Комплексная конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры» разработана на основе всех трех компонент системы 1С: Предприятие — «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет» — и представляет собой типовое решение для комплексной автоматизации предприятия.
Данная конфигурация позволяет вести в одной информационной базе учет от имени нескольких организаций. Как правило, в этом случае все организации имеют одного собственника (владельца) или группу собственников. Такую «совокупность» организаций в дальнейшем будем именовать компанией, а входящие в нее организации — фирмами.
Конфигурация содержит набор интерфейсов пользователя, которые позволяют работать с различными частями конфигурации. Краткую характеристику каждого из интерфейсов вы также найдете в данной главе.
Теперь рассмотрим особенности каждой из компонент, реализованные в Комплексной конфигурации.
Бухгалтерский учет, реализованный в Комплексной конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Бухгалтерский учет», реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.
Для решения этих задач конфигурация включает:
· план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;
· справочник валют, используемый при ведении валютного учета;
· набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;
· набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;
· набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;
· набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета на конкретном предприятии;
· набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;
· специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;
· набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;
· специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.
План счетов и настройка аналитического учета реализованы в конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета. Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:
· операции по банку и кассе;
· учет основных средств и нематериальных активов;
· учет материалов и МБП;
· учет производства продукции;
· учет валютных операции;
· расчеты с организациями, дебиторами, кредиторами;
· расчеты с подотчетными лицами;
· расчет зарплаты;
· учет расчетов с бюджетом;
· другие разделы учета;
· формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
Конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.
Основная цель управленческого учета - формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т. е. для собственников, руководителей и сотрудников компании. Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).
Учет торговой деятельности (управленческий и финансовый), реализованный в конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Оперативный учет», поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, и связанными с этими операциями взаиморасчеты с покупателями и поставщиками:
· учет наличия и движения товаров на складах;
· партионный учет товарного запаса;
· автоматическое списание себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO;
· выписка счетов на оплату и учет резервирования товаров;
· учет товаров, взятых на реализацию;
· учет товаров, отданных на реализацию;
· продажа наборов товаров;
· операции с товарами по нескольким единицам измерения;
· учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
· учет полученных и выданных товарных кредитов;
· многовалютный учет торговых операций, выписка торговых документов в любой валюте;
· автоматическая поддержка «скользящих» кредитных взаиморасчетов по отгрузкам и оплатам.
Результаты торговой деятельности компании отражаются в бухгалтерском учете раздельно по фирмам, составляющим компанию, на основании данных финансового учета.
Ввод данных о сотрудниках
В рамках описываемой конфигурации все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы — прием или увольнение сотрудника, уход в отпуск, предъявление к оплате больничного листка, назначение доплат и надбавок и т.п., — оформляются при помощи соответствующих документов (например, уход в отпуск оформляется документом «Приказ на отпуск»).
В то же время существует возможность непосредственного изменения данных, хранящихся в справочниках, например, можно исправить оклад какого-либо сотрудника. Но, редактируя данные непосредственно в справочниках, необходимо учитывать следующее: многие основные параметры, используемые в алгоритмах расчетов, (например, тот же оклад сотрудника), являются периодическими, т.е. система хранит всю «историю» изменений этих параметров и вводит новые значения таких параметров, привязывая их к дате изменения.
Алгоритмы расчетов особым образом используют «периодичность» параметров. Так, например, алгоритм, рассчитывающий оплату по окладу за некоторый период, в качестве суммы оклада выбирает значение, действующее на дату окончания этого периода. Поэтому, если отредактировать «вручную» оклад сотрудника где-нибудь посередине расчетного периода и рассчитать оплату по окладу за этот расчетный период, то в результате весь расчетный период будет оплачен по новому окладу. Чтобы избежать подобных ситуаций, пользуйтесь включенными в конфигурацию документами (в нашем примере — это «Кадровое перемещение»).
Формы оплаты труда и отработанное время
В данной конфигурации начисление заработной платы производится по повременной или сдельной формам оплаты труда. При этом отработанное время у «повременщиков» определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.
Работающим по сдельной форме оплаты труда отработанное время рассчитывается аналогично «повременщикам», но используется только при расчете отпусков и больничных листов; собственно же оплата труда «сдельщика» рассчитывается по введенным на него сдельным нарядам и/или бригадным нарядам.
Северные и районные особенности
В данной конфигурации учитываются особенности начисления заработной платы и исчисления налогов, связанные с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, или в других особых местностях.
Штатное расписание
Описываемая конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.
В то же время существует возможность отказаться от ведения штатного расписания, если на предприятии оно не используется.
Кадровые возможности
Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников.
Отражение расчета зарплаты в бухгалтерском учете
По результатам проведенных расчетов, помимо различных отчетов, можно автоматически сформировать бухгалтерские проводки, отражающие распределение начисленной зарплаты, а также отчислений во внебюджетные фонды и налогов с фонда оплаты труда предприятия по счетам затрат с учетом используемой на этих счетах аналитики.
Пользователи программы, их права и интерфейсы
Демонстрационная конфигурация программы предполагает 6 типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, расчетчик, кадровик и менеджер. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой (т.е. данными программы), состав доступных данных и права на редактирование и просмотр существующих и ввод новых данных. Так, например, расчетчик не имеет возможности делать проводки по кассе, а главный бухгалтер имеет доступ ко всем данным информационной базы.
Под интерфейсом будем подразумевать состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю.
Ниже приведены основные права пользователей разных типов.
Администратор
Администратор программы имеет полные права на просмотр и редактирование данных. Интерфейс администратора очень прост и предназначен, в основном, для настройки возможностей программы. В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Иванов типа «администратор» с интерфейсом «Настройка» и полными правами. Для того чтобы при использовании демонстрационной конфигурации наверняка войти в систему с полными правами, используйте имя пользователя-администратора (конечно, если вам известен его пароль).
Главный бухгалтер
Главный бухгалтер также имеет полные права на просмотр и редактирование данных — ему доступно редактирование любых данных информационной базы. Интерфейс главного бухгалтера в отличие от интерфейса администратора более продуман, так как бухгалтер считается человеком, более далеким от администрирования программы.