Періодично на підприємстві необхідно контролювати відповідність облікових даних і фактичної наявності основних засобів. З цією метою проводять інвентаризацію об'єктів, завдяки чому встановлюють фактичну наявність основних засобів, не придатні до експлуатації і відновлені будівлі, споруди, машини та устаткування, а також зайві та непотрібні підприємству основні засоби.
До початку інвентаризації основних засобів слід перевірити: наявність і стан інвентарних карток; наявність і стан технічних паспортів або іншої • технічної документації; наявність документів на основні засоби, здані або прийняті підприємством в оренду, на збереження. При виявленні розбіжностей або неточностей в обліку або технічній документації в них треба внести відповідні виправлення й уточнення. Треба перевірити, чи всі документи на оприбуткування і вибуття основних засобів записано в реєстрах обліку, а також підготувати і впорядкувати основні засоби для перевірки в натурі за місцем їхнього зберігання.
На підставі інвентаризації складають інвентаризаційні описи за затвердженими формами, залежно від груп і видів основних засобів.
На підприємствах необхідно забезпечити постійне оновлення основних засобів не тільки тому, що вони зношуються, але й для забезпечення як вищого рівня фондооснащеності виробництва, так і впровадження досягнень науково - технічного прогресу – єдиного фактора, який дозволяє і кардинально підвищити рівень ефективності виробництва. У зв'язку з цим на підприємства надходять основні засоби у результаті будівництва, придбання чи навіть безплатної передачі або фінансової оренди. Такі операції відображаються я"с у фінансовому, так і в управлінському облік одночасно на основі "Актів приймання - передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" тип.Ф. №03-1.
У той же час є певні особливості, які необхідно враховувати саме в управлінському обліку. Насамперед слід підкреслити, що в управлінському обліку важливе значення має приналежність об'єктів до конкретних центрів відповідальності. Тому, власне, і передбачено, що згаданий акт складається не тільки при надходженні основних засобів на підприємство, але й в усіх випадках передачі об'єктів від одного центру відповідальності до іншого.
Приймання основних засобів здійснюється комісією, затвердженою керівником підприємства. Важливо, щоб при цьому була ретельно перевірена комплектність об'єкта у відповідності з проектно-кошторисною чи технічною документацією. Причому треба мати на увазі, що разом з машинами і механізмами, автомобілями часто надходять ремкомплекти, запасні вузли, комплекти інструментів, певні малоцінні і швидкозношувані предмети, вартість яких у технічних паспортах та товарно-транспортних накладних не вказується. У фінансовому обліку у зв'язку з цим об'єкт приймаєте на баланс за загальною прейскурантною вартістю (справедливою вартістю за П(С) БО 7), до якої додають витрати на реєстрові - збори, державне мито та ін. Тому в управлінському обліку необхідно забезпечити роздільний облік об'єкта і комплектуючих, виходячи з Їхньої кількості за технічними паспортами і вартості, визначеної за аналогами, які с на підприємстві, або на основі прайс-листів чи експертної оцінки. Оскільки у згаданому акті тип. ф №03-1 відповідних граф чи рядків не передбачено, для оприбуткування таких комплектуючих можна використовувати накладні (прибуткові ордери) з наступним відображенням цих даних у реєстрах аналітичного обліку.
Кожному об'єкту основних засобів присвоюють інвентарний номер, що е дуже важливою відмітною ознакою в управлінському обліку, якщо врахувати, що на підприємствах експлуатуються, як правило, декілька однотипних, а то й однакових об'єктів. Інвентарні номери присвоюються за серійною ознакою і складаються з чотирьох-п'ятизначного числа. Ці номери наносяться фарбою, або закріпленням жетонів на кожний об'єкт і зберігається, як правило, за ними на весь період їхньої експлуатації на підприємстві. Навіть якщо об'єкти однотипні і обліковується в одній інвентарній картці, кожному з них присвоюють окремий інвентарний номер. Інвентарні номери об'єктів, які вибули внаслідок зносу, реалізації і т.п., не можуть присвоюватись іншим основним засобам, які надійшли на підприємство. Орендовані основні засоби обліковуються у орендарів за інвентарними номерами, присвоєними орендодавцями.
При оприбуткуванні основних засобів, придбаних у постачальників, "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" тип. ф. №03-1 складається в одному примірнику, оскільки, крім нього, є товарно-транспортна накладна. Якщо ж об'єкт передано від одного центру відповідальності до іншого, цей акт складають у двох примірниках, і один примірник передається у фінансову бухгалтерію, а другий зберігається у підрозділі, що передав об'єкт основних засобів.
