Запаси відносять до складу оборотних активів, тому що вони можуть бути перетворені на грошові кошти протягом року або одного операційного циклу.
Застосування терміну «матеріально-виробничі запаси» пов’язано з певними суперечливими моментами, адже матеріальними запасами є не тільки предмети праці, але й засоби праці. Тому це поняття є ширшим, оскільки охоплює усі активи, що мають матеріальну форму та використовуються у виробничому процесі.
Терміни «товарно-матеріальні активи» і “товарно-матеріальні запаси” не досить прийняті для застосування з причини охоплення ними активів, що мають матеріальну форму, які можуть бути як оборотними, так і необоротними. При цьому акцент робиться на можливість продажу таких активів.
Термін “товарно-виробничі запаси” найбільшою мірою відображає характерні властивості матеріальних елементів виробництва, основне призначення яких – обробка у процесі виробництва, формування основи виробів, при цьому враховується можливість перебування їх у складі резервів у вигляді виробничих запасів на складі або готових виробів (товарів), що перебувають на складах.
Поряд з цим не можна не враховувати існування терміну “запаси”, який згідно з П(С)БО 9 “Запаси”, об’єднює основні складові оборотних матеріальних активів. Використання цього терміну викликає певні протиріччя , які пов’язані із його тлумаченням в обліковій літературі. Так більшість авторів під терміном “запаси” розуміють резерв метеріальних ресурсів, які не використовуються в поточній діяльності підприємства і призначені для забезпечення безперервності процесу виробництва, зберігання на випадок необхідності. Тобто поняття “запаси” є досить специфічним. Не дивлячись на те, що термін “товарно-виробничі запаси” є найбільш прийнятним у застосуванні термін “запаси” набув широкого вжитку.
Значним внеском до розвитку уявлень про виробничі запаси є праці провідних вчених України, Росії та Білорусії.
Серед них праці д.е.н, проф. В.К. Радостовця, присвячені проблемам обліку товарно-матеріальних цінностей, шляхом удосконалення обліку витрат на виробництво та калькулювання собівартості продукції, робіт та послуг.
Запаси становлять основу виготовлювальної продукції та сприяють процесу її виготовлення або поліпшують властивості готової продукції.
Методологічні засади формування інформації про визнання, оцінку запасів та їх розкриття у фінансовій звітності визначено у П(С)БО 9 “Запаси”. Згідно П(С)БО 9 запаси – це активи які:
- зберігаються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності (товари, готова продукція);
- перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продукту виробництва (незавершене виробництво);
- зберігаються для споживання під час виробництва продукції та надання послуг, а також для управління підприємством (сировина, основні і допоміжні матеріали).
Норми П(С)БО 9 “Запаси” не поширюються на такі запаси:
1. Незавершені роботи за будівельними контрактами, включаючи контракти з надання послуг, що безпосередньо пов’язані з ними;
2. Фінансові активи (цінні папери, що утримуються з метою продажу тощо);
3. Молодняк тварин і тварин на відгодівлі, продукцію сільського і лісового господарства, корисні копалини, якщо вони оцінюються за чистою вартістю реалізації.
Основними завданнями обліку виробничих запасів є:
· правильне та своєчасне документальне оформлення всіх операцій з руху матеріальних цінностей,
· виявлення та відображення витрат, пов'язаних з їхньою заготівлею;
· контроль за надходженням, заготівлею матеріальних цінностей, їх зберіганням;
· одержання точних відомостей про залишки запасів, що знаходяться на складах і в коморах;
· правильне та своєчасне виявлення запасів, які не використовуються на підприємстві та підлягають реалізації.
Забезпечення зберігання запасів здійснюють такими методами:
а) через систему матеріальної відповідальності — укладанням договорів із працівниками, які мають доступ до оформлення документів про рух матеріальних цінностей;
б) документальне оформлення всіх операцій руху матеріальних цінностей (прийняття, відпуск, списання);
в) затвердження окремим наказом посадового списку осіб, що мають право підписувати документи з прийняття, відпуску та списання матеріальних цінностей;
г) налагодження складського господарства;
д) проведення інвентаризації (вибіркової та суцільної).
Бухгалтер має уважно стежити за рухом і зберіганням матеріальних цінностей. Основою такого контролю є первинна документація.
На багатьох підприємствах використовують типові форми первинної документації: прибутковий ордер, лімітно-забірна карта, акт-вимога на заміну чи додатковий відпуск матеріалів, накладна-вимога на відпуск чи внутрішнє переміщення матеріалів, картка складського обліку матеріалів.
Працівники матеріального відділу бухгалтерії систематично перевіряють правильність оформлення первинних документів на матеріали, які надходять або витрачаються, а також достовірність і своєчасність записів у складських картках сортового обліку.
