Економічна ситуація на підприємствах України вимагає від суб’єктів господарської діяльності своєчасного прийняття ефективних управлінських рішень. Зробити це неможливо без достовірної, належним чином обробленої та підготовленої для управління інформації про фінансово – господарську діяльність підприємства. Інструментом для одержання такої інформації виступає система бухгалтерського обліку.
Саме облік надає керівництву підприємства оперативну, достовірну та об’єктивну інформацію. Ефективне досягнення цієї мети можливе при комп’ютеризації бухгалтерського обліку на підприємстві.
Комп’ютерна система бухгалтерського обліку (КСБО) забезпечує вирішення багатьох завдань через реєстрацію господарських фактів та обробки даних. КСБО на сьогодні дає можливість накопичувати, аналізувати, інтерпретувати та надавати інформацію користувачам бухгалтерського обліку.(4)
Однак, існує проблема, пов’язана з вибором програмного забезпечення, яке б найбільш повно розкривало інформацію, сформовану за даними бухгалтерського обліку. Більшість існуючих бухгалтерських програм, які автоматизують облік, - це лише електронні таблиці, які самостійно виконують тільки рознесення проводок в регістри обліку. Крім того, як правило, бухгалтерська програма розробляється або програмістом, знайомим з усіма тонкощами системного програмування.
При комп’ютеризації обліку постають запитання: що автоматизовану систему обліку підприємство впроваджує не просто програмний продукт, але й часто несподівано для себе, нові методики управління підприємством. Якщо врахувати, що контроль змісту управлінського обліку здійснюється лише керівництвом підприємств, то за відсутності стандартів управлінського обліку в програмному забезпеченні може бути значна кількість варіантів трактування вимог керівництва.
Автоматизація обліку підвищує ефективність і прискорює процес обробки даних, надає оперативну інформацію для прийняття рішень. Тому досить часто доцільно впроваджувати автоматизовану систему обліку не з метою отримання глобального результату, а для того, щоб вирішити ряд локальних проблем.
За умови автоматизації бухгалтерського обліку інформація що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу. На рівні комп’ютерної програми повинен зникнути поділ бухгалтерського обліку на фінансовий, управлінський та інші види. Якщо цей технічний крок буде зроблено і буде досягнута компактність, зручність, простота і надійність програмного забезпечення то, без сумніву, облік на підприємстві стане єдиним.
Існує думка, що застосування автоматизованої системи дозволяє ефективно вирішити проблему оперативності аналітичного обліку, так як ефективність бухгалтерського обліку та управління завдяки цьому повинна автоматично зрости.
Завдяки комп’ютеризації бухгалтерського обліку є можливість в межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних розрізів аналітики, які різносторонньо відображають первинну інформацію. В аналітичних рахунках інформація групується та узагальнюються в інтересах управління за певними ознаками. Тут значно підвищується інформаційна ємність системи рахунків та можливості більш детального і глибокого аналізу інформації.
Вважається, що впровадження КСБО на підприємстві призведе до поступової відмови від аналітичного обліку та його зміни обліком більш елементарних первинних об’єктів. Будь – яка ознака групування в рамках одного синтетичного рахунку стає основою системи аналітичних рахунків, і таких систем може бути безліч залежно від потреб управління.(11)
Управлінський облік може бути організований по – різному:
- Без спеціального відображення операцій управлінського обліку на рахунках бухгалтерського обліку із застосуванням подвійного запису (тобто без ведення синтетичного обліку);
- З окремим відображенням операцій управлінського обліку на рахунках синтетичного обліку (в тому числі з застосуванням різних варіантів кореспонденції рахунків);
Звичайно, найпростіший варіант полягає в тому, щоб відображати операції управлінського обліку в загальний системі записів синтетичного бухгалтерського обліку без виділення окремої кореспонденції рахунків для цих операцій.
Комп’ютеризація обліку призводить до створення на підприємстві автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ бухгалтера призначене для автоматизованого виконання операцій на конкретній стадії облікового аналітичного процесів. Ця система є структурною одиницею автоматизованих систем управління, персональним засобом облікового працівника для планування, обробки фактичних даних і підготовки інформації для прийняття управлінських рішень.
АРМ бухгалтера за їх місцем у системі обліку підприємства можна поділити на такі рівні: АРМ у підрозділах підприємства (первинний облік); АРМ у бухгалтерії (ділянки обліку); АРМ головного бухгалтера (зведений облік); АРМ управлінців (функції обробки і аналізу даних без права зміни бухгалтерської інформації).
При широкому використанні комп’ютерної техніки постає питання про раціональне використання каналів зв’язку. В зв’язку з цим виникла необхідність в обмеженні інформації, тобто тієї її частини, яка отримала назву надлишкової, так як вона може призвести до прийняття помилкових управлінських рішень. Отже для управління необхідна тільки та інформація, на підставі якої приймаються рішення. Якщо управлінець має таку інформацію, то процес прийняття стає ефективним.
