Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «ГРАНД»
Личная подпись расшифровка подписи
16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
- фамилию исполнителя (кому поручается)
- содержание поручения (конкретные действия)
- срок исполнения
- подпись руководителя и дата подписания.
Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа
К 18.09.01 личная подпись 18.08.01
17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.
Пример: 1). Об увольнении Иванова И.И. (в приказе)
2). АКТ списания продукции.
18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».
19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.
20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.06 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от 15.09.016№17, на 1л. в 17 экз.
Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.
Пример:
Приложение 1
К приказу директора ОАО «ЭРА»
От 01.04.2006 №12
21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись ее расшифровка
18.09.06
23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.
Пример: Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2006
24. – печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.
Пример: Верно
Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка
18.09.2006
ля замирения более важных документов расставляется печать.
26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.
27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.
28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.
29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе.
Если документ оформляется на бланке или листах бумаги формата А4, то к тексту нужен заголовок, который целесообразно начинать с предлога «О», например «О целесообразности...».
Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например 1.1.2, 6.16.4.
Документ следует адресовать в организацию или в ее структурное подразделение.
Управление бытового обслуживания населения Технический отдел
При адресовании документа лицу, не представляющему организацию или. структурное подразделение, разрешается указывать только фамилию, не указывая наименование должности. Каждая составная часть реквизита «адресат» – наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации – должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.
Управление бытового обслуживания населения
Заместителю начальника технического отдела т. Ершову Г.К.105041, Москва, Д-41, ул. Суворовская, 14
Отметку на документе о его поступлении ставят от руки или специальным резиновым штемпелем, размеры которого не должны превышать 19X41 мм.
В отметке о поступлении рекомендуется давать сокращенное наименование организации. Отметка о контроле делается в виде условного обозначения (например, буквы «К»), выполняемого от руки или резиновым штемпелем («Контроль»).
На документах также ставится отметка об исполнении, например: «Вопрос решен по телефону с начальником отдела снабжения завода т. Серко А. Н. 12.10.06» (личная подпись). Отметка о направлении документа в дело должна быть подписана исполнителем: «В дело. 20.06.06» (личная подпись, дата).
Во внутреннем документообороте разрешается оформлять отдельные документы не на бланке. В этом случае в реквизит
«Подпись» должны быть включены такие реквизиты, как «Наименование министерства или ведомства», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения».
Авторами служебных документов, как правило, являются предприятия, а не лица, их подписавшие или составившие. Служебные письма, адресованные в вышестоящие инстанции, подписывает руководитель предприятия, а в его отсутствие – первый заместитель.
Документы, которые направляются в нижестоящие структурные подразделения и на подчиненные предприятия, могут быть подписаны уполномоченными должностными лицами. При этом всегда указывают должность, а в скобках ставят фамилию и инициалы или только одну букву имени и фамилию, например:
Директор Завода по ремонту часов
и ювелирных изделий (Б. Романов)
Если же деловое письмо должно быть подписано и главным (старшим) бухгалтером, то подпись руководителя ставится первой, а главного (старшего) бухгалтера – второй.
Директор (Б. Романов)
Главный бухгалтер (Н. Васильева)
Когда документ подписывают руководители двух неподчиненных друг другу предприятий, то их подписи ставятся рядом на одном уровне.
Директор театра «Факел» Директор Завода по ремонту
(А. Бабашкин) часов и ювелирных изделий
(Б. Романов)
Если документ должен быть подписан несколькими лицами, то первым его подписывает то должностное лицо, чья подпись стоит ниже других. И лишь только после того, как на документе будут стоять все подписи, ставит свою подпись руководитель предприятия. Ответственность за документ возлагается на всех лиц, подписавших его.
Когда в письме ссылаются на какой-либо документ, то после текста пишут слово «Основание», а затем делается ссылка на этот документ.
У некоторых документов есть приложения. Указание о наличии приложения помещается под текстом после слова
«Приложение» с указанием наименования и количества прилагаемых документов (с указанием листов).
Приложение: договор № 46 от 11 марта 2007 г. на 18 листах.
Если документ составлен правильно, исполнитель визирует его. Визировать документ должны все лица, составлявшие его, а также лица, с которыми он согласован.
Визы на внутренних документах ставят в левом нижнем углу последней страницы.
При визировании документа личная подпись должна дополняться датой. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи. Исходящие документы визируют на экземпляре, остающемся в организации. Остальные документы визируются на первом экземпляре.
Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона необходимо указывать только в исходящих документах (письмах, справках). В сопроводительных документах этот реквизит не указывают.
В резолюции, наложенной руководителем, надо указывать фамилию и инициалы исполнителя; предписание, что сделать; срок исполнения; подпись руководителя и дату.
Номера страниц на документах, оформленных на двух и более листах, надо печатать на расстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого обрезов листа, на оборотной стороне листа – от верхнего и левого обрезов листа.
Помимо подписи, документы удостоверяют печатью. Круглая печать предприятия ставится на документах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей, удостоверениях, доверенностях, справках, договорах, трудовых соглашениях, характеристиках, при засвидетельствовании копий. На письма печать не ставят.
Ответственность за правильное использование печати и ее хранение несет руководитель предприятия. Все печати и штампы предприятия учитывают в специальном журнале и при смене руководителя предприятия передают по акту.
Грифы – это особые отметки, определяющие степень секретности документов, срочность и способ пересылки. По степени секретности различаются грифы: «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Эти отметки означают, что допуск к такого рода документам имеют только определенные лица.