные документы, регистры синтетического а аналитического учета, финансовой статистической и оперативной отчетности.
Отдельным мероприятием при функциональном аудите циклов закупок, производства и реализации продукции является инвентаризация ТМЗ и анализ ее результатов. Для проведения инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия. До начала инвентаризации у заведующего складом берется расписка о том, что им сданы в бухгалтерию все документы на приход и расход материальных ценностей. При хранении запасов в различных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица они инвентаризуются последовательно по местам хранения. После проверки наличия запасов вход в помещение пломбируют и комиссия переходит для работы в другое помещение.
Фактическое наличие материальных ценностей на складе проверяют путем их обязательного пересчета, перевешивания и перемеривания. Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись отдельно по каждому наименованию. Опись составляют в одном экземпляре. При выявлении материальных ценностей, неотраженных в учете, комиссия должна включить их в опись. После завершения инвентаризации опись передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, которая выносит решение.
На сумму излишков дебетуют счета подразделов 20 «Материалы» (201-208) и 22 «Товары» (221-223) и кредитуют счет 727 «Прочие доходы от неосновной деятельности», а недостачу - по Д-ту счета 821 «Общие и административные расходы» -К-ту счета 633 - сумма НДС по недостающим ценностям, ранее взятая в зачет; Д-ту счета 334 «Прочая дебиторская задолженность» К-т счетов 201-208, 221 «Готовая продукция», отнесено на виновника Д-ту счета 333 «Задолженность работников и других лиц» - К-ту счета 334 «Прочая дебиторская задолженность».
При рассмотрении вопросов обеспечения предприятием сохранности запасов следует иметь в виду, что неучтенные излишки сырья и материалов в производстве и на складах в основном создаются в целях их изъятия в натуре, производства из них готовой неучтенной продукции, а также сокрытия ранее образовавшихся недостач, в том числе вызванных оприходованием сырья и материалов по бестоварным документам. Излишки сырья и материалов могут быть образованы на разных стадиях движения этих ценностей на предприятии: при приемке, хранении, передачи со склада в цех, списании на производство и т.д.
В частности на промышленных предприятиях используются следующие способы создания и незаконного присвоения излишков товарно-материальных ценностей:
1. Похищение сырья и материалов, списанных по завышенным нормам; списание сырья и материалов на производство не по фактическому их расходу, а из расчета потребности, установленной утвержденными нормами, которые в ряде случаев являются завышенными.
2. Излишки, незаконно присваиваемые и используемые для производства неучтенной продукции.
3. Применение средних норм расхода при списании сырья и материалов на производство.
4. Нарушение технических условий при выпуске продукции: ухудшение их качества вследствие использования сырья более низкого качества, замена одних компонентов другими.
5. Необоснованное списание сырья и материалов на потери в количествах, превышающих их фактический и допускаемый нормами расход, при отдельных технологических операциях, которые фактически не выполнялись.
6. Неполное оприходование сырья и материалов при приеме их на склад от поставщиков.
7. Занижение в приходных документах качественных показателей сырья и материалов против их фактических данных.
8. Необоснованное составление коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приемке, погрузке, транспортировке, разгрузке их на складах, базах, пристанях и жела3нодо-рожных станциях.
9. Завоз сырья и материалов от поставщика в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или поступление ценностей вообще без документального оформления (сторонние товары).
10. Получение доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных
11. Внесение в материалы посторонних или более низкого ячества однородных веществ в целях увеличения их количества документах.
12. Создание излишков путем замены одних данностей другими без оформления документов и т.д.
Приведенный перечень способов создания и присвоения неучтенных излишков сырья и материалов не является исчерпывающим, но именно указанные способы наиболее часто встречаются в практике проведения аудита многих предприятий железорудной промышленности Казахстана.
В рабочей программе функционального аудита отдельно предусматривается обследование складов и мест хранения материальных ценностей в целях выяснения их пригодности для использования по назначению; соблюдение правил противопожарной безопасности; наличие сигнализации, весового хозяйства и других измерительных приборов. Одновременно проверяются система отпуска материалов в производство, правильность определения их количества, состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей является проверка складского учета. Практика работы комиссий показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных складских остатков («красное сальдо») по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении данных карточек складского учета, завышении количества списываемых документов неправильном подсчете остатков. Обязательное условие обеспечения сохранности материальных ценностей - правильно организованная охрана. Функциональный аудит ее состояния начинается с внезапной проверки действующей системы внутреннего контроля за ввозом и вывозом материальных ценностей; соблюдением установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны; своевременности возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков; выполнение других условий. Здесь встречаются различные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это право и др.
При выявлении нарушений и злоупотреблений в производственной деятельности цехов пропуска используются в качестве источников контроля. Их данные сопоставляются с фактическим количеством, ассортиментом, качеством, и стоимостью вывезенных ценностей, отраженных в счетах-фактурах, ярлыках и других сопроводительных документах. Контроль сохранности товарно-материальных запасов включает в себя проверку своевременности, полноты и правильности проведенных предприятием инвентаризаций.
3.2 Аудит готовой продукции и ее реализации в ТОО «Ара»
В марте 2004 года предприятие заключило договор с аудиторской компанией «Центр Аудит» на проведение аудиторской проверки финансовой отчетности и бухгалтерского учета в целом на предприятии за последний год –2003 год.
В том числе был проведен аудит готовой продукции.
Аудит готовой продукции содержал следующие этапы:
1. Проверка состояния организации снабжения материальными ресурсами.
2. Анализ сложившейся системы управления товарноматериальными запасами.