Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам. Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией. Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.
Форма табеля определяется самой организацией. В табель могут входить сведения о наименовании формы документа, о присвоенной этой форме коде, о наличии общегосударственной форме документа, об условиях её заполнения.
В организации ООО «Русский модерн» нет табеля унифицированных документов для кадрового делопроизводства. Автор разрабатывает на основе кадровых документов табель.
Рассмотрим структуру табеля (см. приложение 2). В первой графе указываем наименование форм документов такие как:
Приказ о приёме на работу (форма Т-1) составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приёме нескольких работников особенно на временные и сезонные работы допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме Т-1а. При оформлении приказа указывается наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приёма на работу.
На основании приказа заполняется трудовая книжка в неё вносятся запись о приёме на работу и заполняется личная карточка (форма Т-2), являющая основным учётным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учёта движения кадров.
Основанием для составления приказа о поощрении (форма Т-11) служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения в котором работает поощряемый работник.
Штатное расписание (Унифицированная форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск.
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Форма Т-13 применяется при автоматизированной обработке данных.
Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку
Во второй графе пишется общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) для каждой формы документов.
Графа третья и четвёртая указывает наличие унифицированной формы. В третьей графе указывается, кем утверждена, а в четвёртой указывается дата и номер.
В пятой графе указывается, кем подписывается данный документ.
В восьмой графе указывается предоставляется документ.
Подготовленный проект табеля подписывается начальником кадрового отдела, визируется ответственными исполнителями и утверждается приказом руководителя организации. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель.
Наличие табеля форм документов позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих утверждённые общегосударственные или отраслевые типовые унифицированные форм документов. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
Организационно работа с кадрами в отечественной практики организации управления персоналом продолжает оставаться распыленной по многим функциональным подразделениям заводоуправления. Более того, самостоятельной кадровой службы с единым административным и методическим руководством вообще может не быть.
Вместе с тем намечаются положительные тенденции, в частности преобразование отделов кадров в отделы управления персоналом, правда, пока с незначительной трансформацией функций, что, естественно, существенно не сказывается на эффективности работы с персоналом. Другие предприятия идут значительно дальше и подчиняют управляющему по кадрам не только такие традиционные управленческие структуры, как отдел кадров, отдел подготовки кадров (или отдел технического обучения), но и социологические подразделения (если они имеются), отдел труда и заработной платы (предварительно передав планирование основных трудовых показателей в экономический отдел), отдел (лабораторию) НОТ и др.
Правильно составленные положения и должностные инструкции дают четкое знание иерархических связей, обеспечивают стабильность каналов разрешения вопросов и, в конечном счете, способствуют повышению эффективности управленческого труда. Следовательно, деятельность по регламентации является одним из регуляторов управления, обеспечивающих устойчивость управленческой системы, а также предпосылкой и гарантией соблюдения режима законности в аппарате управления.
Внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Кадровая работа в организации реализуется через кадровую политику.
Главными задачами системы управления персоналом организации являются – обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими задачами и формируется система управления.
1. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М., 2002.
2. Андреев, С.В. Кадровое делопроизводство: практическое пособие / С.В. Андреев. – М.: Альфа-ПРЕСС, 2002.
3. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. – 2003. – №3. – С. 29-32.
4. Квалификационный справочник должностей служащих. – М.: Инфра-М, 2001.
5. Красавин, А.С. Документирование трудовой деятельности работников / А.С. Красавин. – М.: ИНФРА-М, 2000.
6. Кудряев, В.А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А. Кудряев // Делопроизводство. – 2002. – №3. – С. 13-19.
7. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управление) / Т.В. Кузнецова. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.
8. Маслов, Е.В. Управление персоналом предприятия / Е.В. Маслов. – М., 1999.
9. Мильнер, Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Основные требования к оформлению должностной инструкции // Менеджмент в России и за рубежом. – 1999. – № 6.
11. Труханович, Л.В. и др. Кадры предприятия: Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Труханович, Д.Л. Шур. – М.: Дело и сервис, 2001.
Приложение
Примерный Табель унифицированных форм документов для кадрового делопроизводства.
| Наименованиеформыдокумента | Код формы по ОКУД | Наличие унифицированной формы | Подпись | Утверждение | Печать | Куда пред оставляется | |
| Кем утверждена | Дата и номер | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу) Т-1 | 0301001 | Госкомстата России | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Директор и работник | Остается в организации | ||
| Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Т-1а | 0301015 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Директор | Остается в организации | ||
| Личная карточка работника Т-2 | 0301002 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Работник кадровой службы и работник | Остается в организации | ||
| Приказ распоряжение о поощрении работника Т-11 | 0301026 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | ДиректорРаботник | Остаётся в организации | ||
| Бланк штатного расписания. Т-3 | 0301017 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Директор | Остается в организации | ||
| Бланк табеля учёта рабочего времени Т-13 | 0301008 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Работник кадровой службы | Остается в организации | ||
| Приказ распоряжение на предоставление отпуска рабочему. Т-6 | 0301005 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | ДиректорРаботник | Остаётся в организации | ||
| График отпусков Т-7 | 0301020 | ГоскомстатаРоссии | Постановление от 5.01. 2004 г. №1 | Руководитель кадровой службы | Остаётся в организации | ||
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) | 0301006 | ДиректорРаботник | Остаётся в организации | ||||
[1]ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательствостандартов, 1998.
[2]См., напр., Делопроизводство (организация я технология документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити, 2000; Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.
[3]Волкова К.А., Казакова Ф.К., Симонов А.С. Государственное предприятие. Справочное пособие. – М.: Экономика, 1990.
[4]Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37 (в ред. от 12.11.2003 г.).