Наприкінці цього розділу слід зазначити, що визначення фінансового результату, розрахунок нарахувань й утримань із заробітної плати, а також складання шахової та оборотної відомостей було зроблено за допомогою бухгалтерської програми "Макро Баланс" (версія від 10.02.2001), короткий опис якої можна знайти у наступному розділі цієї роботи.
Сучасна реформа бухгалтерського обліку висунула нові вимоги щодо організації і ведення бухгалтерського обліку на підприємстві та складання його фінансової звітності.
У зв'язку з цим на підприємстві ТОВ «Клімат Індустрії» синтетичний облік підприємства був повністю переведений на нові рахунки, передбачені Планом рахунків, який був затверджений Наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції щодо його застосування" від 30 листопада 1999 р. № 291 [18], а також була сформована нова облікова політика підприємства, основні положення якої були затверджені наказом керівника підприємства № 525 "Про облікову політику підприємства" від 01.01.2000 р. (див. розділ 1.3). Фінансова звітність підприємства складається за новими формами згідно з П(С)БО № 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності" [5] та іншими відповідними Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.
Але слід зазначити, що журнально-ордерна форма обліку, яка застосовується на підприємстві, ведеться за допомогою старих форм журналів-ордерів. Отже, систематизація та накопичування інформації з первинних документів здійснюється у 15 журналах-ордерах, в яких лише номера та назви рахунків замінені відповідними назвами та номерами з нового Плану рахунків.
Побудування старих журналів-ордерів не відповідає за змістом новим вимогам бухгалтерського обліку, склад аналітичних даних в цих журналах-ордерах не завжди узгоджується з синтетичними рахунками, за якими ведеться облік в цих журналах-ордерах, а також старі облікові регістри не забезпечують надання усієї необхідної інформації для управління підприємством. Крім того, використання старих форм журналів ордерів істотно ускладнює процес заповнення фінансової звітності підприємства та може стати причиною виникнення багатьох помилок у веденні бухгалтерського обліку.
Таким чином, щоб забезпечити відповідність облікових регістрів сучасним вимогам бухгалтерського обліку, а також позбавитися вищезазначених недоліків старої журнально-ордерної форми обліку бухгалтерія підприємства ТОВ «Клімат Індустрії» необхідно перейти до використання в обліку нових Журналів, які передбачені Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку (див. розділ 2.1), замість старих форм журналів-ордерів.
Відповідно до наказу "Про облікову політику підприємства" (див. розділ 1.3), для обліку витрат на підприємстві ТОВ «Клімат Індустрії» не використовується восьмий клас рахунків, а застосовується лише дев'ятий клас. Використання тільки дев'ятого класу істотно ускладнює групування витрат підприємства за економічними елементами, яка необхідна для калькулювання та аналізу собівартості продукції, а також для прийняття управлінських рішень. Крім того, відсутність в обліку витрат восьмого класу рахунків ускладнює заповнення другого розділу Звіту про фінансові результати "Елементи операційних витрат".
Таким чином, для спрощення групування витрат за економічними елементами, а також для додаткової деталізації інформації щодо витрат підприємства в бухгалтерському обліку доцільно використовувати 8 клас рахунків "Витрати за елементами".
Також слід зазначити, що на підприємстві ТОВ "Клімат Індустрії" має місце низький рівень автоматизації бухгалтерського обліку.
Впровадження автоматизації дозволяє: більш оперативно вести бухгалтерський облік, виводити оперативну інформацію за певний період часу, швидкий пошук і виведення необхідної економічної інформації, автоматизацію складання бухгалтерських і фінансових звітів, меншає трудомісткість облікових робіт і кількість допущених помилок.
Автоматизація може бути здійснена за рахунок впровадження різних програм, що автоматизують окремі дільниці обліку, або за рахунок використання комплексних програмних продуктів, що дозволяють автоматизувати увесь обліковий процес: від надходження первинної документації й до складання звітності.
Сучасне програмне забезпечення щодо автоматизації обліку розвивається за двома окремими напрямками: програми електронних таблиць або електронні бази даних (Excel, Access корпорації Microsoft, SQL, Quattro Pro фірми Borland (Inprise), SuperCalc фірми Computer Associates, Lotus корпорації Lotus Development Corp.) і безпосередньо бухгалтерські програми.
Бухгалтерські програми по колу облікових задач, які вони вирішують, можна розділити на комплексні та спеціалізовані. Комплексні програми дозволяють вирішувати всі стандартні задачі бухгалтерського обліку, а спеціалізовані програми призначені для окремих задач (наприклад, складання балансу і форми звітності, облік заробітної плати, облік основних коштів, облік матеріальних цінностей, і т.п). Як правило, розділ комплексних програм щодо рішення окремих задач бухгалтерського обліку не містить такого ступеню деталізації та додаткових можливостей сервісу, які має спеціалізована програма для рішення цих облікових задач.
Серед бухгалтерських програм, які здатні вести облік відповідно до вимог сучасних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку в Україні найбільш відомі "1С Бухгалтерія" (українська локалізація), "Акцент", "Парус", та деякі інші.
Найбільше поширення з цих програм отримала "1С Бухгалтерія", яка має ряд переваг перед іншими подібними програмними продуктами. "1С Бухгалтерія" виступає комплексним програмним продуктом, який має багато спеціалізованих галузевих версій. Програма має гнучку конфігурацію та може бути настроєна відповідно до вимог конкретного підприємства. Різні версії цієї програми можуть бути використані для створення окремого АРМ бухгалтера або для організації системи бухгалтерського обліку на основі локальної комп'ютерної мережі підприємства з можливістю оновлення встановленого програмного продукту через Internet. Комплекс рішень "1С Бухгалтерія" передбачає ведення бухгалтерського обліку від запису господарських операцій до складання фінансової звітності.
Але програма "1С Бухгалтерія" має й свої недоліки, не останнім з яких є її висока ціна, яка відповідно до версії та конфігурації складає від 1200 до 10000 грн. Крім того, робота з цією програмою потребує спеціальних знань щодо інтерфейсу та особливостей конфігурації. "1С Бухгалтерія", яка призначена для локальної комп'ютерної мережі також потребує спеціальної кваліфікації у галузі мережевого адміністрування.
Отже, автоматизація бухгалтерського обліку на підприємстві за допомогою програми "1С Бухгалтерія" має беззаперечні переваги, але потребує значних витрат часу та коштів.
Запобігти зазначеним витратам коштів та часу можна, якщо для автоматизації використовувати програму "Макро Баланс", яка безумовно не має абсолютної більшості переваг "1С Бухгалтерія". Але програма "Макро Баланс" не потребує не яких спеціальних знань щодо її інтерфейсу та конфігурації. Для роботи з цією програмою достатньо мати базові навики роботи з текстовим редактором "Microsoft Word". Основним джерелом облікової інформації для програми "Макро Баланс" виступає журнал господарських операції, який має форму стандартної таблиці MSWord (див. розділ 2.3), а також може містити додаткові колонки для деталізації господарських операції. На основі журналу господарських операцій програма "Макро Баланс" дозволяє складати шахову та оборотну відомості (див. розділ 2.3), а також має можливість відображати облікові операції за окремими рахунками бухгалтерського обліку. Крім того, ця програма дозволяє автоматично визначати фінансовий результат та здійснювати нарахування і утримання із заробітної плати. До програми також можуть бути підключені додаткові модулі обробки первинних документів та складання звітності.