Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-збірні картки (ф. М-8), накладні вимоги.
Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих в цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожне замовлення окремо.
Відпуск матеріалів на строку здійснюється на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів стороннім підприємством оформлюють накладними на відпуск матеріалів на сторону.
Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів оформлюють також накладною вимогою (ф. М-11).
Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси. Завідуючий складом має дані про норми запасів, а також про наявність матеріалів, що тривалий час лежать без руху.
Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сирову, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів – споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами – відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів – одержувачів.
Таким чином, правильно організований на підприємстві складський облік виробничих запасів запобігає розтрачанню виробничих запасів, попереджує розкрадання матеріальних цінностей, а також значно полегшує роботу підприємства в цілому.
4 Синтетичний і аналітичний облік операцій з виробничими запасами
В Україні суб’єктами нормативного регулювання обліку є Кабінет Міністрів, Міністерства органів Держкомстатистики, Державна податкова служба, Національний банк та інші державні органи. Нормативними документами регламентуються як об’єкти обліку, так і схема кореспонденції рахунків. Методологічне регулювання бухгалтерського обліку здійснює, як правило, Міністерство фінансів, що займається розробкою:Плану рахунків бухгалтерського обліку;положень про документальне забезпечення захистів в бухгалтерському обліку; обсягу, форми і порядку складання річної (квартальної) бухгалтерської звітності; порядку ведення облікових регістрів різними підприємствами; інших нормативних документів, що регулюють облік в цілому та окремі його ділянки.
Основним документом, що регулює порядок ведення обліку запасів є Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку № 9 «Запаси». В ньому поданий порядок аналітичного та синтетичного обліку запасів, порядок визнання та оцінки.
Для накопичення інформації про наявність і рух виробничих запасів Планом рахунків визначений активний рахунок 20 «Виробничі запаси», до якого відкривається дев’ять субрахунків:
- 201 «Сировина і матеріали»;
- 202 «Куповані напівфабрикати та комплектуючі вироби»;
- 203 «Паливо»;
- 204 «Тара і тарні матеріали»;
- 205 «Будівельні матеріали»;
- 206 «Матеріали передані у переробку»;
- 207 «Запасні частини»;
- 208 «Матеріали сільськогосподарського призначення»;
- 209 «Інші матеріали».
За дебетом рахунка 20 «Виробничі запаси» і відповідних субрахунків відображаються дані про надходження запасів з різних джерел (від постачальників, підзвітних осіб, власного виробництва, засновників підприємства тощо).
За кредитом цього рахунка та його субрахунків відображається інформація про вибуття (списання) запасів на різні цілі (виробництво та інші внутрішньогосподарські потреби, відпускання на сторону), а також суми уцінки виробничих запасів.
Типові операції ТзОВ «Компанія Технопол» з надходження виробничих запасів подано у табл. 2.
Таблиця 2
Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження виробничих запасів на ТзОВ «Компанія Технопол»
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | |
| Дебет | Кредит | |
| Оприбутковано на склад виробничі запаси, які виготовлені на підприємстві (або повернення невикористаних) | 20, 22 | 23 |
| Оприбутковано виробничі запаси, які придбані підзвітним особам | 20, 22 | 372 |
| Оприбутковано виробничі запаси як внесоку статутний капітал | 20,22 | 46 |
| Відображено суму дооцінки виробничих запасів | 20, 22 | 423 |
| Оприбутковано лишки виробничих запасів, виявлені при інвентаризації | 20, 22 | 719 |
| Відображено надходження виробничих запасів від постачальників та підрядників та інших кредиторів | 20, 22 | 63, 68 |
| Відображено суму ПДВ (податковий кредит) при придбанні запасів | 64 | 63, 68 |
| Відображено дохід від безоплатно одержаних виробничих запасів | 20, 22 | 745 |
Отже, з наведених у табл. 2 проведень, що використовуються на ТзОВ «Компанія Технопол», бачимо, що способів надходження виробничих запасів на підприємство є багато. Всі господарські залежно від цих способів відображаються різними проведеннями.
В процесі здійснення підприємством своєї діяльності відбувається вибуття виробничих запасів. Типові проведення з обліку їх вибуття на ТзОВ «Компанія Технопол» наведено у табл. 3.
Таблиця 3
Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку вибуття виробничих запасів на ТзОВ «Компанія Технопол»
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | |
| Дебет | Кредит | |
| Спрямовано виробничі запаси на здійснення капітальних інвестицій з метою створення основних засобівта нематеріальних активів | 15 | 20, 22 |
| Витрачено виробничі запаси на основне виробництво | 23 | 20, 22 |
| Списано виробничі запаси на витрати,які пов'язані з виправленням браку | 24 | 20, 22 |
| Списано виробничі запаси на витрати, пов'язані з освоєнням виробництва нових видів продукції | 39 | 20, 22 |
| Списано виробничі запаси на загальновиробничі витрати | 91 | 20, 22 |
| Списано виробничі запаси на адміністративні витрати | 92 | 20, 22 |
| Списано виробничі запаси на витрати, пов'язані із збутом продукції | 93 | 20, 22 |
| Відображено собівартість реалізованих виробничих запасів | 943 | 20, 22 |
| Відображено суму уцінки виробничих запасів | 946 | 20, 22 |
| Відображено суму нестач виробничих запасів, яка підлягає врегулюванню | 947 | 20, 22 |
У бухгалтерії виробничі запаси оцінюються за обліковими цінами, за якими ведеться аналітичний облік руху та наявності матеріалів у розрізі однорідних груп. Таким чином буде одержана інформація про вартість матеріалів за даними складського обліку та відомостями бухгалтерії. Такі записи повинні збігатися, тому що складський і бухгалтерський облік ведуться за даними одних і тих самих первинних документів та оцінюються за одними цінами. Якщо за якоюсь групою дані про залишки (сальдо) не співпадають, то бухгалтерія здійснює перевірку та виявляє помилки.
Отже, для обліку руху виробничих запасів призначений рахунок 20 «Виробничі запаси», який має 9 субрахунків. Оскільки оприбуткування і списання виробничих запасів здійснюється на підставі первинних документів, то на ТзОВ «Компанія Технопол» відсутні деякі регістри обліку. Це пов’язано з тим, що документальне оформлення надходження і вибуття запасів є значно спрощеним.
5 Автоматизація обліку виробничих запасів
Облік виробничих запасів є однією з найважливіших ділянок облікової роботи, оскільки питома вага вартості сировини і матеріалів у структурі собівартості виробу в середньому за промисловими підприємствами становить 50 %. Тому передумовою підвищення ефективності виробництва і забезпечення його безперебійної роботи є економія виробничих запасів, а також визначення потреби в них.
На практиці трапляються різні варіанти організації машинної обробки інформації обліку виробничих запасів. Вони залежать від методології обліку, способів оцінки запасів, складу і групування задач, особливостей організації інформаційної бази, технічних засобів, що використовуються для обробки.
При машинній обробці інформації обліку виробничих запасів задачі доцільно згрупувати так:
1) облік та контроль за надходженням запасів на склади підприємства;
2) облік і контроль наявності та руху запасів на складах і в експлуатації;
3) облік та контроль вибуття запасів зі складів підприємства на сторону;
4) облік переоцінки виробничих запасів;
5) відображення операцій із виробничими запасами в облікових реєстрах.
Кожну поставлену задачу доцільно розділяти на підзадачі. При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.
Після придбання, відповідно до виписаних документів, виробничі запаси надходять на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку виробничих запасів, ведеться аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні — це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу.