Грошові розрахунки з персоналом можуть набирати як і готівкової, так і безготівкової форми. Безготівковим грошовим розрахункам, як правило, віддають перевагу. Це пояснюється тим, що за використання безготівкових розрахунків з персоналом досягають значної економії витрат на їх здійснення. Широкому застосуванню безготівкових розрахунків з персоналом сприяють банківські установи, у них також заінтересована держава - не тільки з погляду економного витрачання коштів, а й з погляду вивчення, регулювання і контролю грошового обороту. Сферу готівкових і безготівкових розрахунків з персоналом розмежовано. Готівкова форма розрахунків з персоналом застосовується для виплати заробітної плати, матеріального заохочення, дивідендів, грошової допомоги [37 с.137].
Безготівкові розрахунки - це грошові розрахунки, які здійснюються за допомогою записів на рахунках у банках, коли гроші (кошти) списуються з рахунка платника і переказуються на рахунок утримувача коштів.
Між готівковою і безготівковою формами розрахунків з персоналом існує тісний зв'язок. Так, одержуючи виручку за реалізовану продукцію в безготівковій формі, підприємство повинно отримати в установленому порядку в банківській установі готівку для виплати заробітної плати, покриття різних витрат, на господарські потреби тощо. У цьому разі гроші, що надійшли в безготівковій формі, можуть бути отримані в банку в готівковій формі [37, с.137].
Отримана готівка у вигляді виручки від реалізації продукції та інших касових надходжень може бути використана підприємствами не тільки для забезпечення господарських потреб, а й на оплату праці і виплату дивідендів (доходу). Крім того, для виплат, пов'язаних з оплатою праці й виплатою дивідендів, підприємства можуть використовувати й готівку, отриману з кас банків. Водночас підприємства повинні забезпечувати систематичну і повну сплату податків, зборів і обов'язкових платежів у бюджет та державні цільові фонди згідно з чинним законодавством. Підприємства також можуть проводити розрахунки з бюджетом і державними цільовими фондами готівкою.
На практиці використовуються відповідні форми безготівкових розрахунків (залежно від форми розрахункового документа), а саме:
платіжними дорученнями;
платіжними вимогами-дорученнями;
чеками;
акредитивами;
інкасовими дорученнями (розпорядженнями).
Платіжні вимоги та інкасові доручення (розпорядження) застосовуються у випадках стягнення в безспірному порядку сум фінансових санкцій, недоїмки в бюджет з податків, штрафів, які нараховані державними податковими органами. Платіжні доручення застосовуються в розрахунках за товарними і не товарними платежами, чеки використовуються лише для безготівкових перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок отримувача і не підлягають сплаті готівкою. За операціями з акредитивами всі зацікавлені сторони мають справу лише з документами, а не з товарами, послугами, з якими можуть бути пов’язані ці документи.
За економічним змістом організація безготівкових розрахунків виходить за межі суто технічних операцій, пов'язаних зі списанням і зарахуванням коштів на рахунки клієнтів у банківській установі. Безготівкові розрахунки здійснюються в різних формах. Різні форми розрахунків пов'язані з використанням різних видів розрахункових документів [39, с.137].
При організації аудиту розрахунків з персоналом необхідно використовувати наступні основні нормативні документи:
Закон України "Про аудиторську діяльність" визначає правові засади здійснення аудиторської діяльності в Україні. В цьому законі описується діяльність аудитора, його права та обов’язки, сертифікація аудиторів, відповідальність аудиторів та аудиторських фірм. Представлена інформація про те, в яких випадках проведення аудиту є обов’язковим та які документи аудитор складає після перевірки підприємства [8, с.2].
Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітнісь в Україні" [20]. Даний закон визначає правові основи регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку й складання фінансової звітності в Україні. Відповідно до закону підприємство самостійно визначає облікову політику на рік, де відображаються основні організації та ведення обліку на підприємстві, в тому числі розрахунки з персоналом.
Оплата праці регламентована Законом України "Про оплату праці" [1], який визначає економічні, правові та організаційні засади оплати праці працівників, які перебувають у трудових відносинах, на підставі трудового договору з підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності та господарювання, а також з окремими громадянами та сфери державного і договірного регулювання оплати праці і спрямований на забезпечення відтворювальної і стимулюючої функцій заробітної плати.
Закон України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" [4]. Визначає правові, організаційні та фінансові основи загальнообов'язкового державного соціального страхування громадян на випадок тимчасової втрати працездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами, народженням дитини та необхідністю догляду за нею, у разі смерті, а також надання послуг із санаторно-курортного лікування та оздоровлення застрахованим особам та членам їх сімей.
Закон України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття" [6], визначає правові, фінансові та організаційні засади загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.
Закон України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві [5] та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності" визначає правову основу, економічний механізм та організаційну структуру загальнообов'язкового державного соціального страхування громадян від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які призвели до втрати працездатності або загибелі застрахованих на виробництві.
Закон України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" [7] визначає принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, передбачених цим Законом, а також регулює порядок формування Накопичувального пенсійного фонду та фінансування за рахунок його коштів видатків на оплату договорів страхування довічних пенсій або одноразових виплат застрахованим особам, членам їхніх сімей та іншим особам, передбаченим цим Законом.
Закон України "Про відпустки" [2] встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров'я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи.
П (С) БО № 16 [17] “Витрати” визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати підприємства та її розкриття в фінансовій звітності.
П (С) БО № 26 [18] “Виплати працівникам" визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про виплати (у грошовій і не грошовій формах) за роботи, виконані працівниками, та її розкриття у фінансовій звітності.
Закон України “Про господарські товариства” [25] визначає метологічні засади створення в господарському товаристві резервного капіталу.
Відповідно до П (С) БО 15 [26] "Дохід" дивіденди - це частина чистого прибутку, розподіленого між учасниками відповідно до часток їхньої участі у власному капіталі.
Закон України “Про акціонерні товариства” [27] визначає медотологію формування статутного капіталу за рахунок внесків учасників та засновників.
Постановою Кабінету Міністрів України “Про види заробітку (доходу), які підлягають обліку при утриманні аліментів" [24] здійснюються з усіх видів основної та додаткової заробітної плати" визначає методологічні засади формування в обліку інформації про утримання.
Питання, пов'язані з оформленням відряджень і їх оплатою, регулюються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордоном [19].
Отже, на основі перерахованих вище законодавчих та нормативних актів, зроблено аналітичний огляд при організації обліку, аудиту та економічного аналізу.
В країнах ринкової економіки системи заробітної плати, що використовуються на підприємствах, розглядаються як ноу-хау і не розголошуються.
Як економічна категорія розвиненого товарного виробництва розрахунків з персоналом з оплати праці в Росії відбиває досить складні й багатопланові зв'язки, що складаються в суспільстві із приводу трудового внеску працівника. У ній відбиваються відносини виробництва й розподілу, взаємодія різних носіїв економічних інтересів (суспільства в цілому, складових його соціальних груп, і насамперед роботодавців і працівників), ступінь розвитку продуктивних сил і зрілості виробничих відносин і багато інших аспектів життя суспільства. Серед них формування й ступінь задоволення потреб працівників, диференціація їхніх доходів, розвиток адекватного рівню економіки способу життя, забезпечення умов для розвитку особистості й ін [39, с.36]. Розрахунки з підзвітними особами здійснюються на основі письмової заяви працівника із візою керівника підприємства. Порядок видачі підзвітних сум регламентовано правилами ведення касових операцій. Щорічна оплачувана відпустка в Росії складає 28 календарних днів [39, с.39].