Бухгалтер своїм підписом у складських картках підтверджує правильність записів, зроблених матеріально відповідальною особою, та проставлених нею залишків. Відтак первинні документи за реєстром передають зі складу до бухгалтерії. Лімітні карти працівник складу повинен здавати в міру використання ліміту. Наприкінці місяця у бухгалтерію передають усі лімітні карти незалежно від використання ліміту.
Під час опрацювання первинних документів взаємозв'язок складського сортового обліку і даних синтетичного бухгалтерського обліку контролюється за допомогою відомості обліку залишків матеріалів, яку бухгалтерія відкриває для кожного складу. До цієї відомості матеріально відповідальна особа або працівник бухгалтерії переносить із складських карток сортового обліку дані про залишки матеріалів кожного місяця. Підсумкові дані підраховують за окремими групами матеріалів, субрахунками та синтетичним обліком у цілому.
Важливий етап контролю за станом складського обліку та збереженням запасів (матеріальних цінностей) — контрольні вибіркові інвентаризації залишків матеріалів (особливо коштовних і дефіцитних), які проводить комісія, призначена керівником підприємства. На складах мають бути узгоджені з головним бухгалтером списки та зразки підписів осіб, які мають право вимагати й одержати необхідні матеріали.
Пильна увага надається обліку й контролю видачі довіреностей на одержання матеріальних цінностей. Зокрема, слід запобігати видачі довіреностей працівникам, які не прозвітували про одержані раніше цінності, а також довіреностей, у яких не вказані постачальник, найменування та кількість одержуваних цінностей. Уважно перевіряють дати в документах, за якими оприбутковано матеріальні цінності за інвентаризацією.
Кожне підприємство має своєчасно укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність з особами, які приймають, зберігають і відпускають цінності, а також визначити посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання, відпуск зі складів матеріалів і видавати дозвіл (перепустку) на вивезення матеріальних цінностей з підприємства.
Запаси для кожного підприємства – це також активи, які утримуються для продажу за умови звичайної господарської діяльності (товари); які перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, (незавершене виробництво); утримуються для використання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг (сировина, матеріали тощо). (Міністерство фінансів України від 20 жовтня 1999р. №246).
При виробництві продукції використовують вже виробничі запаси. Виробничі запаси – це придбані або самостійно виготовлені запаси, що підлягають подальшій переробці на підприємстві або утримуються для іншого споживання у ході нормального операційного циклу.
Для правильної організації обліку виробничих запасів важливе значення мають науково обгрунтована їх класифікація, оцінка і вибір одиниці обліку.
1.2 Класифікація виробничих запасів для цілей обліку і аналізу
Класифікація кожного явища є дуже важливою ланкою, оскільки від її правильності буде залежати і правильність використання цього явища. Основоположна класифікація запасів закладена в законодавстві, а саме в Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій. Тому на нашу думку доцільно було б зупинитись докладніше на цій класифікації. Розглянемо об’єкти, які відносяться до Класу 2 «Запаси» у таблиці 1.2.1 «Класифікація запасів».
Таблиця 1.2.1
Класифікація запасів
| Групи запасів | Визначення | Рахунки призначені для ведення обліку |
| 1. Сировина та основні матеріали | Предмети праці, що входять до складу вироблюваних продуктів і становлять їх основу (наприклад, бавовна для виробництва пряжі, метал для виробництва станків, залізна руда для виробництва чавуну тощо) | Рахунок № 201 «Сировина і матеріали» |
| 2. Допоміжні матеріали | Матеріали, які або приєднуються до основних матеріалів, щоб надати їм визначеної якості (фарба для цукерок у кондитерському виробництві), або знаряддя виробництва, що витрачаються в процесі роботи (мастильні матеріали), або ті, що витрачаються для обслуговування процесу виробництва (електричні лампочки тощо) | Рахунок № 201 «Сировина і матеріали» |
| 3. Купівельні напівфабри-кати | Вироби, що придбаваються для комплектації продукції, що виготовляється на підприємстві, але ще потребують обробки чи збирання (комплектуючі вироби, конструкції, деталі) | Рахунок № 201 «Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби» |
| 4. Паливо | Економічно цей вид матеріалів належить до допоміжних матеріалів, але відокремлюється в обліку у зв’язку з його значною роллю у народному господарстві і великою часткою у загальних витратах матеріалів. Паливо може використовуватися:а) для технічних потреб (використовується безпосередньо у технологічному процесі і зумовлює якісну зміну матеріалів);б) для енергетичних потреб (сприяє виробітку теплової енергії);в) для господарських потреб (для опалення приміщення цехів, контори підприємства, житлових будинків тощо). | Рахунок № 203 «Паливо» |
