Усі операції з руху виробничих запасів оформляються первинними документами.
Форми цих документів затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 493. До них належать:
1) М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;
2) М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;
3) М-4 «Прибутковий ордер»;
4) М-7 «Акт про приймання матеріалів»;
5) М-8 «Лімітно-забірна картка»;
6) М-9 «Лімітно-забірна картка»;
7) М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;
8) М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;
9) М-12 «Картка складського обліку матеріалів»;
10) М-13 «Реєстр приймання-здавання документів»;
11) М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;
12) М-15 «Акт про приймання устаткування»;
13) М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;
14) М-16 «Матеріальний ярлик»;
15) М-19 «Матеріальний звіт»;
16) М-21 «Інвентаризаційний опис»;
17) М-23 «Акт про витрату давальницьких матеріалів»;
18) М-28 «Лімітно-забірна картка».
Для правильної організації обліку матеріалів на підприємствах потрібні складські приміщення з відповідним обладнанням, пристосуваннями (стелажами, полицями, ящиками), вимірювальними приладами (міри, ваги). Матеріали в складах мають розміщуватись за секціями, а в середині їх – за окремими групами (на полицях, у штабелях, стелажах, засіках тощо), аби можна було швидко їх прийняти, видати й перевірити наявність матеріалів.
Облік виробничих запасів здійснюється за такими напрямками: кількісний і вартісний облік; облік заготівлі і придбання матеріалів та розрахунків з постачальниками; наявності і руху матеріалів на складах; використання матеріалів у процесі виробництва; реалізації матеріальних цінностей і розрахунків з покупцями.
Виробничі запаси, які надходять на підприємство, оприбутковуються матеріально відповідальними особами (завідувачами складами, комірниками та іншими особами).
У ТзОВ «Компанія Технопол» матеріально відповідальною особою є рядовий працівник, оскільки посади комірника і завскладу відсутні через невеликий штат працівників (дане підприємство рахується малим). Відповідно до договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (див. додаток Б) цей працівник зобов’язаний вести облік, складати і надавати у встановленому порядку товарно-грошові та інші звіти про рух та залишки довірених йому матеріальних цінностей, а також брати участь у інвентаризації довірених йому запасів, тобто сприяти збереженню матеріалів.
Характерною особливістю запасів на складі є відсутність матеріальних ярликів, оскільки номенклатура є не настільки великою, щоб оформляти їх.
Оприбуткування виробничих запасів матеріально відповідальною особою здійснюється на підставі товарно-транспортних накладних (див. додаток В), рахунків-фактур та інших супроводжувальних документів, і оформляються прибутковим ордером типової форми № М-3 або № М-4 (зразок 2.1).
Зразок 2.1 Прибутковий ордер №1 від 2 лютого 2005 р.
| Вид операції | Склад | Постачальник | Кореспондуючий рахунок | ||||||||
| Найменування | код | Рахунок, субрахунок | Реєстраційний номер рахунка або іншого документа, на підставі якого проводиться оприбуткування | ||||||||
| 01 | 1 | ТОВ “Ера” | 104 | 201 | 210 | ||||||
| Матеріальні цінності | Одиниця | Кількість | Ціна, грн | Сума | Порядковий номер запису вскладській картотеці | ||||||
| Найменування, сорт, розмір, марка | Код (номенклатурний номер) | Код | Найменування | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||||
| Оліфа | 2011120 | 02 | кг | 300 | 12-00 | 3600 | 10 | ||||
Прийняв ____________________ Здав __________________
Якщо в результаті приймання виробничих запасів будуть встановлені кількісні та якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальника, а також при прийманні запасів, що надійшли без документів комісія підприємства складає акт про приймання матеріалів типової форми М-7. Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експертів. Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства.
Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації довіреній особі (експедитору) бухгалтерія підприємства виписує на бланку суворої звітності за формою № М-2 “Довіреність”, затверджену наказом Міністерства статистики України від 07.10.1996 № 291. Довіреність підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та засвідчується печаткою господарства. Довіреність реєструється в формі № М-3 “Журнал реєстрації довіреностей”, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 № 193. Бухгалтерія підприємства контролює використання бланків суворої звітності за формою №М-2 “Довіреність” шляхом відмітки в журналі в спеціальній графі про надходження матеріалів на склад або про анулювання форми №М-2 “Довіреність”. Рекомендується не рідше одного разу в квартал із зазначенням нумерації і кількості анульованих бланків форми № М-2 “Довіреність” проводити їх списання. Операція по списанню оформляється за формою №М-2а “Акт списання бланків довіреностей”, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 № 193.
Для скорочення обсягів роботи дозволяється замість виписування прибуткових ордерів оформляти приймання запасів способом відміток (штамп) відповідальної особи на супроводжувальних документах. Саме за таким принципом і діє ТзОВ «Компанія Технопол». Це значно полегшує роботу як матеріально відповідальної особи, так і бухгалтера, адже надходження матеріалів є значним і частим.
Приймання запасів від власних підрозділів підприємства (невикористання матеріалів, відходів оформляється накладними на внутрішнє переміщення матеріалів (ф. № М-11). Оскільки наше підприємство є суб’єктом малого підприємництва, то підрозділи відсутні. На ТзОВ «Компанія Технопол» існує лише один склад.
Проте тут має місце такий документ як акт на списання товарно-матеріальних цінностей (див. додаток Д). Цей акт відображає списання товарно-матеріальних цінностей з підзвіту матеріально відповідальної особи на виробництво.
Упровадження запасів у виробництво оформляється лімітно-забірними картками (ф. № М-8 і М-9) і накладними-вимогами (ф. № М-11).
Лімітно-забірні картки призначені для оформлення відпускання матеріалів, які систематично споживаються під час виготовлення продукції, а також для поточного контролю за дотриманням установлених лімітів відпускання запасів на виробничі потреби. Вони також використовуються для оперативного обліку відпускання запасів у межах затвердженого ліміту.
Лімітно-забірні картки виписують у двох примірниках відділом постачання або плановим відділом, один з яких передається цеху-одержувачу, а другий — на склад. У названій картці вказується ліміт (норма) відпускання запасів (на певний період — місяць, квартал), а під час відпускання матеріалів робиться запис про фактичну кількість відпущених матеріалів і визначається залишок ліміту.
Кожного місяця лімітно-забірні картки передаються до бухгалтерії для списання матеріалів на виробництво.
На ТзОВ «Компанія Технопол» лімітно-забірні картки відсутні, проте існують норми розходу матеріалів для проводів та кабелів з мідною жилою з врахуванням технологічних відходів на 1 км (див. додаток Е). На основі цих норм складаються калькуляції виготовлення кабелю (див. додаток И), що дає змогу оцінити величину відпущених у виробництво матеріалів.
Перевірити дотримання норм витрачання можна за допомогою акта витрат матеріалів у виробництві (див. додаток К).
Відпускання запасів, їх використання можуть оформлятися й іншими первинними документами: актом-вимогою на заміну (додаткове відпускання) матеріалів (ф. № 10); накладною на відпускання товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20), актом про витрату давальницьких матеріалів (ф. № М-23) тощо.
Важливим аспектом у діяльності підприємства та безпосередньо перевірці правильності документального відображення виробничих запасів є інвентаризація.
Інвентаризація – перелік, перерахування, зважування, перемірювання виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, і співставлення наявної кількості з даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з радикальних засобів контролю та збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції або коли інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.
Оформляються результати інвентаризації інвентаризаційними описами (ф. № М-21), які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної нестачі, визначаються кінцеві результати інвентаризації.
Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться не рідше одного разу на рік станом не раніше 1 жовтня звітного року для об'єктивного відображення цих цінностей в річному звіті.
Якщо вартість нестач буде перевищувати вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб. На досліджуваному підприємстві нестач під час інвентаризації не виявлено.