При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства (табл. 2).
Таблиця 2
Додаткові обмеження витрат на службові відрядження працівників бюджетних установ[13, 132]
| Види витрат, які обмежуються | Відрядження | |
| в міста України | за кордон | |
| 1. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків вартості проживання в готелях | ||
| – при одноразовому харчування – не більше 20% | + | + |
| від норм добових витрат | ||
| – при дворазовому харчування – не більше 40% від норм добових витрат | + | + |
| – при триразовому харчуванні – не більше 60% від норми добових витрат | + | + |
| 2. Витрати на проживання понад встановлені граничні норми та витрати на перевезення понад 30 кг багажу – з дозволу керівника установи | + | + |
| 3. Витрати на побутові послуги в готелях – не більше 10% від норм добових витрат за всі дні проживання | + | + |
| 4. Витрати не проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, у каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу – з дозволу керівника | + | + |
| 5. Витрати на службові телефонні переговори – в розмірах, погоджених з керівником | + | + |
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.
На першопочаткові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пально-мастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 "Розрахунки з підзвітними особами".
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:
1. При видачі авансу:
Дебет субрахунку № 362
Кредит субрахунків № 301, 302.
2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:
Дебет рахунків № 23, 80, 81
Кредит субрахунку № 362.
3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:
Дебет субрахунків №301, 302
Кредит субрахунку № 362.
4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:
Дебет субрахунку № 661
Кредит субрахунку № 362.
Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 – накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів [13, 133].
На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею "Розрахунки з іншими кредиторами".
Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими працівниками наведено на рис. 1.
При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма "Відомість фінансово-розрахункових операцій".
Дебіторська заборгованість підзвітних осіб виникає при отриманні ними підзвітних сум і погашається при повному розрахунку. Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з діяльністю бюджетної установи, списуються на фактичні видатки бюджетної установи, а на придбання товарно-матеріальних цінностей – включаються до суми касових видатків на придбання цих цінностей.
Операції за розрахунками з підзвітними особами наведено в табл. 3.
Таблиця 3
Типові господарські операції та кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами [14, 196]
| № п/п. | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Видано в підзвіт талони на бензин, бланки трудових книжок і вкладиші до них | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 331 "Грошові документи в національній валюті" |
| 2 | Видано готівку з каси в підзвіт | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" |
| 3 | Затверджено використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт | 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації", 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей" – 236 "Тара", 238 "Запасні частини до машин і обладнання", 239 "Інші матеріали", 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги", 813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду", 823 "Витрати на науково-дослідні роботи за договорами". | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
| 4 | Повернуто підзвітною особою залишок авансу в касу установи | 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
| 5 | Утримано із заробітної плати невикористану суму авансу (за згодою працівника) | 661 "Розрахунки із заробітної плати" | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 (ф. 386), записи до якого здійснюються за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. В установах з незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків ведеться за кожною підзвітною особою у картках аналітичного обліку (ф. 292-а) та у книзі аналітичного обліку (ф. 292).