Для характеристики облікової інформації потрібно застосовувати поняття „кількість” і „якість”. При отриманні інформації її споживачі переслідують різні цілі, тому змінюється кількість і цінність інформації, що відповідає завданням організації фінансового і управлінського обліку. Отже ступінь релевантності інформації, яка використовується для прийняття рішень залежить від цілей окремої людини, тобто значна частина інформації, створена системою, використовується для декількох управлінських рішень і декількома особами, які приймають рішення.
Для того, щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто брав участь в її підготовці на підприємстві і тими хто її використовує, вона повинна відповідати наступним вимогам:
- достовірність – інформація повністю відображає господарські процеси на підприємстві і легко перевіряється
- значимість – інформація має бути корисною, ґрунтуватися на зворотному зв’язку і надходити до користувача в потрібний час. Зворотній зв’язок передбачає знання того, наскільки правильними виявились попередні очікування. Необхідно враховувати, що вигоди, отримані від користування облікової інформації, повинні перевищувати витрати на її утримання
- порівнянність і постійність – неможливо протягом звітного періоду використовувати різні методи бухгалтерського обліку, інакше втрачається можливість порівняння даних
- суттєвість - не потрібно втрачати час на облік незначних факторів, тобто якщо зусилля щодо обліку рівні з вартістю засобів, що обліковуються, облік необхідно спростити. Кожне підприємство вибирає свій рівень суттєвості обліку
- консервативність – необхідно вибирати оцінку, яка є менш оптимістичною, тобто необхідно враховувати можливу відсутність прибутку і можливі збитки. Це забезпечить обережність щодо оцінки активів, майна у визначенні величини прибутку
- повнота – інформація повинна містити максимум даних, необхідних користувачу.
Заключним етапом функціонування облікової інформації системи є комунікація (процес передачі і отримання) інформації особам, які приймають рішення. Таким чином, передача інформації особам , які приймають рішення, є також однією з функцій бухгалтерського обліку.
Отже, комп’ютеризація обліку на підприємстві надає ряд преваг для управлінського обліку серед яких:
1. оперативне ведення інформації, її обробка і формування вихідної інформації;
2. безпосереднє забезпечення контролю інформації;
3. збільшення швидкості обміну інформацією між управлінськими органами і керованими об’єктами;
4. скорочення ручної праці, пов’язаної з розрахунками аналітичних показників і заповненням форм внутрішньої бухгалтерської звітності;
зменшення витрат часу на підготовку інформації;
5. значне вдосконалення самого процесу організації обліку та формування показників бухгалтерської звітності.(16)
ВАТ «ММКК» має досконалу комп’ютеризовану систему обліку, яка сприяє оперативному веденню інформації, швидкій її обробці і формуванню вихідної інформації, забезпеченню контролю, своєчасному поданню інформації у відповідні органи. Програмне забезпечення, яке обрало підприємство є «1С: Підприємство», в якій кожен бухгалтер має свою частину цієї програми.
Що стосується управлінського обліку, то найважливіше – це зміна складу собівартості продукції. Тепер до складу собівартості включаються прямі витрати на виробництво продукції і загальновиробничі витрати. Таким чином собівартість продукції більш конкретизовано; до неї відносяться тільки безпосередні витрати на виробництво. Адміністративно-управлінські, витрати на збут та інші витрати вважаються витратами даного звітного періоду, у якому вони були здійснені, списуються на фінансовий результат і не включаються в собівартість продукції. 2003-й рік показав, що на практиці в управлінському обліку дане господарство накопичує витрати на рахунках обліку і наприкінці звітного періоду калькулює собівартість продукції. При переході до національних стандартів обліку і новому Плану рахунків в обліку витрат було передбачено усе для зручного і правильного заповнення форм фінансової звітності згідно «нової» методології. Такий управлінський облік не зовсім прийнятний, тому що він не відповідає вимогам господарюючих суб'єктів в умовах ринкової економіки. У даних умовах він повинен надавати інформацію керівникам у самому зручному для аналізу виді, щоб правильно і вчасно приймати управлінські рішення. Згідно П(С)БО склад собівартості змінився, тому різницю між ціною реалізації і собівартістю не можна тепер приймати критерієм прибутковості продукції. З усього сказаного вище випливає, що для обліку й аналізу витрат необхідно використовувати зовсім новий підхід. Ефективно дану проблему вирішує модель змінних витрат. Модель змінних витрат базується на розподілі витрат на постійні і змінні, прямі і непрямі. Постійні витрати – це ті, які майже не змінюються зі зміною обсягів виробництва. Змінні витрати – це такі, обсяг яких змінюється прямо чи майже прямо пропорційно обсягу виробництва. Прямі витрати – це такі, які можна віднести на конкретний продукт повністю без застосування різних прийомів і способів. Непрямі витрати – це ті, які неможливо віднести на конкретний вид продукції і потрібно розподіляти спеціальними прийомами.