В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.
Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.
Для захисту документів від пилу потрібно:
- забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;
- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;
- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;
- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину і старанно викрученою.
Використання архівних документів.
Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних та інших цілях.
Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.
Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:
- видачу справ у тимчасове користування;
- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;
- видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;
- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.
Видача документів з архіву.
Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:
- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;
- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;
- припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження - за запитами правоохоронних органів;
- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.
Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності продовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні[11,с.247-249].
Висновки
У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:
- складання номенклатури справ;
- формування справ;
- оперативне зберігання документів;
- підготовка справ до подальшого зберігання;
- архівна робота.
Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце в діловодстві займає номенклатура справ та підготовка документів до зберігання та їх здача в архів, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.
Використана література
1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.
3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.
4. Задорожный Э.М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.
5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.
6. Кульицький С. П.Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.
13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.
14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. -382 с.
18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.