Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
На предприятии ООО "Альянс" ведётся только одна кассовая книга (см. приложение), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия ООО "Альянс".
На предприятии ООО "Альянс" оборудована касса (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия ООО "Альянс" назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Учредители предприятий, вышестоящие организации, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при проведении документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны для выполнения предприятиями.
Для учёта наличия движения денежных средств в кассе предприятия используют активный счёт 50 "Касса".
Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту - суммы, выданные наличными.
Основной регистр по сч.50 "Касса" - журнал-ордер №1 (см. приложение).
Журнал-ордер №1 ведётся по КТ сч.50, а ведомость №1 - по ДТ сч.50.
Журнал-ордер №1 заполняют линейно-позиционным способом на основании отчёта кассира, т.е. каждому отчёту кассира соответствует только одна строка в журнале-ордере №1.
В кассе предприятия могут хранить не только наличные деньги, но и ценные бумаги и бланки строгой отчётности.
К счёту 50 "Касса" могут быть открыты следующие субсчета:
50/1 - "Касса организации"
50/2 - "Операционная касса"
50/3 - "Денежные документы"
На субсчёте 50/1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий.
На субсчете 50/2 "Операционная касса" учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). Учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчёте 50/3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счёте 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учёт денежных документов ведётся по их видам. Учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов - отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.
По дебету счёта 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации.
По кредиту счёта 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Таблица 2
Основные бухгалтерские проводки по счёту 50 "Касса"
| №п/п | Наименование хозяйственной операции | корреспонденция счетов | |
| ДТ | КТ | ||
| 1. | В кассу поступила выручка от продажи товаров | 50 | 90/1 |
| 2. | В кассу поступили паевые взносы пайщиков | 50 | 80/2 |
| 3. | В кассу поступил платеж за товары, проданные в кредит | 50 | 73/1 |
| 4. | В кассу поступили проценты за товары, отпущенные в кредит | 50 | 91 |
| 5. | В кассу поступили деньги в погашения недостачи товаров | 50 | 73/2 |
| 6. | Из кассы выплачена заработная плата работникам | 70 | 50 |
| 7. | Из кассы выплатили материальную помощь работнику | 84 | 50 |
| 8. | Выдана из кассы заработная плата | 70 | 50 |
| 9. | Из кассы сданы деньги на расчетный счет: | 51 | 50 |
| 10. | Получены деньги с Р/с в кассу | 50 | 51 |
| 11. | Подотчётное лицо вернуло в кассу остаток подотчётных сумм | 50 | 71 |
| 12. | Выявлены излишки денежных средств в кассе | 50 | 91/1 |
| 13. | Выявлена недостача денежных средств в кассе | 94 | 50 |
Расчётный счёт - основной счёт предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня.