2) державним службовцям 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника 1 і 2 класу – в розмірі 40 відсотків норм добових витрат;
3) державним службовцям 4 і 5 рангу, дипломатичних рангів радника 1 і 2 класу – у розмірі 30 відсотків норм добових витрат;
4) членам делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод, – у розмірі 25 відсотків, а керівникам цих делегацій – у розмірі 30 відсотків норм добових витрат [9].
Зазначені у цьому додатку працівники мають право на одержання тільки однієї надбавки.
До членів делегацій, зазначених у пункті 4 Постанова Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" [9], належать лише ті члени делегації (представники), які мають повноваження виступати від імені або за дорученням Президента України та Уряду України на міжнародних переговорах, конференціях, форумах та для підписання міжурядових угод. Інші члени делегації (представники, включаючи наглядачів), які виїжджають за кордон згідно з рішенням Президента України та Уряду України, до таких делегацій не відносяться.
У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків – дворазовому, 35 відсотків – триразовому харчуванні [9].
Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.
Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї постанови для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.
Установити, що державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:
– на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;
– на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у додатку до цієї постанови, за всі дні проживання;
– на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;
– на користування постільними речами в поїздах;
– на користування у готелях холодильником і телевізором;
– на комісійні у разі обміну валюти [9].
Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.
Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.
Фактичні витрати, визначені абзацом першим цього пункту і пунктом 6, які пов'язані з перебуванням у місці відрядження, є компенсаційними.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.
У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.
Отже, у процесі діяльності бюджетних установ виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У такому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.
Підзвітні особи – це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
Для кожної установи повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби.
Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи.
Порядок видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентується Кабінетом Міністрів України. Направлення працівників установи у відрядження здійснюється керівником бюджетної установи з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва установи, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження. Необхідними документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з діяльністю установи.
Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.
Посвідчення про відрядження – це документ, який видається працівнику бюджетної установи на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні. Видане працівнику посвідчення про відрядження обов'язково реєструється у спеціальному журналі (див. попередній розділ).
Працівнику, який відправляється у відрядження, видається грошовий аванс, що визначається виходячи з розміру оплати добових, проїзду, проживання, але за умови повного відзвітування за раніше виданими авансами.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох банківських днів, наступних за днем закінчення відрядження або виконання (завершення) окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка їх видала, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і повернути залишок невитрачених коштів. До звіту додаються:
– посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, із завіреними: печаткою, позначками про прибуття і вибуття;
– документи (в оригіналі), що підтверджують витрати працівника, який перебував у відрядженні.
На підставі документів, поданих працівником, бухгалтерія здійснює перерахунок виданого авансу. Якщо аванс видано в меншій сумі, ніж сума здійснених і затверджених витрат, то працівнику відшкодовується різниця грошовими коштами. А якщо ж було видано більше коштів, то працівник повертає до каси зайві отримані грошові кошти. Якщо працівник невчасно відзвітувався за видані йому суми, але повернув грошові кошти у тому ж місяці, коли законодавче встановлено строк їх повернення, то з нього бухгалтерія утримує штраф у розмірі, встановленому чинним законодавством від неповерненої суми. Якщо працівник поверне грошові кошти після закінчення місяця, в якому він повинен був відзвітуватися за законодавством (або взагалі їх не поверне), то крім штрафу така сума підлягає оподаткуванню відповідно до законодавства про оподаткування доходів громадян.
Склад витрат на відрядження у межах України, що компенсуються установою, наведено в табл. 1.
Таблиця 1
Відшкодування витрат на відрядження [14, 194]
| № п/п. | Види витрат | Склад витрат |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Добові | Нараховуються та виплачуються працівнику за кожен день відрядження з урахуванням вихідних, святкових, неробочих днів і часу перебування в дорозі, включаючи вимушені зупинки. |
Витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачується відрядженими за рахунок добових. Норми добових витрат встановлюються законодавством (для відряджень за кордон – для кожної країни). Державним службовцям і працівникам установ, які перебувають за кордоном тривалий час і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні й отримують виплати в іноземній валюті, у випадку відрядження в межах країни перебування, добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 % норм добових витрат для даної країни. У випадку відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 % зазначених норм | ||
| 1 | 2 | 3 |
| 2 | Проїзд | Вартість проїзних квитків повітряним, залізничним, водним, автомобільним (крім таксі) транспортом. 3 дозволу керівника відшкодовується вартість проїзду в м'якому вагоні, в каютах, оплачуваних за 1-4 групами тарифних ставок у каютах морського флоту, в каютах 1-ої і 2-ої категорії на судах річкового флоту, повітряним флотом в 1-ому класі та бізнес-класі; користування постільним речами за наявності підтверджуючих документів. Витрати, пов'язані з поверненням придбаних квитків на проїзд можуть бути відшкодовані тільки з дозволу керівника установи. Провезення багажу до місця відрядження, назад і в межах місця відрядження понад 30 кг відшкодовується з дозволу керівника. Крім зазначених витрат на проїзд, компенсуються витрати на проїзд громадським транспортом (крім таксі), узгоджені з керівником |
| 3 | Проживання | Вартість наймання житлового приміщення обмежена нормативними актами. Відшкодовуються: побутові послуги (прання, чистка, ремонт, прасування одягу, білизни тощо) – не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання; бронювання місць у готелях – не більше 50 % вартості місця з добу; користування холодильником, телевізором тощо; вартість проживання під час вимушеної зупинки в дорозі |
| 4 | Службові телефонні переговори | Сума відшкодовується з дозволу керівника |
При відрядженнях в межах України на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали, техобслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля не є витратами на відрядження та їх фінансування повинно здійснюватися за рахунок коштів, отриманих на господарські потреби в органах Державного казначейства України (код економічної класифікації видатків бюджету 1135 "Оплата транспортних послуг і утримання транспортних засобів").