2. Журнал 1. Облік грошових коштів та грошових документів
Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2 - 3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього.
Для відображення операцій, здійснених в національній і іноземній валюті, використовується Журнал 1 і відомості до нього, які заповнюють у валюті здійснення операцій. Для кожної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і відомості до нього, які позначають назвою валюти, в якій вони заповнюються.
Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті в касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валюті), які є в касі підприємства (поштових марок, оплачених проїзних документів тощо) та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.2, 1.3.
Касові операції в Журналі 1 показуються як кредитові обороти за субрахунками 301 "Каса в національній валюті" та 302 "Каса в іноземній валюті".
Крім того, на підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".
Приймання і видавання грошових коштів, оформлення прибуткових і видаткових документів, ведення касової книги, складання звіту про касові операції здійснюються відповідно до Порядку ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.02.95р. №21 із змінами та доповненнями.
Записи в Журналі 1 і відомості 1.1 здійснюються підсумками за день на підставі звіту касира, що підтверджується доданими до нього документами.
Залишок грошових коштів в касі наводиться у відомості на початок та кінець місяця. Протягом місяця для контролю і оперативних даних використовуються дані про залишок коштів, наведені у звітах касира.
Рахунок 31 "Рахунки в банках" призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, що є на рахунках в банку і можуть бути використані для поточних операцій.
Записи в Журналі 1 відображаються з кредиту рахунка 31 "Рахунки в банках" в дебет рахунків, а у відомості 1.2 - в дебет рахунка 31 "Рахунки в банках" з кредиту рахунків.
Записи в Журналі 1 і відомості 1.2 ведуться на підставі виписок банку за рахунками і доданими до них документами.
Групування сум для відображення в Журналі 1 і відомості 1.2 необхідних підсумків здійснюється шляхом підрахунку відповідних даних у виписках чи доданих до них документах згідно з наведеними у них бухгалтерськими проведеннями. Доцільно кореспонденцію рахунків проставляти як в банківських виписках, так і на документах.
Залишок коштів на розрахунковому рахунку в банку відображається у відомості 1.2 тільки на початок і кінець місяця. Протягом місяця для оперативного обліку використовуються дані про залишки коштів, що відображені у виписках банку.
На рахунку 33 "Інші кошти" узагальнюється інформація про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які є в касі підприємства (поштових марок, оплачених проїзних документів, оплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені до кас банків, ощадних кас або поштових відділень для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.
Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті.
Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.
Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку тощо).
3. Журнал 3. Облік розрахунків довгострокових та поточних зобов’язань
Розрахункові операції, операції з визнання i погашення довгострокових i поточних зобов’язань відображаються у Журналі 3 за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68 (розділ I), 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69 (розділ II).
Відомість аналітичного обліку як складова частина Журналу 3 ведуться окремо за операціями на рахунках 36 «Розрахунки з покупцями i замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками i підрядниками», 64 «Розрахунки за податками i платежами», 68 «Розрахунки за іншими операціями», 34 «Короткострокові векселі одержані», 51 «Довгострокові векселі видані», 162 «Довгострокові векселі одержані», 62 «Короткострокові векселі видані». Методичні рекомендації передбачають також ведення окремої Відомості аналітичного обліку по операціях на окремих субрахунках, зокрема для обліку розрахунків із підзвітними особами, за претензіями, за авансами виданими й одержаними тощо. За умов, коли суб’єкти господарювання вчасно i повністю виконують свої зобов’язання щодо платежів, такі відомості аналітичного обліку не потребуватимуть багатьох сторінок (аркушів).
Слід зазначити, що синтетичний i аналітичний облік за наведеними рахунками бухгалтерського обліку досить уніфікований, компактний i практичний. Уніфікація обліку операцій на цих рахунках із веденням потрібної кількості відомостей i вкладених аркушів до них (продовження відомості) дає змогу охопити всі операції за місяць.
Відомість 3.1 призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками.
Узагальнення інформації про розрахунки з покупцями і замовниками за відвантажену продукцію, товари, роботи, послуги ведеться на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками".
У відомості 3.1 дебетове сальдо за рахунком 36, що показує заборгованість покупців та замовників, відображається на початок і кінець місяця, і ведеться аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками за кожним покупцем та замовником.
Підсумки граф 13 - 20 цієї відомості переносяться до графи 5 розділу І Журналу 3.
Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами.
Облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами, за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами".
У відомості 3.2 аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення та погашення. Сальдо на початок і кінець місяця показується розгорнуто (за дебетом і за кредитом).
Підсумки граф 16 - 21 цієї відомості переносяться до графи 6 розділу І Журналу 3.
У відомості 3.3 наводиться аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги. Ці розрахунки відображаються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками".
За кредитом рахунка показується заборгованість за одержані від постачальників та підрядчиків товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо.
Облік у відомості 3.3 ведеться окремо за кожним постачальником в розрізі кожного документа.
Три особливості заповнення відомості 3.3:
- при акцептній формі розрахунків облік ведеться позиційним методом за кожним окремим документом;
- суми за розрахунковими документами на матеріальні цінності, що відвантажені постачальниками, але не отримані на кінець місяця на склад підприємства, відображаються за кредитом рахунка 63 в кореспонденції з рахунками, призначеними для обліку товарно-матеріальних цінностей;
- записи за кредитом рахунка 63, а саме суми, належні до сплати за отримані товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи чи послуги, наводяться на підставі представлених постачальниками і прийнятих до оплати рахунків-фактур, а в разі невідфактурованих поставок - на підставі документів, що супроводжують вантаж.
Сальдо на кінець місяця наводиться за кожним постачальником та підрядчиком і переноситься в графу 6 відомості 3.3 на наступний місяць.
Підсумки граф 13 - 19 цієї відомості переносяться до графи 10 розділу І Журналу 3.
Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку векселів.
Облік векселів, одержаних у забезпечення довгострокової дебіторської заборгованості (більше року) ведеться на субрахунку 162 "Довгострокові векселі одержані".
На рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані" ведеться облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена векселями.
За дебетом відображається отримання векселя за продані товари (роботи, послуги) та за іншими операціями, за кредитом - отримання коштів у погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій особі тощо.
Облік розрахунків з постачальниками, підрядчиками та іншими кредиторами за матеріальні цінності, виконані роботи, отримані послуги та за іншими операціями, заборгованість за якими забезпечена виданими векселями та не є поточним зобов'язанням, відображається на рахунку 51 "Довгострокові векселі видані".
За кредитом рахунка 51 відображається видача векселя в забезпечення за одержані матеріальні цінності, надані послуги, виконані роботи та за іншими операціями, за дебетом - погашення заборгованості, забезпеченої виданим векселем.