Для забезпечення точності і оперативності управлінського обліку важливе значення має правильне визначення рахунків і об'єктів аналітичного управлінського обліку для віднесення амортизаційних відрахувань на витрати центрів відповідальності і видів продукції (робіт послуг), виробництво (виконання) яких здійснює цей структурний підрозділ які вказують у графі 10 зазначеного акта. Коди цих об'єктів складаються із номерів синтетичних рахунків, призначених для обліку відповідних витрат.
На основі цього акта спочатку в "Інвентарній карточці обліку основних засобів" тип. ф. № ОЗ-б - у фінансовому обліку; а потім в "Інвентарному списку основних засобів" тип. ф. . №03-9 - в управлінському обліку проводять запис інвентарних номерів об'єктів, їхнього найменування, первісної вартості.
Поряд із надходженням основних, засобів, на підприємствах із-за різних причин; непридатності для дальшої експлуатації внаслідок повного зносу, застарілості, непотрібності, продажу, вимушеної ліквідації і т. ін. проходить їхнє вибуття, яке відображається як у фінансовому, так і управлінському обліку на основі "Актів списання основних засобів" тип. ф. №03-3(Додаток 5).
Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, установи затверджується керівником підприємства або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів та є підставою для здачі на склад запчастин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту. Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зносу та розробки будинків, споруд, демонтажу обладнання відображають в акті в розділі "Розрахунок результатів списання об’єктів".
При вибутті основних засобів внаслідок списання, важливим завданням управлінського обліку є забезпечення чіткого контролю за отриманими матеріальними цінностями від розбирання будівель і споруд, демонтажу машин і обладнання, оскільки нерідко окремі конструктивні елементи, вузли й агрегати можуть бути використані для ремонтів чи реконструкції інших об'єктів. Нерідко навіть вартість матеріалів, які вже непридатні для дальшого використання за прямим призначенням: брухт, тверде паливо і т.д., є досить значною. В окремих випадках при ліквідації, наприклад, приладів, необхідно оприбуткувати дорогоцінні метали; золото, платину, срібло. Нехтування цим завдає значних втрат підприємствам і не може свідчити про ефективність управлінського обліку. Тому для ліквідації будь-якого об'єкта доцільно затвердити комісію, яка б ретельно оглянула всі отримані матеріали, вузли, агрегати, конструктивні елементи тощо, заодно визначивши їхню можливу вартість, яка необхідна для розрахунку результатів списання основних засобів.
Результати від списання об'єкта необхідні для відображення операцій у фінансовому обліку. Однак формуються вони за даними управлінського обліку про витрати на ліквідацію. Для забезпечення належного контролю за такими витратами доцільно попередньо скласти кошторис, тобто розрахунок, який є основним інструментом управлінського обліку і контролю витрат, а також критерієм оцінки діяльності управлінців центрів відповідальності.
Всі отримані у результаті ліквідації основних засобів матеріальні цінності повинні бути оприбутковані на склад, а потім використані за можливими напрямами, що засвідчується відповідними первинними документами. Здача утилю, металобрухту на склад проводиться за накладними. Якщо металобрухт реалізовано, заготівельник виписує приймальну квитанцію.
В управлінському обліку важливим є забезпечення контролю за ефективними використанням основних засобів, що передбачає не тільки наявність фактичної безперебійної роботи машин і механізмів, інших об'єктів. Адже їхні непередбачені поломки, вихід з ладу у процесі виконання певних робіт, інколи зводять нанівець решту управлінських заходів, зумовлюють значні матеріальні втрати, забракування продукції, робіт чи послуг.
Таким чином, важливим завданням управлінського обліку є контроль за дотриманням правил експлуатації об'єктів основних засобів, своєчасного проведення профілактичних заходів щодо підтримання їх у робочому стані, і поточного і капітального ремонтів. Крім негативного впливу на І ефективність виробництва, послаблення такого контролю призводить до і передчасного зносу об'єктів, чим також завдаються значні збитки підприємствам.
Для забезпечення належного контролю за здійсненням профілактичних заходів, які дозволяють підтримувати основні засоби в робочому стані, на підприємстві має бути розроблений план-графік проведення технічних доглядів машин і механізмів, їхніх ремонтів. Профілактичні заходи повинні здійснюватись і стосовно пасивної частини основних засобів, будівель і споруд. Однак для цих об'єктів таких планів - графіків не складають, оскільки інтенсивність їхнього зносу менша, ніж активної частини основних засобів.