Регистрация в бухгалтерском учете других торговых операций (связанных с движением товаров) выполняется специальным документом «Формирования бухгалтерских проводок по торговым операциям». Этот документ должен вводиться 1 раз в конце месяца, после того, как подведены итоги совершения торговых операций и выверены все введенные документы.
Документ, на основе данных финансового учета, формирует сводные бухгалтерские проводки в необходимых разрезах аналитического учета: операции одного типа по разным документам (например, поступления по приходным накладным) объединяются и оформляются одной проводкой.
В данной конфигурации для ведения партионного учета движения товаров, помимо метода «по среднему», могут использоваться также методы FIFO или LIFO. Однако, использование этих методов делает систему критичной к правильному, последовательному вводу документов. При проведении документов задним числом, а также при исправлении и перепроведении документов, при отмене проведения документов, фактическая последовательность проведения документов в регистрах нарушается. Это может приводить к нарушению корректности учета. После вышеописанных действий для восстановления корректности учета необходимо заново перепровести документы в правильной последовательности, начиная от документа, который нарушил эту последовательность.
Для отслеживания этих ситуаций в конфигурации ведется учет границы последовательности (ГП), которая отражает момент времени, до которого документы проводились в правильной последовательности. ГП автоматически обновляется системой при работе с документами. ГП хранит в специальном формате позицию последнего документа, проведенного в правильной последовательности. При последовательном проведении документов ГП сдвигается каждый раз на последний проведенный документ, но, если последовательность нарушается (например, документ проводится «задним числом»), то ГП устанавливается на этот документ (сдвигается назад) и, чтобы установить ГП на последний проведенный документ, требуется перепровести документы в естественной последовательности.
Восстановление естественной последовательности проведения документов может занимать довольно продолжительное время, поэтому этот процесс не запускается автоматически, а должен быть инициирован пользователем по мере необходимости. Текущее состояние ГП отображается в естественном формате (дата, время) в диалогах почти всех отчетов. Восстановление естественной последовательности проведения документов можно выполнить, используя системную процедуру восстановления последовательности, которая включается через главное меню программы «Операции» — Проведение документов... — Последовательности» для пользователя, у которого назначен интерфейс администратора (пользователь Гусев). Данную обработку можно запускать только в монопольном режиме.
Возможность получения некорректных данных отслеживается конфигурацией каждый раз при формировании отчетов (управленческих или финансовых), которые используют данные регистров, чувствительных к порядку проведения документов. При этом анализируется заданный период формирования отчета, который соотносится с текущим положением ГП. Если данные сформированного отчета могут оказаться неактуальными из-за того, что ГП лежит ранее или в пределах заданного периода отчета, то выдается специальное предупреждение с предложением восстановить последовательность проведения документов.
Закупка товаров
Конфигурация поддерживает все основные операции, связанные с закупкой товаров:
· поступление товаров на склад (документ «Приходная накладная»);
· регистрация счета-фактуры поставщика (документ «Регистрация Счета-фактуры», вводится на основании документа «Приходная накладная»);
· выплата аванса поставщику (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);
· оплата поставщику за полученные товары (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);
· возврат товара поставщику (документ «Расходная накладная» на возврат, вводится на основании документа «Приходная накладная»);
· возврат денег от поставщика за возвращенный товар (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»).
При оформлении приходных накладных можно посмотреть оперативную информацию о взаиморасчетах.
На основе зарегистрированных счетов-фактур строится книга покупок.
Продажа товара оптом
Конфигурация поддерживает операции, связанные с продажей товаров и расчетами с покупателями:
· выписка счета и резервирование товара (документ «Счет»);
· поступление предварительной оплатил от покупателей (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);
· поступление оплаты от покупателей за отгруженные товары (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);
· отгрузка товара покупателю (документ «Расходная накладная»);
· выставление счета-фактуры покупателю (документ «Счет-фактура», вводится на основании документа «Расходная накладная»);
· снятие товара с резерва (документ «Снятие резерва»);
· возврат товара от покупателя (документ «Приходная накладная», вводится на основании документа «Расходная накладная»);
· возврат денег покупателю (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»).
Товар покупателю может быть отгружен как по предварительной оплате, так и в кредит. При оформлении этих операций учитываются задолженности покупателей.
Документ «Снятие резерва» имеет возможность автоматического заполнения спецификации товарами, зарезервированными просроченными счетами. При отгрузке товар снимается с резерва документом «Расходная накладная» автоматически.
На основе выданных счетов-фактур строится книга продаж.
Продажа товара в розницу
Поскольку данная конфигурация предназначена для организаций, занимающихся оптово-розничной торговлей (в основном торгующей оптом и частично в розницу), учет товаров здесь реализован по оптовой схеме, т.е. товар учитывается по приходной стоимости без НДС. НДС прихода учитывается отдельно от стоимости товара. При продаже товара в розницу, перевод товара в бухгалтерском учете из опта в розницу выполняется непосредственно на момент акта розничной продажи.
Конфигурация поддерживает операции, связанные с продажей товаров в розницу с использованием торгового оборудования (ККМ, сканеры штрих-кода, дисплей покупателя):
· продажа товара в розницу (документы «Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»).
Торговля комиссионными товарами
Конфигурация позволяет вести учет товаров, взятых на реализацию:
· прием товаров на реализацию (документ «Приходная накладная реализатора»);
· в Комплексной конфигурации товары, взятые ранее на реализацию, могут выдаваться на реализацию третьим лицам (документ «Расходная накладная реализатора»);
· продажа оптом и в розницу товаров, принятых на реализацию (документ «Расходная накладная», «Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»);
· комиссионные товары, отданные в свою очередь на реализацию третьим лицам и проданные, автоматически учитываются при проведении документов «Отчет реализатора», «Инвентаризация реализатора»;
· регистрация счета-фактуры комитента (документ «Регистрация счета-фактуры») вводится на основании документов «Расходная накладная», «Расходная розничная», «ОтчетКассовойСмены», «ОтчетРеализатора», «Инвентаризация реализатора» в случае, когда были проданы товары, ранее взятые на реализацию;
· перечисление денег комитенту за реализованные товары (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);
· возврат товара комитенту (документ «Расходная накладная реализатора», вводится на основании документа «Приходная накладная реализатора»).
Учет ведется раздельно по каждому комитенту.
Передача товаров на комиссию
Оформление операций, связанных с передачей товаров на комиссию:
· передача товаров на комиссию (документ «Расходная накладная реализатора»). В Комплексной конфигурации выдаваться на реализацию могут и собственные товары и товары, взятые ранее на реализацию;
· регистрация продажи товаров комиссионерами (документы «Отчет реализатора» и «Инвентаризация реализатора»). Считается, что товары, переданные на реализацию, продаются оптом;
· поступление оплаты от комиссионеров за реализованные товары (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);
· выставление счета-фактуры комиссионеру (документ «Счет-фактура» вводится на основании документов «Отчет реализатора» и «Инвентаризация реализатора»);
· возврат товара от комиссионера («Приходная накладная реализатора» вводится на основании документа «Расходная накладная реализатора»).
Конфигурация ведет учет отданных на реализацию товаров раздельно по каждому комиссионеру.
Складские операции
Конфигурация поддерживает операции складского учета:
· межскладские перемещения (документ «Перемещение»»);
· списание товаров (документ «Списание»).
По складам ведется только количественный учет товаров, поскольку стоимостной учет ведется в разрезе партий товаров по всей фирме.