Для скорочення обсягів роботи по документуванню дозволяється замість виписування прибуткових ордерів оформляти приймання запасів способом відміток (штамп) відповідальної особи на супроводжувальних документах. Саме за таким принципом і діє ТзОВ «Компанія Технопол». Це значно полегшує роботу як матеріально відповідальної особи, так і бухгалтера, адже надходження матеріалів є значним і частим.
На підприємстві має місце такий документ як акт на списання товарно-матеріальних цінностей (додаток Д). Цей акт відображає списання товарно-матеріальних цінностей з підзвіту матеріально відповідальної особи на виробництво.
Оскільки на ТзОВ «Компанія Технопол» лімітно-забірні картки відсутні, то відпуск виробничих запасів у виробництво здійснюється на підставі норм розходу матеріалів для проводів та кабелів з мідною жилою з врахуванням технологічних відходів на 1 км (додаток Е). На основі цих норм складаються калькуляції виготовлення кабелю, що дає змогу оцінити величину відпущених у виробництво матеріалів.
Перевірити дотримання норм витрачання можна за допомогою акта витрат матеріалів у виробництві.
Відпускання запасів, їх використання можуть оформлятися й іншими первинними документами: актом-вимогою на заміну (додаткове відпускання) матеріалів (ф. № 10); накладною на відпускання товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20), актом про витрату давальницьких матеріалів (ф. № М-23) тощо.
Найчастіше у ТзОВ «Компанія Технопол» використовуються накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (додаток Ж).
Важливим аспектом у діяльності підприємства та безпосередньо перевірці правильності документального відображення виробничих запасів є інвентаризація.
Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з засобів контролю та збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції або коли інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.
На ТзОВ «Компанія Технопол» результати інвентаризації оформляються інвентаризаційними описами (додаток З), які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому головний бухгалтер складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної нестачі, визначаються кінцеві результати інвентаризації. На підприємстві інвентаризація матеріальних цінностей проводиться не рідше одного разу на рік станом не раніше 1 жовтня звітного року для об'єктивного відображення цих цінностей в річному звіті.
Якщо вартість нестач буде перевищувати вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб. На досліджуваному підприємстві за час діяльності нестач під час інвентаризації не виявлялось. Якщо цінності, яких не вистачає, коштують дешевше тих, що їх перекривають, то різниця відноситься на зменшення собівартості продукції (затрат на виробництво, робіт, послуг).
Лишки матеріальних цінностей, не зараховані як пересортиця, оприбутковуються з внесенням їх вартості за зменшення собівартості продукції. Нестачі списуються в межах норм природного збитку на собівартість продукції, робіт, послуг. Нестачі понад тих, що можуть бути списані, як природній збиток, а також по тих матеріальних цінностях, по яких не може бути природного збитку, відносять за рахунок матеріально відповідальних осіб.
За вмотивованим рішенням інвентаризаційної комісії ТзОВ «Компанія Технопол» вартість нестач може бути віднесена на інших винних фізичних чи юридичних осіб шляхом висунення до них претензій через суд або арбітраж. Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації переносять до складського обліку в облікові записи бухгалтерії.
Оскільки кількість номенклатурних номерів запасів є невеликою, то немає потреби у складанні матеріальних звітів, проте для визначення вартісного показника наявних виробничих запасів бухгалтерія складає оборотно-сальдову відомість по товарно-матеріальних цінностях.
Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.
Таким чином, на ТзОВ «Компанія Технопол» значно спрощене документальне оформлення руху виробничих запасів. Відсутність деяких документів свідчить про те, що номенклатура запасів є не настільки великою, щоб їх використовувати.
3 Організація складського обліку виробничих запасів
Складський облік є важливим фактором контролю за зберіганням виробничих запасів підприємства.
Для забезпечення виробничої програми відповідними виробничими запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділів підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, що відноситься до операцій даного складу.
Для правильної організації обліку запасів на підприємствах потрібні складські приміщення з відповідними обладнанням, пристосуваннями (стелажами, полицями, ящиками), вимірювальними приладами (міри, ваги). Запасина складах мають розміщуватись за секціями, а в середині їх – за окремими групами (на полицях, у штабелях, стелажах, засіках тощо), щоб можна було швидко їх прийняти, видати й перевірити наявність запасів.
Складський облік виробничих запасів – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Здійснюється облік матеріалів на складі за допомогою карток за формою № М-12. Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.
Організовують складський облік за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організовують за партіями надходження матеріальних цінностей. Кожному виду виробничих запасів присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунка, наступні дві - номер групи, а інші - порядковий номер виробничих запасів у групі. За цими номерами організовують і бухгалтерський облік виробничих запасів, що дає змогу провадити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.
Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.
Облік запасів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури – цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберігання і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для проведення підсумків інвентаризації.
Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.
Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.
Контроль за виконанням плану договорів своєчасним надходженням і оприбуткуваннями матеріалів здійснює служба постачання. З цією метою ведуться відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, де відмічається виконання договорів поставки, де відмічається виконання умов договору про поставку за асортиментом матеріалів (їх кількістю, ціною, строками відвантаження тощо). Бухгалтерія здійснює контроль за організацією даних оперативного обліку.
Запаси відпускають зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на строку, для переробки і в порядку реалізації надлишкових (неліквідних) запасів.
При відпуску запасів зі складу у виробництво матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) повинен дотримуватись наступних вимог:
1) запаси обліковувати за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;
2) відпуск запасів здійснювати в межах попередньо встановлених лімітів;
3) узгоджувати з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали, і брати зразки їх підписів.