Аналіз діючої практики показує, що на підприємствах як в організаційному так і в методологічному аспекті і цей розділ бухгалтерського обліку продовжує мати серйозні недоліки. Дефекти обліку виробничих запасів особливо рідко проявляються при інвентаризаціях, а також при звіреннях даних складського обліку, коли виявляються недостачі й значні розбіжності за рахунок пересортування окремих видів матеріалів. Має місце й велика кількість помилок у первинних документах й облікових регістрах, що характеризують надходження і рух матеріалів.
У наш час існує необхідність й одночасно можливість нових організаційних і методичних підходів у вирішенні проблем обліку запасів, пов’язаних, з однієї сторони з переходом на ринкові відносини й міжнародні стандарти, з іншої широким впровадженням комп’ютерних технологій.
Поліпшенню ресурсопостачання сприяє впорядкування первинної документації, широке впровадження типових уніфікованих форм, підвищення рівня автоматизації обліково-обчислювальних робіт, забезпечення строгого порядку приймання, зберігання й витрати сировини, матеріалів, комплектуючих виробів і т.п. Для забезпечення зберігання виробничих запасів, правильного приймання, зберігання й відпущення цінностей важливе значення має наявність на підприємстві в достатній кількості складських приміщень, оснащених ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою й іншими пристосуваннями. Необхідно також впроваджувати ефективні форми попереднього й поточного контролю за дотриманням норм запасів і витрати матеріальних ресурсів, приділяти більше уваги підвищенню вірогідності оперативного обліку руху напівфабрикатів, комплектуючих виробів. Деталей і вузлів у виробництві. Дані бухгалтерського обліку повинні містити інформацію для знаходження резервів зниження собівартості продукції в частині раціонального використання матеріалів, зниження норм витрат, забезпечення належного зберігання.
Важливим напрямком удосконалення організації оперативного й складського обліку запасів є раціоналізація форм документів, документообігу й всієї системи оформлення, реєстрації й обробки документів.
Розмаїтість форм облікових документів, у тому числі лімітно-забірних карток, істотно ускладнює роботу з обліку матеріальних ресурсів на заводських складах виробничих підрозділів, у групах відділів матеріально-технічного постачання.
Лімітно-забірні картки, як правило, оформляються на підприємствах нерегулярно і надходять у відділи матеріально-технічного постачання і у бухгалтерію у великій кількості й в основному під кінець місяця. Відповідно до правил систематичного споживання ресурсів відпущення матеріалів систематичного споживання у виробництві оформляється лімітно-забірними картками, а у всіх інших випадках матеріальними вимогами.
Подібні надходження облікових документів на обробку й характерну тенденцію збільшення їхньої кількості до кінця місяця значно ускладнюють роботу заводських складів і у групах матеріально-технічного постачання. Виходячи з даних аналізу, обсяг облікових робіт на кінець місяця зростає на 18-20%, що істотно впливає на якість роботи. Аналіз існуючого порядку ведення обліку паливо-мастильних матеріалів на підприємстві показав, що необхідно вдосконалювати систему обліку, усувати дублювання інформації в різних документах, уніфікувати форми документів, регламентувати обсяг і строки їхньої передачі на обробку.
Насамперед, повинні бути уніфіковані документи, на основі яких виробничі підрозділи одержують матеріали із заводських складів (лімітно-забірні картки, забірні картки, вимоги і накладні т.д.).
Очевидно, що рішення як організаційних, так і методичних питань повинне ґрунтуватися на використанні можливостей сучасних комп’ютерних технологій. При цьому найбільш ефективною є організація рішення таких завдань у комплексній системі керування підприємством.
Все більшої популярності набирає породжена науково-технічним прогресом технологія глобального позиціювання (GPS-навігації). Сфера застосування в даний час технології – автоматизовані системи диспетчерського контролю і управління автотранспортом на автотранспортних підприємствах і в таксопарках, пошукові системи, системи спеціалізованого використання автотранспорту (автомобілі швидкої допомоги, пасажирський транспорт, дальні вантажоперевезення і т.д.).
Практика показали, що впровадження такої системи дозволяє досягти значного економічного ефекту за рахунок підвищення продуктивності праці і якості транспортного обслуговування, збільшення ефективності роботи водіїв, зростання виробничої дисципліни водіїв, оскільки існують реальні технічні засоби контролю їх роботи тощо [8].
Проте технологія глобального позиціювання використовується лише для управління та контролю руху автотранспорту, а можливість застосування для потреб облікової системи, як завжди, залишаються поза увагою як самих менеджерів, так і науковців зі сфери інноваційного розвитку та облікової діяльності. Тому питання становлення системи обліку під впливом досягнень науково-технічного прогресу у формі повної автоматизації облікових робіт набуває нової актуальності. Супутникові системи глобального позиціювання забезпечують повний контроль і облік всіх параметрів роботи автомобілів: маршрути руху, пробіг, швидкість, витрату палива і факти заправки, обороти двигуна, облік часу роботи і часу простоїв, зупинки і стоянки, кількість поїздок, віддалення від бази та об’єктів (відстань), облік роботи додаткового устаткування (кран, екскаватор, міксер і т.п.), завантаження, розвантаження тощо.
Найбільшу питому вагу у витратах на утримання транспортних засобів займають витрати на придбання паливо-мастильних матеріалів. Традиційна методика розрахунку витраченого палива із врахуванням залишків на початок і кінець дня та об’єму заправленого палива не дозволяє в повній мірі здійснювати контроль за недоцільним витрачанням та махінаціями з паливо-мастильнимиматеріалами.
Основною повної автоматизації обліку витрат паливо-мастильних матеріалів є використання технології глобального позиціювання (GPS-навігації), яка дозволяє в режимі реального часу володіти інформацією (збір первинної інформації) про місце перебування та відстань, яку проїхав автотранспортний засіб
Підставою для відображення в обліку роботи транспортних засобів є первинна транспортна документація, до якої відноситься подорожній лист автомобіля, товаро-транспортна накладна. В подорожньому листі відображається інформація про час виїзду автомобіля з гаража та час його повернення, показники спідометра про кілометраж при виїзді та поверненні автомобіля, дані про рух пального, його залишок на момент виїзду, одержаного під час заправки, залишок при поверненні тощо.
У системі повністю автоматизованого обліку автотранспортних підприємств з використанням технології глобального позиціювання можливо відмовитися від складання подорожнього листа автомобіля [11].
Технологія глобального позиціювання постачає в бухгалтерію інформацію (реєстрація зібраної інформації) про відстань та час перебування автотранспорту в дорозі. Знаючи витрачання об’єму палива на 1 кілометр пройденої відстані, можна в повністю автоматизованому режимі обліковувати витрачання паливо-мастильних матеріалів. Нормативне витрачання можна взяти з технічного паспорта автотранспорту, а також шляхом експериментального тестування, що дасть більш точні результати.
Понадпланові витрати з врахуванням допустимої похибки за результатами інвентаризації палива по кожному автомобілю можна відшкодовувати за рахунок стягнень з водія або списання на інші витрати.
Шляхом комп’ютерного моделювання на основі транспортних задач можна щохвилини визначати найменш затратний маршрут та оптимальний план перевезень для кожного з великої кількості транспортних засобів, що дозволяє ефективно управляти автотранспортними витратами в межах всього підприємства. За цим механізмом доцільно повністю автоматизувати здійснення обліку витрат для кожного факту перевезення разом і кожної одиниці об’єкта перевезення, що дозволяє з необхідним рівнем рентабельності одразу після доставки ресурсів встановлювати для замовника вартість перевезення. За таким самим принципом може здійснюватися і повністю автоматизований облік й інших витрат, які можна пов’язати з відстанню, пройденою автомобілем за певний період.
Шляхи підвищення ефективності використання ПММ на підприємстві:
- кожний квартал проводити аналіз показників ефективності використання виробничих фондів;
- постійно проводити пошук шляхів прискорення обертання оборотних запасів;
- проводити механізацію і автоматизацію ручних робіт з метою підвищення продуктивності праці і вивільнення працівників з трудомістких процесів;
- удосконалювати маркетингову діяльність підприємства;
- для удосконалення бухгалтерського обліку ПММ розробити і ввести систему 1С «Бухгалтерія»;
- постійно діючій інвентаризаційній комісії частіше проводити перевірки ПММ в місцях їх зберігання;
- працівникам бухгалтерії звертати увагу на правильність оформлення бухгалтерських документів при оприбуткуванні ПММ і своєчасно пред’явлення претензії постачальникам;
- начальнику транспортного відділу підприємства взяти під свій особистий контроль видачу ПММ по лімітно-забірним карткам водіям та своєчасно переглядати норми списання пального;
- здійснювати контроль за нормами списання пального, використовуючи технології глобального позиціювання;
- бухгалтеру матеріального відділу слідкувати за правильністю визначення розміру допустимих втрат ПММ при зберіганні, а також правильності оформлення актів списання.