| 5. Тара і тарні матеріали | Предмети, призначені для пакування продукції: пляшки, ящики, мішки тощо (як порожня, так і та, що перебуває під матеріалами і готовою продукцією).Тара одноразового використання в особливу групу не відокремлюється і входить до собівартості матеріалів (жерстяні банки з фарбою) | Рахунок № 204 «Тара і тарні матеріали» |
| 6. Будівельні матеріали | Будівельні матеріали, конструкції і деталі, обладнання, що підлягають встановленню на об’єктах, які будуються, капітальних вкладень, інші матеріальні цінності, призначені для потреб капітального будівництва. | Рахунок № 205 «Будівельні матеріали» |
| 7. Матеріали, передані в переробку | Матеріали, передані в переробку та які надалі включаються до складу собівартості отриманих з них виробів. Витрати на переробку матеріалів, які оплачуються сторонніми організаціями, відображаються за дебетом рахунків, на яких ведеться облік виробів, отриманих з переробки. | Рахунок № 206 «Матеріали, передані в переробку» |
| 8. Запасні частини для проведення ремонтів | Окремі запасні частини машин, обладнання, транспортних засобів, призначені для виконання ремонтів, заміни зношених частин тощо, і такі, що не належать до основних засобів. | Рахунок № 207 «Запасні частини» |
| 9. Матеріали с/г призначення | Насіння, корми, посадковий матеріал як власного виробництва, так і куплені | Рахунок № 208 «Матеріали с/г призначення» |
| 10. Поточні біологічні активи рослинництва, які оцінені за справедливою вартістю | Наявність та рух поточних біологічних активів рослинництва, які оцінені за справедливою вартістю, зменшеною на очікувані витрати на місці продажу. Аналітичний облік ведеться за видами (культурами) поточних біологічних активів рослинництва (посіви зернових, технічних, овочевих тощо). | Рахунок № 211 «Поточні біологічні активи рослинництва, які оцінені за справедливою вартістю» |
| 11. Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за справедливою вартістю | Наявність та рух поточних біологічних активів тваринництва, які оцінені за справедливою вартістю, зменшеною на очікувані витрати на місці продажу. Аналітичний облік ведеться за видами (групами) поточних активів тваринництва (молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, доросла худоба, що вибракувана з основного стада, тощо). | Рахунок № 212 «Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за справедливою вартістю» |
| 12. Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за первісною вартістю | Наявність та рух поточних біологічних активів тваринництва, справедливу вартість яких достовірно визначити неможливо, унаслідок чого їх оцінка здійснена відповідно до П (С)БО 9 "Запаси". Аналітичний облік ведеться за видами (групами) поточних біологічних активів тваринництва. | Рахунок № 212 «Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за первісною вартістю» |
| 13. Малоцінні та швидко зношувані предмети | Предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він перевищує один рік. | Рахунок № 22 «МШП» |
| 14. Незавершене виробництво | Виступає у вигляді незакінчених обробкою і складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів. | Рахунок № 23 «Виробництво» |
| 15. Брак | Продукція, напівфабрикати, деталі, вузли і роботи, які не відповідають за своєю якістю встановленим стандартам або технічним умовам і не можуть бути використані за своїм прямим призначенням або можуть бути використані лише після додаткових витрат на виправлення. | Рахунок № 24 «Брак у виробництві» |
| 16. Напівфабри-кати | Сировина і матеріали, які пройшли стадії обробки, але ще не є готовою продукцією. У виготовлені продукції вони виконують таку ж роль, як і основні матеріали, тобто утворюють її матеріальну основу. | Рахунок № 25 «Напівфабрика-ти» |
| 17. Готова продукція | Продукція, яка виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним та якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом. | Рахунок № 26 «Готова продукція» |
| 18. Продукція сільськогос-подарського виробництва | Продукція, одержана від власних рослинницьких, тваринницьких та промислових підрозділів підприємства, яка призначена для продажу на сторону та для іншого невиробничого споживання (видачі й продажу працівникам, передачі в невиробничу сферу, наприклад в дитячі садки, їдальні тощо). | Рахунок № 27 «Продукція сільськогоспода-рського виробництва» |
| 19. Товари | Матеріальні цінності, що придбані (отриманні) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу. | Рахунок № 28 «Товари» |
Запаси відносяться до складу оборотних активів, тому що можуть бути перетворені на грошові кошти протягом року або одного операційного циклу. Оборотні засоби є фінансово-економічною категорією, яка випливає з існування товарно-грошових відносин, дії закону вартості та організації діяльності підприємства.